Les bases de la gestion financière

Si vous faites partie de ceux dont les poils se dressent dès qu’ils entendent les mots « finances » ou « comptabilité », cet article devrait vous aider à y voir plus clair et à ne plus avoir peur. Inutile d’avoir peur car il ne s’agit pas d’un cours de mathématiques ! L’essentiel est d’être rigoureux et organisé.

Les bases de la gestion financière : les outils comptables

Comptabilité et gestion financière sont deux notions indissociables : pour mieux gérer ses finances, il est indispensable de connaître les grands principes comptables. En résumé, tenir sa comptabilité consiste d’abord à enregistrer toutes les opérations sur votre compte bancaire professionnel (achats, dépenses, retraits, etc). Il est ensuite possible d’élaborer les comptes annuels grâce aux documents essentiels, et obligatoires, que sont le bilan et le compte de résultat, établis à la fin de chaque exercice, c’est-à-dire de chaque année comptable (souvent la même que l’année calendaire).

Le bilan représente l’état de votre patrimoine à cet instant. Il énumère ce que l’entreprise possède, l’actif (les biens et les créances) et ce qu’elle doit, le passif (les capitaux et les dettes). Ces deux parties doivent toujours être à l’équilibre puisque ce que vous achetez, par exemple un ordinateur, est payé grâce aux fonds dont vous disposez : le total des débits est toujours égal au total des crédits.

Le compte de résultat est, quant à lui, une synthèse de tous les produits (les recettes) et de toutes les charges (les dépenses) de l’entreprise au cours de l’exercice comptable. La différence entre les produits et les charges donne le résultat net de l’exercice, qui peut être un bénéfice (lorsque les produits sont supérieurs) ou un déficit (lorsque les charges sont supérieures aux produits).

Bien entendu, il ne s’agit pas de devenir comptable (même s’il est aujourd’hui facile de tenir sa comptabilité soi-même grâce aux outils informatiques). Mais il est important de bien connaître les outils que vous permettent de faire l’analyse financière de votre activité.

Les bases de la gestion financière : l’analyse financière

Une fois en possession de tous les documents comptables, il est essentiel de les utiliser pour en extraire les informations essentielles et comprendre quel est l’état financier de votre entreprise. Vous trouverez de nombreux outils d’analyse financière en ligne mais vous risquez aussi de vous y perdre. Il est toujours plus facile d’en parler avec votre comptable : il est à même de vous expliquer quels sont les points forts et les points faibles de votre gestion financière et comptable.

Ce diagnostic financier doit aussi vous permettre d’analyser votre chiffre d’affaires, et son évolution possible, en fonction de l’augmentation du nombre de clients ou de votre marge. Vous pouvez ainsi mesurer la rentabilité de votre entreprise et déterminer votre Besoin en Fonds de Roulement.

Il doit se doubler d’un diagnostic économique, plus large, afin d’analyser le marché sur lequel vous opérez, votre stratégie et votre positionnement. Une telle analyse doit vous permettre de savoir si votre entreprise est compétitive et comment elle peut se développer, notamment afin d’assurer sa pérennité.

Les bases de la gestion financière : le budget

Armé des outils énumérés dans les paragraphes précédents, vous allez pouvoir établir un budget. Votre objectif doit être de bien gérer vos flux de trésorerie, c’est-à-dire de savoir comment utiliser les ressources dont vous disposez, en fonction des charges que vous devez payer et des objectifs que vous vous serez fixé (communication, développement, etc). Soyez aussi réaliste que possible, voire pessimiste : si les objectifs commerciaux peuvent être élevés afin de stimuler votre activité, mieux vaut gérer votre argent de manière rigoureuse que dépenser sans compter.

Et puisque nous évoquons les possibles difficultés, sachez que le manque de trésorerie est souvent le problème numéro 1 des PME. Vous devriez donc penser à mettre de l’argent de côté pour créer une sorte de fonds d’urgence, en cas de dépenses imprévues, ou exceptionnelles, voire de chute soudaine de votre activité.