« Chaque membre de l'équipe GoCardless avec lequel nous avons travaillé s'est engagé pleinement et avec enthousiasme pour assurer la réussite de notre intégration »

Lee MellonHead of IT, Cripps & Co

Principaux bénéfices

Libérer 14 heures de travail par semaine et par équipe précédemment consacrées au rapprochement des paiements, se traduisant par une économie d'environ 2 000 livres par mois et par site en salaires du personnel.


Société

Cripps & Co

Service

Propriétaire et exploitant de lieux de réception pour mariage et fournisseur de logiciels de planification d'événements

Instant Bank Pay est le partenaire idéal pour les organisateurs de mariage

Cripps & Co possède et gère neuf lieux de réception pour mariage à travers le Royaume-Uni. Ces lieux accueillent habituellement entre 150 et 200 mariages par an, et pendant la haute saison, il peut même s'agir d'un mariage par jour.

La coordination de la planification de tous ces événements exige une grande rigueur, et la société s'est de plus en plus tournée vers la technologie pour transformer ses processus en un avantage concurrentiel.

« Nous sommes une société centrée sur la technologie, à un tel point que notre application de planification d'événements personnalisée, Cordero, s'est développée à un stade où nous pouvons en accorder la licence à d'autres personnes », explique Lee Mellon, responsable informatique chez Cripps & Co. Chaque fois que nous avons un processus à améliorer ou un problème à résoudre, notre instinct est toujours de l'automatiser et de le pousser vers le cloud. »

Avec plus de 1 600 événements dans ses systèmes et des clients finaux qui règlent en quatre échéances à chaque fois, les paiements sont devenus l'un des processus les plus critiques de Cripps & Co. Travailler de façon efficace tout en offrant une expérience client exceptionnelle dépend de plus en plus de la capacité à rapprocher rapidement et efficacement les sommes reçues et les comptes clients, à grande échelle.

Des processus inadéquats synonymes d'une mauvaise visibilité sur les paiements 

En raison du montant des paiements, les clients sont enclins à payer manuellement par virement bancaire. Mais étant donné que ce type de paiement doit être initié par le client, la visibilité sur les paiements reçus, en attente ou retardés pose de sérieux problèmes.

Lee explique que : « Le programme BACS repose sur la saisie des informations de paiement par le client final. Ainsi, lorsqu'un membre de la famille paie au nom du client sans utiliser l'identifiant et la référence de la facture, ce qui arrive fréquemment, le rapprochement est un véritable cauchemar manuel qui implique que les gestionnaires et les comptables des sites passent environ 14 heures par semaine et par site pendus au téléphone à examiner des feuilles de calcul. »

Une telle situation entraînait de plus un décalage très mal venu entre les paiements et la mise à jour des registres, ce qui donnait des sueurs froides aux clients qui ne savaient pas si leur paiement conséquent était bien arrivé à destination.

Avec la mise en place d'un nouveau système contractuel impliquant le doublement des échéances des clients, soit neuf paiements par événement, cette situation serait devenue intenable. C'est pour cela que Lee et son équipe décidèrent que les processus de paiement seraient leur prochaine cible d'automatisation.

Automatiser les flux de paiement avec Instant Bank Pay 

Cripps & Co s'est alors tourné vers Instant Bank Pay de GoCardless pour rationaliser ses processus de paiement manuels et chronophages. Propulsée par la technologie de l'Open banking, la fonction Instant Bank Pay constitue un moyen simple et pratique de prélever des paiements ponctuels sans les frais de transaction élevés des cartes et l'expérience client peu satisfaisante des virements bancaires.

Cripps & Co peut désormais envoyer un lien à ses clients finaux dès qu'un paiement est dû. Lorsque le client clique sur ce lien, les informations de paiement sont automatiquement pré-remplies avec l'ensemble des données dont son équipe financière a besoin pour permettre une identification rapide dans le registre du client. Et comme les transactions s'effectuent directement de compte à compte, les fonds sont transférés plus rapidement et le paiement est confirmé instantanément pour les clients finaux via leur portail Cordero.

