Les éléments pour identifier une fausse facture

À l’heure de la dématérialisation des factures, le risque pour un entrepreneur de recevoir une fausse facture est beaucoup plus important par rapport à l’époque du tout papier. Les fausses factures sont souvent associées par défaut à des pratiques illégales dans les grandes entreprises et les administrations. Elle concerne également les petites entreprises et il est indispensable de s’en prémunir et de savoir comment reconnaître une fausse facture.

D’autant plus que de plus en plus de transactions s’effectuent en ligne et il est désormais courant de tout traiter à distance, notamment les documents comptables, fiscaux et financiers. Toutefois, l’avantage du numérique peut-être également dangereux pour la bonne marche de l’entreprise et le risque de fausse facture s’en trouve accru.

Comment reconnaître une fausse facture ?

Pour pouvoir reconnaître une fausse facture il faut réunir des documents comme des devis, bons de commande, bons de livraison… Vous devez ainsi vérifier certaines informations comme  : 

• Identité du prestataire;

• Numéro SIREN/SIRET;

• Numéro de TVA;

• Mentions légales;

• Coordonnées bancaires de l’entreprise.

Vous avez notamment la possibilité de consulter certains services dédiés pour vérifier l’identité d’une entreprise comme la DGCCRF afin de prendre des bonnes pratiques sur le phishing.

Il est également conseillé de se rendre sur le site de la CNIL ( Commission nationale informatique et libertés ) qui donne des conseils pour repérer une potentielle arnaque sur une boîte mail. 

Si vous disposez d’un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez notamment vérifier de potentielles incohérences avec la facture.  

Comment reconnaître une fausse facture par email ?

Lorsque le facture est envoyée par mail, un analyse minutieuse de l'e mail peut-être effectuée avec certains éléments à prendre en considération comme : 

• Objet de l’email : vous devez prêter attention à un email qui a une accroche un peu alarmiste comme “ Urgent : changement de numéro compte bancaire “. Il est préférable de contacter directement le créancier pour confirmer cet état de fait.

• Corps de l’email : il est nécessaire de faire attention lorsque le numéro de compte du créancier est différent de celui que vous détenez. Par ailleurs, si le style d’écriture de l’interlocuteur a radicalement changé ou encore un sentiment d’urgence ressort dans l’email, il est nécessaire de vérifier le bien-fondé du message.

• Adresse email du créancier : les personnes malveillantes qui effectuent des fraudes à la fausse facture en ligne vont utiliser des adresses e-mail légèrement différentes de vos interlocuteurs mais qui peuvent sembler identiques. Il est nécessaire d’être attentif sur l’email de l’expéditeur.

Quels sont les différents types de fausses factures ?

On différencie deux types de factures pour reconnaître une fausse facture :  

• Facture fictive : ce type de fausse facture peut être reconnu en raison de la non-exécution de la prestation ou de la livraison des biens. Ainsi, la personne qui a émis la facture va récupérer une somme d’argent sans avoir exécuté la moindre prestation à l’encontre du créancier.

• Facture de complaisance : contrairement à la facture fictive, ce type de fausse facture couvre une prestation ou une livraison de biens qui ont eu lieu. Cependant, les informations qui figurent sur la facture de complaisance sont fausses. Le faussaire peut changer certaines informations comme la quantité de marchandises à livrer ou le bénéficiaire de la prestation. Ce type de fausse facture est souvent utilisé lorsque des fraudeurs souhaitent camoufler du travail dissimulé.

Comment limiter les risques de fraude liés aux fausses factures ?

En qualité de créancier, vous avez la possibilité d’utiliser des solutions adaptées pour lutter contre les fausses factures. Un logiciel de facturation comme celui de l’entreprise Sage vous permet d’envoyer des factures avec toutes les mentions obligatoires à vos débiteurs pour éviter le risque de fraudes par rapport aux fausses factures.

Il est par ailleurs possible de collecter le paiement directement sur le compte bancaire du client. De ce fait, vous n’aurez pas à transmettre une facture avec votre numéro de compte et prendre le risque de le voir falsifier en cas de piratage de votre email. Les paiements récurrents et ponctuels sont collectés par une fintech comme GoCardless après l'émission de la facture.

GoCardless et Sage sont entièrement compatibles, la facture est émise par le logiciel de facturation et le paiement est collecté via le prélèvement SEPA. Cela vous donne la totale initiative sur le processus de paiement et vous pourrez collecter le paiement à une date d’échéance précise. La solution de collecte des paiements de GoCardless permet ainsi de réduire de manière considérable les impayés et les retards de paiement. 

Vous pourrez ainsi rapprocher les factures émises par Sage et les paiements collectés par GoCardless. Ce qui vous donne la possibilité de visualiser l’ensemble sur le tableau de bord intuitif, sécurisé et facile d’utilisation de GoCardless le statut de paiement de chaque facture. Les résultats sont aux rendez-vous avec une baisse de 51 % des paiements qui sont incorrects ou en retard chez les clients de GoCardless. 

Découvrez comment GoCardless peut vous aider vos paiements ad hoc ou récurrents.