Définition de Business Process Management

Dans l’entreprise moderne, l’informatique a pris une place prépondérante. L’ensemble des processus a en effet été digitalisé, voire automatisé lorsque c’est possible. La gestion de ces processus est constamment réévaluée pour permettre à l’entreprise de proposer les meilleures performances.

Aujourd’hui, nous allons nous attacher à décrire et à définir la gestion des processus métiers ou Business Process Management (BPM).

Qu’est-ce que le Business Process Management, la gestion des processus métiers ?

Le Business Process Management, le BPM, est traduit en français par la gestion des processus métiers. Nous utiliserons aujourd’hui ces trois termes.

Pour commencer : que sont les processus métiers ? Il s’agit de l’ensemble des activités en corrélation ou en interaction avec les affaires d’une entreprise. C’est l’ensemble des activités et des tâches qui, une fois terminées, serviront les objectifs de l’entreprise. C’est une représentation de l’organisation du travail, qui décrit :

• les tâches et activités

• l’ordre dans lequel se déroulent ces tâches

• le résultat de ces activités

• les acteurs prenant part au processus

• le responsable des processus.

Les performances d’un processus, c’est-à-dire son degré d’implémentation par rapport aux objectifs, sont mesurées grâce à des indicateurs : les KPI (key performance indicators), ou indicateurs clés de performance.

Le Business Process Management, c’est donc la gestion de ces processus métiers. C’est une branche de la gestion des opérations qui permet, grâce à différentes méthodes, de découvrir, d’analyser, d’améliorer, d’optimiser et d’automatiser les processus métiers. En améliorant les processus, l’objectif final est d’améliorer les performances de l’entreprise elle-même.

À la différence de la gestion de projets, qui est par essence unique et ponctuelle, la gestion des processus doit être prévisible et reproductible. En effet, les processus métiers sont des interactions transversales, et doivent donc être connues à l’avance. Peu importe le nombre de choix et d’options, toutes les possibilités doivent être envisageables et envisagées.

Quelles sont les étapes de la gestion des processus métiers ?

La gestion des processus a pour but de s’assurer que l’entreprise fait tout ce qui est en son pouvoir pour réaliser ses objectifs, au travers des étapes suivantes :

• définition et description des objectifs de l’entreprise

• identification des processus contribuant à créer de la valeur pour l’entreprise

• identification de la corrélation entre ces processus et les performances de l’entreprise

• identification des ressources mises en œuvre pour atteindre le niveau de performance souhaité et mesurer l’efficacité de l’entreprise

• propositions d’améliorations de la performance pour les différents processus

• démonstration de la capacité de l’entreprise à gérer sa base de connaissances et à utiliser son capital humain à bon escient

• démonstration du contrôle de l’entreprise sur sa sécurité, externe et interne

• amélioration permanente et continue des performances.

Toutes ces étapes ont pour but d’accroitre la productivité, l’agilité et la flexibilité de l’entreprise, pour qu’elle puisse faire face à toutes les situations, en toute circonstance.

Fonctionnement du Business Process Management

Conception :  identification des processus existants, puis conception des processus futurs. Tout en prenant en compte les processus existants dans l’organisation, les nouveaux processus doivent se synchroniser et ne pas créer des perturbations. Le coût des processus est aussi à prendre en compte lors de la conception.

Modélisation : il s’agit de la mise en graphique de l’organisation des processus. De nombreux modèles sont à disposition (UML, BPML, XPDL, BPMN, OSSAD…) en fonction des objectifs de l’entreprise. Il est possible de trouver sur Internet de nombreux exemples de ces modélisations.

Exécution : comme son nom l’indique, il s’agit de l’implémentation du BPM. Les processus sont intégrés au système d’information de l’entreprise, puis automatisés.

Suivi : il faut s’assurer que les processus mises en place fonctionnent et donc évaluer leur performance. Le cas échéant, les problèmes doivent être corrigés.

Optimisation : on pourrait appeler cette étape l’ajustement. Une fois la surveillance appliquée, il se peut que des améliorations soient proposées. Il faut améliorer l’efficacité des processus tout en réduisant, si possible, leur coût.