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Travailler avec des agences de recrutement : comment évaluer leur efficacité ?

C’est un fait, une entreprise préfère toujours être contactée directement par un candidat potentiel pour un poste. Cependant, ce n’est pas toujours comme ça que ça se passe. Même si nous essayons de garder notre budget recrutement au minimum, les agences de recrutement font partie intégrante de notre stratégie de recrutement.

Il y a de cela six mois, nous nous sommes retrouvés dans une situation dont beaucoup de start-ups font l’expérience : en pleine croissance rapide, nous avons commencé à travailler avec de nombreuses agences de recrutement soit par le biais de contacts avec nos gestionnaires de recrutement, de recommandations par d’autres entreprises ou encore de contact direct avec notre équipe Talent. En un rien de temps, nous nous sommes retrouvés à travailler avec pas moins de 25 agences différentes. C’était très compliqué de toutes les gérer de façon efficace et c’est rapidement devenu frustrant pour toutes les parties concernées.

Nous avons donc décidé de revoir notre approche et de prendre des mesures nous permettant d’apprendre à bien connaître chaque agence, de comprendre comment chacune représentera GoCardless et d’évaluer leurs performances. Nous voulions aussi gérer et travailler avec un nombre réaliste d’agences.

Faire connaissance avec l’agence

Les agences de recrutement peuvent être une ressource additionnelle très utile pour dénicher les meilleurs talents. Une bonne relation entre l’agence et l’entreprise peut faire des merveilles pour les deux parties concernées. Mais, une mauvaise relation peut avoir des effets très négatifs et constituer une perte de temps pour l’équipe qui recrute, les gestionnaires du recrutement et l’agence elle-même.

C’est pourquoi, avant de commencer à travailler avec une agence, nous voulons déterminer si leur façon de travailler correspond à nos valeurs d’entreprise. Pour ce faire, nous avons créé un document avec des points-clés sur GoCardless (notre identité, notre procédure de recrutement et d’entretien et autres logistiques) ainsi que les informations dont nous avons besoin d’obtenir sur l’agence avant de procéder à la discussion initiale. Par exemple :

  • Quel est le style de recrutement de l’agence ? Sa procédure de recrutement ?
  • Les recruteurs de l’agence ont-ils bien saisi qui nous sommes ?
  • Quelles sont leurs préférences et leurs attentes en matière de procédure de recrutement ?
  • Quelle importance accordent-ils à l’expérience du candidat ?
  • Seront-ils de bons ambassadeurs de notre marque employeur ?

Il se peut qu’une agence qui convient bien à une entreprise que nous connaissons ne nous convienne pas du tout et vice versa. Ce n’est pas grave, chaque relation est unique !

Gérer l’agence

Au début de notre collaboration avec une agence, nous organisons une réunion rapide par téléphone toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Bien que cet appel ne soit pas toujours nécessaire, c’est un rappel utile au cas où nous ayons besoin de discuter certains points tels que :

  • Des commentaires spécifiques (positif ou négatif) sur un candidat qu’il est plus approprié de donner au téléphone.
  • Des commentaires spécifiques sur certains profils envoyés. Par exemple, si nous avons observé une tendance sur le genre de profil qui correspond/ne correspond pas aux exigences du poste.
  • Des mises à jour d’ordre général sur les exigences du poste, l’indemnisation ou la procédure d’entretien.

Une fois le bon rythme de travail trouvé, nous convenons avec l’agence d’un nombre de profils présentés par mois. Même si décider d’un nombre précis n’est pas toujours faisable, cela nous donne une vague idée du nombre de CV que nous pouvons attendre de cette agence.

Évaluer les performances de l’agence : l’indice de performance

Afin d’évaluer objectivement les performances des agences et de ne continuer à travailler qu’avec celles qui performent bien sur les choses qui nous importent le plus, nous avons décidé de créer un moyen plus simple : une évaluation (effectuée tous les trois mois) basée sur les trois critères suivants :

  • Taux de candidats passés du screening de CV au premier entretien
  • Taux de conversion de candidats du screening de CV à l’offre d’emploi
  • Taux de candidats rejetés en fonction du baromètre GoCardless Fit

Taux de candidats passés du screening de CV au premier entretien : nous avons établi que 70 % des candidats envoyés par l’agence devraient passer avec succès le screening de CV et être sélectionnés pour le premier entretien par téléphone. Nous sommes plus tolérants avec les nouvelles agences ou les postes récemment créés car les premiers CV servent parfois à tâter le terrain et voir exactement ce que nous recherchons.