« Automatiser les paiements et l'ensemble des flux de travail qui en découlent, pour une fraction du coût d'un paiement par carte, est un énorme avantage pour nous », déclare Lee. « Nous pouvons tout simplement envoyer un lien à nos clients, ou ajouter un bouton « Payer cette facture » à leur portail Cordero, pour qu'ils soient automatiquement redirigés vers leur application bancaire où l'identifiant de la facture et la référence de la réservation ont déjà été pré-remplis. Ils n'ont même plus besoin de saisir le montant. »

Une meilleure visibilité se traduit par des économies de temps et d'argent

Ces améliorations en matière de visibilité se sont traduites par des gains de temps et des économies considérables pour Cripps & Co, tout en éliminant de sérieux obstacles sur le chemin de leur croissance future.

Plutôt que d'introduire ses nouveaux contrats et de doubler les 14 heures par semaine déjà consacrées au rapprochement des paiements, ce processus a été complètement éliminé. Il en résulte une économie d'environ 2 000 livres par mois et par site en salaires du personnel.

Avec l'ajout programmé de plusieurs autres sites au cours des 18 prochains mois, Cripps & Co est désormais en mesure de développer son activité l'esprit serein. Lee souligne : « Nous prévoyons d'ouvrir plus de sites que nous ne l'avons jamais fait auparavant, ce qui aurait nécessité deux membres supplémentaires dans l'équipe comptable rien que pour gérer le rapprochement des paiements. L'ajout de frais d'exploitation internes de cette nature n'est simplement pas viable. »

L'expérience client s'est également considérablement améliorée. Les clients reçoivent une notification instantanée de la réussite d'un paiement et sont moins susceptibles d'être relancés pour un paiement qu'ils ont déjà effectué.

“We want Cordero to be a driver for event management and automation,” said Lee. “By removing workflows built around emails and spreadsheets, we can help businesses get to a point where they can automatically alert customers when payments are due, and staff when those payments are made. Having the payment flow automated through GoCardless makes all this happen, along with adding value around catching payment issues or overpayments before they require manual intervention.”

Alongside this new chapter as a software provider and a planned period of venue expansion, efficient growth and scale remain as high on the agenda as ever. As does maintaining its relationship with a world-leading payments partner capable of driving both.

Un partenariat pour simplifier les paiements

Pour Lee, de nombreux exploitants événementiels rencontrent les mêmes difficultés en matière de paiement. Cela signifie que l'intégration GoCardless confère à Cripps & Co un avantage exceptionnel pour favoriser la réussite de sa solution Cordero en tant que produit autonome.

« Nous souhaitons que Cordero devienne un moteur de la gestion et de l'automatisation des événements », déclare Lee. « En supprimant les flux de travail basés sur les e-mails et les feuilles de calcul, nous pouvons aider les entreprises à atteindre un stade où elles peuvent automatiquement alerter leurs clients lorsque les paiements sont dus, et leur équipe lorsque ces paiements sont effectués. L'automatisation du flux de paiement par l'intermédiaire de GoCardless rend tout cela possible, tout en créant une valeur ajoutée en détectant les problèmes de paiement ou les trop-perçus avant qu'ils ne nécessitent une intervention manuelle. »

Outre ce nouveau chapitre en tant que fournisseur de logiciels et la planification d'une expansion majeure de leurs sites, une croissance et une évolution efficaces restent plus que jamais à l'ordre du jour. Il en va de même pour les liens robustes tissés avec un partenaire de paiement de premier plan au niveau mondial, capable de les accompagner et de les soutenir sur ces deux fronts.

« Chaque membre de l'équipe GoCardless avec lequel nous avons travaillé s'est engagé pleinement et avec enthousiasme pour assurer la réussite de notre intégration », conclut Lee. « Et quel que soit notre besoin ou question, nous savons que nous pouvons compter sur quelqu'un qui nous répondra immédiatement. Cela fait de GoCardless une société d'exception qui nous accompagne dans notre processus de transformation. »


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