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Saisie des relevés bancaires : éléments de documentation

Dans la tenue des comptes d’une société, la saisie des relevés bancaires constitue un élément essentiel. Quelle que soit l’activité de l’entreprise, quel que soit son statut, les relevés de banque font partie de la gestion au quotidien. Leur saisie permet en effet de vérifier que la comptabilité correspond exactement au solde bancaire, ce qui est bien sûr indispensable avant de procéder à toute autre opération de saisie comptable.

Il est important de garder à l’esprit que les relevés bancaires constituent des pièces comptables à part entière, qui doivent être dûment enregistrées dans la comptabilité, et donc saisies dans le logiciel comptable lorsque la société prend elle-même en charge cette comptabilité. La saisie des relevés bancaires donne lieu à des enregistrements comptables, désignés sous le nom d’« écritures ». La saisie des relevés est un élément indispensable de la tenue d’une comptabilité.

Les relevés de banque doivent être comptabilisés dans un journal prévu à cet effet : le journal de banque, totalement distinct du journal des ventes ou du journal des achats. Avant de commencer la saisie des relevés bancaires, il convient de bien paramétrer ce journal en précisant clairement qu’il s'agit d'un journal de trésorerie. Rappelons d’ailleurs que la saisie se fait en général par le biais d’un logiciel de comptabilité.

Quels éléments doivent figurer dans la saisie ? 

– Le jour. Il faut indiquer par exemple la date d'émission d’un chèque, la date de remise en banque d’un chèque pour encaissement, la date d'échéance des effets de commerce…

– Le moyen de paiement (dans certains logiciels, le moyen de paiement est intitulé « numéro de pièce »). Il s’agit simplement d’une référence précise du moyen de paiement.

– Le numéro de compte. On se réfère là au numéro du compte concerné par le mouvement en question ; il peut d’ailleurs s’agir d’un compte tiers (client, fournisseur, salarié), ou d'un établissement bancaire, par exemple dans le cas d’un remboursement de prêt.

– Le libellé. Le libellé précis de l'opération, comme par exemple « paiement de la facture numéro… ».

- La mention « débit » ou « crédit ». Selon le type de mouvement, il s’inscrira dans la colonne « débit » ou la colonne « crédit ».

Notons également qu’un journal de trésorerie doit être soldé par un compte financier, le plus souvent un compte 512 « Banques ».

Saisir un relevé bancaire : quelques conseils

– L’égalité du débit et du crédit. Vous devez toujours avoir l'égalité entre les sommes portées au débit de votre journal et celles portées au crédit. Beaucoup de logiciels permettent une vérification au fur et à mesure de la saisie, mais il est essentiel de procéder régulièrement à une vérification.

– Contrôler le solde de votre journal. Lorsqu’une saisie est effectuée, le solde du compte 512 « Banques » doit être égal à celui du relevé bancaire. Si ce n’est pas le cas, une erreur de saisie comptable a certainement été commise dans la période concernée. Important : ne pas oublier qu'un compte débiteur dans les comptes de l'entreprise se traduira par un solde créditeur sur le relevé bancaire.

– Paramétrer le lettrage pour la saisie du relevé bancaire. Certains logiciels proposent d’ailleurs un type de lettrage particulier, intitulé « lettrage en saisie du relevé bancaire ».

– Il ne faut saisir dans le journal de banque que les écritures issues des relevés bancaires. Si tel n’était pas le cas, vous risqueriez de constater un déséquilibre entre solde comptable et solde du relevé de banque.

– Conserver et classer les relevés bancaires, qui sont des justificatifs comptables devant être conservés. Nous recommandons de les ranger par ordre chronologique dans un classeur spécifique.

La saisie des relevés bancaires, nous l’avons constaté, est un élément essentiel de la comptabilité d’une entreprise. C’est une tâche indispensable, même si elle est parfois – et bien à tort – négligée. Elle offre pourtant un gain de temps non négligeable lors de la révision des comptes et permet une bonne préparation du bilan comptable.

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