Comment établir un duplicata de facture

Le processus de facturation est l’aboutissement de la prestation du service ou de la livraison des biens envers le client. Ainsi, avant de rédiger votre facture, il conviendra de se demander quel type de facture devriez-vous envoyer au client ? On dénombre différents types de factures que vous pourrez utiliser à bon escient par rapport à la situation à l’instant t dans votre processus de facturation.

Quels sont les différents types de factures ? Nous allons le détailler via cet article.

Quels sont les différents types de factures ?

Comme il a été évoqué précédemment, il existe plusieurs types de factures que vous pourrez utiliser dans différents contextes, voici une liste non-exhaustive des différents types de factures à connaître pour optimiser votre processus de facturation  : 

Facture ordinaire : il s’agit de la facture émise lorsque la vente est réalisée. Elle permet de renseigner certaines informations comme les quantités qui ont été vendues, la tarification, les conditions générales de ventes, le taux de TVA…  Il s’agit du type de facture le plus répandu et il sera important d’y faire apparaître certaines mentions obligatoires dans le respect de la réglementation en vigueur.

Facture d’acompte : également appelée “ facture de solde “, ce type de facture vous donne la possibilité de facturer une partie de la somme due à votre client avant la livraison des biens ou avant la fin de l’accomplissement de la prestation. La facture d’acompte peut-être utile lorsque par exemple un entrepreneur dans le bâtiment doit acheter des matières premières avant l’accomplissement des travaux. Il est primordial de faire apparaître certaines mentions comme le délai de paiement par exemple.

Facture intermédiaire :  on la nomme également “ facture de situation “ ou encore ‘’ facture d’avancement “. La facture intermédiaire est émise plusieurs fois par an au client dans le but d'établir le paiement d’une somme. Elle peut être utilisée lorsque le client doit payer une somme élevée. Elle est émise au fur et à mesure de la progression de la prestation.

Facture rectificative : la facture rectificative est une facture que l’on peut annuler ou corriger après avoir été émise si une erreur à été constatée. Elle peut être utilisée lors d’une demande de remboursement ou en cas d’un impayé ou d’un retard de paiement. Il n’est pas permis de modifier ou de supprimer une facture, ainsi, il est nécessaire d'émettre une facture rectificative afin d’effectuer les modifications. Il faudra par ailleurs indiquer les références de la facture qui a fait l’objet d’une annulation.

Facture de régularisation : ce type de facture est notamment utilisé par des fournisseurs énergétiques pour régulariser une situation. La facture de régularisation permet ainsi de faire la comparaison de ce que le consommateur a payé et le service qui a été réellement fourni.

Facture de clôture : ce type de facture est émis lorsqu’un contrat entre un fournisseur et un client arrive à terme.

Facture proforma : la facture proforma est en quelque sorte une facture provisoire qui est envoyée pour informer le client de la tarification et des conditions générales de ventes. Elle n’a pas de valeur légale.

Comment émettre facilement différents types de factures et se faire payer rapidement ?

Il est cependant important de pouvoir s’équiper des meilleures solutions pour émettre différents types de factures vis-à-vis de ces clients. Ainsi, un logiciel de facturation comme Sage permet d'émettre la facture dont vous avez besoin et est entièrement compatible avec une solution de collecte de paiements ponctuels et récurrents comme GoCardless.

La somme due est ainsi collectée avec une fintech comme GoCardless via le prélèvement SEPA. Les sommes sont directement collectées sur les comptes bancaires des clients à une date d'échéance précise afin de réduire de manière considérable les impayés et les retards de paiements. Cela contribue ainsi à une gestion saine de la trésorerie de votre entreprise.

Ainsi, vous serez à l’initiative complète du processus de paiement contrairement à d’autres moyens qui peuvent engendrer des impayés et des problèmes de gestion de trésorerie. En effet, la plupart du temps, lorsque les entrepreneurs envoient une facture, ils sont en attente du paiement et ont peu de visibilité sur la date précise du paiement de la part du client. Il est à noter que 58 % des paiements des factures des petites entreprises sont effectués via des méthodes de paiement qui ne sont pas à l’initiative de l’entrepreneur comme les espèces, le chèque…

Les résultats sont aux rendez-vous avec GoCardless : 97,1 % des paiements traités par GoCardless sont collectés avec succès à la date d’échéance.

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