Taux de conversion de candidats du screening de CV à l’offre d’emploi : au minimum 10 % des candidats envoyés par des agences externes devraient recevoir une offre d’emploi. En outre, selon la période et le nombre de candidats que l’agence envoie pour un poste spécifique, nous visons au minimum une offre d’emploi par trimestre.

Taux de candidats rejetés en fonction du baromètre GoCardless Fit : contrairement aux sites d’offre d’emploi, utiliser des agences externes de recrutement permet de bénéficier d’un travail préliminaire d’analyse des candidats. Afin de se conformer au baromètre GoCardless Fit, elles doivent être en mesure d’évaluer si les motivations et objectifs des candidats correspondent aux valeurs de GoCardless et à ce que nous pouvons leur offrir. Le taux de candidats rejetés après le premier entretien selon ce critère ne devrait pas dépasser 20 %.

L’indice final

Divisé par département (par ex. ingénierie, marketing, etc.), l’indice final reflète les performances trimestrielles des agences avec lesquelles nous avons travaillé en fonction de ces trois critères. Une fois que les données sont insérées, le champ de décision est mis à jour et affiche « Nous continuons de travailler avec l’agence » si :

  • l’agence a des résultats satisfaisants sur deux des trois critères, et
  • l’agence a un résultat satisfaisant sur le taux GoCardless Fit.

Nous baser sur ces critères nous a permis de nous concentrer sur les relations les plus importantes et de mettre fin aux relations qui ne sont pas mutuellement bénéfiques (par ex. qui privilégient la quantité à la qualité).

En quoi ce système est-il bénéfique pour les agences ?

Nous continuons de travailler avec les agences qui réussissent à placer le plus de candidats chez nous. Lorsque nous remarquons une baisse de performance, nous faisons le point avec l’agence pour trouver des moyens d’améliorer la relation. Nous avons déjà fait ça avec deux de nos agences les plus performantes et avons ainsi pu examiner les problèmes rencontrés avec les postes, comprendre en quoi les profils envoyés ne correspondaient pas et effectuer une remise à niveau générale par rapport au poste et aux équipes.

À quel point le système que nous avons créé est-il strict ?

Nous n'avons pas mis ce système en place du jour au lendemain, nous l'avons testé pendant au moins un trimestre afin de nous assurer qu’il correspondait bien à nos objectifs. Et nous travaillons toujours dessus. Au départ, nous avions pensé créer un système du genre « ça passe ou ça casse » dans lequel les agences devraient à tout prix satisfaire ces trois critères. Cependant, les agences ne peuvent pas toujours satisfaire tous les critères pour des raisons extérieures (par ex. changements dans les exigences d’un poste). C’est pourquoi nous avons décidé d’introduire un certain niveau de flexibilité.

Nous sommes cependant intransigeants sur un critère : l’agence doit nous envoyer des candidats qui correspondent bien à GoCardless tout en offrant à ces candidats une bonne expérience tout au long de la procédure. Elle doit aussi s’assurer d’établir et d’entretenir une relation harmonieuse avec notre équipe Talent. Même si les deux derniers critères ne sont pas pris en compte dans notre Indice de performance, nous les évaluons directement au quotidien et dans le questionnaire que nous envoyons à tous les nouveaux employés.

Les points-clés à retenir

Évaluer les agences avec lesquelles nous travaillons est bénéfique pour nous mais aussi pour les agences. L’équipe Talent travaille avec moins d’agences et apprend à mieux connaître les personnes de ces agences. Les agences externes, quant à elles, savent que nous les contacterons chaque fois que nous aurons besoin de leur aide et que nous ferons tout notre possible pour avoir une collaboration fructueuse.

Lorsque nous avons commencé à utiliser ce système, nous avons arrêté de travailler avec cinq agences. Au cours des trois derniers mois de test, nous savons désormais qui sont les deux agences avec lesquelles nous voulons travailler lorsque nous recrutons pour un poste spécifique et que nous leur faisons confiance pour trouver le candidat idéal au moment opportun.

N.B. : Attention, ceci n’est pas un texte de promotion pour travailler avec des agences de recrutement. Comme nous l’avons dit plus haut, nous aimerions bien pouvoir embaucher tous nos employés sans avoir à passer par des agences. Toutefois, nous travaillons avec des agences que nous avons appris à connaître et à qui nous faisons maintenant confiance. Si vous travaillez pour une agence avec laquelle nous ne travaillons pas, merci de ne pas nous contacter. Nous travaillons uniquement avec des agences qui nous sont recommandées par nos partenaires.

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