Comptabiliser un chèques sans provision

Lorsqu’une entreprise reçoit un chèque sans provision, elle doit bien sûr réagir et tout faire pour récupérer son dû, et les moyens d’agir existent.

Mais elle doit également tenir compte de ce genre d’incidents dans sa comptabilité, ce qui peut parfois s’avérer relativement complexe.

Chèque sans provision : définition

Lorsque le compte bancaire de l’émetteur d’un chèque ne contient pas une provision suffisante pour assurer la somme due, le chèque va être rejeté. Pour simplifier, on dira donc que le chèque sans provision désigne un chèque émis alors que le solde du propriétaire est inférieur au montant dû.

Chèques sans provision : les recours

Lorsqu’un professionnel a reçu un chèque sans provision, il a la possibilité d’exercer certains recours, de façon amiable dans un premier temps, puis de manière forcée en cas d’échec, en recourant à un huissier de justice.

La procédure amiable concerne à la fois l'émetteur du chèque sans provision (le débiteur) et son destinataire (le créancier).

L’attestation de rejet : la banque du débiteur informe la banque du créancier que le paiement ne peut être assuré. Elle adresse donc au créancier une attestation de rejet de chèque pour défaut de provision.

Le créancier a alors le droit, pendant trente jours, de demander une nouvelle présentation du chèque, ou alors de demander au débiteur de régulariser la situation, en alimentant son compte en banque ou en utilisant un autre moyen de paiement.

Passé ce délai, si le chèque n'est toujours pas réglé, le créancier peut demander un certificat de non-paiement à sa banque : la notification de ce certificat au débiteur équivaut à une injonction de payer. Le débiteur est alors dans l’obligation de régler sa dette dans un délai de quinze jours. On abandonne alors la procédure amiable et on passe au recouvrement forcé en recourant à un huissier.

Si la régularisation n’est pas intervenue dans ce délai de quinze jours, l’huissier de justice sera alors en mesure d’engager une procédure d'exécution forcée, comme par exemple une saisie sur salaire ou le blocage des comptes bancaires du débiteur.

Les frais de recouvrement sont à la charge du débiteur, à moins qu’il soit considéré comme insolvable.

Comptabiliser les chèques sans provision émis par l'entreprise et transmis aux fournisseurs

Lorsque le fournisseur veut encaisser le chèque, il arrive que le compte bancaire de l'entreprise ne soit pas suffisamment approvisionné et que le chèque ne soit donc pas payé. L'opération peut apparaître de trois façons différentes :

• le chèque rejeté ne figure pas sur le relevé bancaire

• le chèque apparaît en plus et en moins sur le relevé bancaire, sur deux lignes

• le chèque figure sur le relevé, mais la provision est bloquée sur un compte bancaire bis, comme en cas d'émission de chèque de banque ou de saisie-attribution.

Le chèque sans provision n'apparaît pas sur le relevé de compte

Aucune démarche n’est possible, et le chèque demeurera dans la liste des opérations non rapprochées. Le rapprochement bancaire ne sera pas impacté.

Le chèque sans provision est débité puis crédité par la banque

• Si la présentation du chèque et son rejet figurent sur le même relevé, une nouvelle écriture n’est pas forcément nécessaire, et on peut gagner du temps grâce à l'absence de rapprochement du chèque rejeté. Le solde rapproché sera identique au solde du relevé, et le chèque rejeté restera dans les opérations en cours.

• Si la présentation et le rejet apparaissent sur deux relevés différents, cela signifie que le chèque a déjà été rapproché au moment de sa présentation. Une écriture est alors indispensable pour prendre en compte le rejet du chèque. Cette écriture sera une extourne* de l'écriture qui a été passée pour comptabiliser le chèque. On évitera de lettrer la facture du fournisseur avec le chèque rejeté, et l'écriture initiale d'émission du chèque devra être lettrée avec sa contrepassation pour signaler l'absence de paiement de la facture du fournisseur. Après la seconde présentation du chèque, une nouvelle écriture sera nécessaire pour solder la facture.

*Selon Wikipédia, une extourne est « la passation d'une écriture à l'inverse de l'écriture initiale ».

La provision du chèque est bloquée sur un compte bancaire bis

Le blocage de la provision sur un compte bis est le plus souvent demandé par l'entreprise ayant émis le chèque, car elle souhaite éviter toute interdiction bancaire.

Pour mettre un terme à l’incident et régulariser la situation, elle peut d’ailleurs régler directement le fournisseur, en espèces ou par tout autre moyen.

Si tel n’est pas le cas, la banque conservera la provision sur le compte bis jusqu'à la seconde présentation, ou jusqu'à l'expiration du chèque, soit pendant un an et huit jours.

Comptabilisation des chèques sans provision reçus des clients

Le chèque donné en paiement par un client de l'entreprise a fait l'objet d'une remise de chèques. Très fréquemment, celle-ci a été comptabilisée avant le traitement du relevé de compte. Même en cas d’importation dans un logiciel de comptabilité, on peut utiliser un compte 511 pour ces remises de chèques, et donc en obtenir le détail en comptabilité, client par client, ce qui facilitera le traitement des chèques sans provision, puisque de façon générale, les banques créditent le total de la remise de chèques et ne débitent que le montant du chèque rejeté. Dans ce cas également, il faudra extourner l'écriture d'origine.

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