Services à la personne : 6 actions concrètes pour gagner du temps au quotidien

Votre structure se développe, mais vos processus manuels ne suivent pas ? Et si vous automatisiez vos tâches quotidiennes ? À la clé : un gain de temps et de productivité.


En tant que dirigeant d’une structure de services à la personne (SAP), vous cherchez à optimiser l’expérience de vos bénéficiaires tout en recrutant et en fidélisant vos salariés. Mais comment gérer un nombre croissant de missions avec une équipe administrative réduite ?

Que vous proposiez la garde d’enfants à domicile, l’assistance informatique ou l’aide aux personnes âgées, automatiser certains processus vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Planning, gestion des ressources humaines, télégestion, relation client, paiements, suivi qualité : découvrez 6 axes pour automatiser vos tâches quotidiennes et améliorer votre qualité de service.

1. Planifier vos missions en quelques clics

Parce qu’il prend en compte les indisponibilités de vos salariés, leurs heures de travail, leurs compétences et même les temps de trajet, un logiciel de gestion du planning dédié aux SAP permet d’optimiser la planification de vos missions.

L’un de vos salariés est absent ? Le logiciel vous aide à trouver le bon remplaçant. Vous anticipez de nouveaux recrutements ? Votre planning vous indique les missions « en tension » nécessitant des intervenants supplémentaires. Vous souhaitez optimiser les trajets de vos salariés ? Le logiciel affiche la distance qui sépare 2 bénéficiaires. Plus besoin de reprendre votre planning à zéro. Vous le créez et le modifiez à l’aide de quelques fonctions simples : glisser-déposer, copier, couper, coller, annuler, valider…

Autre intérêt d’une solution de planning logicielle : la possibilité d’en extraire toutes les heures travaillées pour générer les bulletins de paie. Fini, le casse-tête mensuel du calcul des temps de travail.

2. Optimiser la gestion de vos ressources humaines

Pourquoi perdre du temps à rédiger les mêmes contrats de travail à chaque recrutement ? Des outils de publipostage efficaces vous permettent de créer autant de documents-types que vous souhaitez : prestataire ou mandataire, temps plein ou temps partiel, CDI ou CDD… Il ne vous reste plus qu’à personnaliser les contrats depuis une interface utilisateur ergonomique.

Pour mieux communiquer avec vos salariés, vous pouvez mettre en place une plateforme collaborative leur permettant de consulter leur planning, de télécharger leur bulletin de paie… Pratique aussi pour économiser du temps et des frais d’envoi.

3. Simplifier le pointage pour vos salariés

Et si, au lieu de composer un numéro et leur code intervenant depuis la ligne fixe des bénéficiaires, vos salariés pointaient depuis un smartphone ? La télégestion sur mobile offre plus d’autonomie et de réactivité : il suffit de scanner un code barre, un lecteur à puces ou un badge NFC1 en début et en fin de mission. À la clé : un meilleur suivi des heures travaillées et moins de corrections manuelles.

Autre atout de la télégestion sur mobile : la possibilité de communiquer en temps réel avec vos salariés pour les informer d’un changement de planning ou des tâches à effectuer sur place. De leur côté, vos intervenants vous avertissent sur-le-champ en cas de problème : retard, intervention écourtée… Vous êtes ainsi plus proactif vis-à-vis de vos bénéficiaires.

4. Soigner les relations avec vos clients

De la première prise de contact à la vente de prestations, votre priorité est de fidéliser vos clients sur le long terme.

Commencez par améliorer l’accueil téléphonique de vos prospects et clients, via un système de gestion des appels incluant des fonctionnalités automatiques tels que le prédécroché et les files d’attente. Optez de préférence pour un outil permettant la traçabilité des échanges.

Côté devis, vous gagnerez à proposer des estimations intégrant les différentes prises en charge potentielles de vos bénéficiaires : Prestation d’accueil du jeune enfant (PAJE), Allocation personnalisée d’autonomie (APA), Prestation de compensation du handicap (PCH)... Cela leur évitera de faire le calcul eux-mêmes.

Enfin, gardez le contact en mettant à la disposition de vos bénéficiaires un espace client dédié, accessible 24h/24. Plus qu’un moyen simple et efficace de vous adresser de nouvelles demandes, cette plateforme leur permet aussi de consulter leurs devis et factures à tout moment. Vous leur épargnerez ainsi les fastidieuses recherches de documents transmis par e-mail.

5. Améliorer votre trésorerie

Vous proposez déjà le prélèvement SEPA pour les paiements récurrents de vos bénéficiaires ? Simplifiez-vous la gestion de trésorerie en dématérialisant ce processus. Comment ? Via une solution d’automatisation comme GoCardless.

Directement intégré dans un logiciel dédié aux SAP comme Ximi ou Ogust, GoCardless automatise la fonction de paiement de bout en bout, sans friction pour vos clients : de l’envoi des mandats depuis une simple page web au suivi des paiements en temps réel, en passant par la gestion des rejets et le rapprochement bancaire. Plus besoin d’intervention manuelle. Vous êtes payé plus rapidement et maîtrisez mieux vos niveaux de liquidités.

6. Mesurer la qualité de vos prestations

Interroger régulièrement vos bénéficiaires est essentiel pour votre démarche d’amélioration continue. Certains outils permettent de créer des enquêtes de satisfaction sur-mesure et ciblées, accessibles depuis l’espace client en ligne, ce qui vous évite toute ressaisie.

Et pour que rien ne passe inaperçu, prévoyez un système d’alerte pour être notifié dès qu’un client dépose une réclamation dans l’espace client.

Automatisation : modules séparés ou solution intégrée ?

Plutôt que de cloisonner vos processus (planning, télégestion, téléphonie, paiement, qualité…), il est préférable d’opter pour une plateforme logicielle SAP tout-en-un. L’avantage : permettre aux différents modules de « dialoguer » entre eux pour garantir une mise à jour et un partage des informations en temps réel.

Enfin, privilégiez une solution évolutive offrant la possibilité d’anticiper la croissance de votre structure à horizon 5 ou 10 ans.

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