Comment peut-on définir une balance comptable ?

La balance comptable est un document qui regroupe les comptes d’une entreprise, à savoir les comptes de bilan et les comptes de gestion. C’est donc un récapitulatif, sous la forme d’un tableau, des comptes d’une entreprise sur une période définie. Ce tableau indique les détails précis de la comptabilité et garantit le caractère d'exactitude du compte de résultat. Il indique les soldes créditeurs et débiteurs sur la période de l’exercice comptable, afin de définir leurs totaux.

La balance comptable, c’est à la fois une analyse comptable et une analyse financière de l’activité d’une entreprise. Elle regroupe toutes les données nécessaires pour le bilan comptable de l’entreprise. L’établissement de la balance comptable n’est pas obligatoire, mais c’est toutefois un instrument indispensable de la comptabilité et de la gestion, grâce à l’ensemble des informations qu’elle rassemble.

La balance comptable est en effet un excellent outil de contrôle et de gestion : elle permet un examen approfondi des comptes et souligne les possibles anomalies sur la période concernée, tout en assurant la cohérence entre les divers comptes de l’entreprise. Elle contient aussi les renseignements liés aux impositions, et rend donc plus aisée la déclaration et le paiement de la TVA. Et surtout, elle éclaire la situation financière générale de l’entreprise concernée, en mettant en évidence les données budgétaires d’une année à l’autre.

Il existe trois sortes de balance :

La balance générale

Elle regroupe et détaille les comptes de l’entreprise de la classe 1 à 7 en suivant l’ordre du Plan Comptable Général (PCG) par ordre chronologique. Grâce à la balance générale, on peut visualiser le solde débiteur ou créditeur de chaque compte. Elle permet également de mettre en évidence la relation entre le résultat de l’exercice et le bilan. Pour chaque poste, elle doit mentionner au minimum le numéro de compte, le libellé du compte, le total des débits, des crédits, et le solde.

La balance auxiliaire

La balance auxiliaire est une balance comptable qui mentionne les comptes clients et les comptes fournisseurs. Elle doit mentionner le numéro de compte, sa dénomination, son solde à l’ouverture et son solde à la clôture de la période concernée, le total des débits et le total des crédits.

La balance âgée

C’est une balance comptable qui reprend les mentions de la balance auxiliaire, mais de façon plus précise et détaillée, car elle classe créances et dettes selon leur échéance de paiement. Pour établir une balance comptable âgée, on réalise une balance comptable auxiliaire, à laquelle on ajoute une ventilation des comptes selon leur exigibilité. La balance comptable âgée permet de suivre l’encaissement des créances clients. 

Comment réaliser une balance comptable ?

L’établissement d’une balance comptable se fait souvent à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Il faut tout d’abord avoir réalisé l’ensemble de la saisie et de la révision comptable pour la période concernée. On reprend alors les comptes concernés l’un après l’autre. Important : le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs, sauf dans le cas d’une balance auxiliaire, car la plupart du temps, celle-ci ne sera pas équilibrée et présentera un solde débiteur ou créditeur.

L’analyse de la balance comptable

La balance comptable est un outil essentiel pour le suivi de la comptabilité. En effet, elle met en évidence l’état de la comptabilité de l’entreprise sous un angle différent de celui des autres documents et tableaux obligatoires. On peut ainsi faire le point en contrôlant les enregistrements comptables sur la période concernée, analyser les comptes de l’entreprise, les dépenses, la trésorerie (grâce à la visualisation du solde débiteur ou créditeur pour chaque compte), réaliser le bilan et le compte de résultat, vérifier le paiement de la TVA. Lorsqu’on analyse une balance comptable, il convient d’examiner avec la plus grande attention les mouvements créditeurs ou débiteurs les plus importants, et de comparer les soldes à ceux de la période précédente. Il faut aussi repérer ensuite les variations et comprendre les éventuels écarts.

Bien entendu, il convient de garder à l’esprit le principe fondamental de la partie double, en l’occurrence la correspondance entre le montant total de la colonne « débits » et le montant total de la colonne « crédits ». C’est l’égalité de ces montants qui met en valeur l’équilibre des comptes (sauf dans le cas d’une balance auxiliaire, comme nous l’avons noté plus haut), et permet d’apprécier l’état de l’entreprise sur le plan comptable et sa situation financière. Découvrez comment GoCardless peut vous aider à simplifier la collecte de paiements récurrents