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Facturas proforma: qué son y para qué sirven

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Última ediciónnov 20226 min de lectura

El día a día de un empresario conlleva la gestión de todo tipo de burocracia comercial. Y, mientras que el papel de algunos documentos, como por ejemplo los presupuestos, está muy claro, la función de otros genera más dudas. Este es el caso de la factura proforma.

Si no tienes claro qué es una factura proforma, para qué sirve y cómo hacerla, no te preocupes: despejaremos tus dudas en este artículo.

¿Qué es una factura proforma? ¿Cuándo se utiliza?

Una factura proforma es un documento provisional de compraventa de bienes de carácter informativo sin validez fiscal o contable. En otras palabras, se trata de una especie de “factura-borrador” que especifica todos los detalles de una potencial actividad comercial para que el cliente tenga una idea clara de cómo sería la factura definitiva. Aunque tiene carácter informativo, no tiene validez legal a efectos contables o fiscales, ni sirve como justificante de pago.

¿Cuándo se utiliza una factura proforma? Además de para informar a un cliente de los detalles comerciales de una operación, estos son algunos de sus usos más frecuentes:

  • Para justificar una operación que aún no se ha llevado a cabo (por ejemplo, para acreditar la venta de un producto que aún no se ha entregado).

  • En comercio internacional, para documentar el valor de una operación como oferta de venta o declarar el valor de la mercancía en la aduana.

  • A la hora de solicitar financiación o subvenciones, para justificar o comprometer una inversión.

  • Para justificar el envío de muestras a un comprador potencial.

¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto?

La función de la factura proforma se confunde a menudo con la del presupuesto. Y no es de extrañar, ya que ambos son documentos que se utilizan durante las negociaciones y que comparten el mismo objetivo: informar a un cliente potencial del coste de la operación de compraventa. Sin embargo, la diferencia principal se halla en el nivel de compromiso que cada documento representa para acreditar que la operación comercial que proveedor y comprador están negociando se producirá.

Te ponemos un ejemplo. Imaginemos que un cliente solicita información sobre nuestro producto o servicio, y que le enviamos un presupuesto con una propuesta comercial. Si el cliente acepta dicho presupuesto, podemos pasar a la siguiente fase: enviar una factura proforma. Este documento implica una mayor posibilidad de cerrar un trato, ya que proporciona la seguridad de que el precio que se detalla ya no va a variar.

En resumen, los presupuestos son propios de etapas más tempranas de una negociación, mientras que las facturas proforma se aproximan y aseguran un intercambio comercial, con un precio definitivo.

¿En qué se diferencia una factura proforma de una factura comercial?

La diferencia fundamental entre una factura proforma y una factura comercial es la validez fiscal y contable.

La factura proforma es el paso previo a la emisión de la factura ordinaria y, como hemos indicado anteriormente, no es un documento válido a nivel tributario. Actúa como “borrador” de carácter informativo y no justifica la realización de una operación. Cuando se cierra un acuerdo, el proveedor emitirá la factura definitiva, es decir, la factura ordinaria.

La factura ordinaria se registra en la contabilidad del vendedor y se declara como ingreso en sus declaraciones fiscales. Asimismo, la factura definitiva asegura el pago, mientras que la factura proforma no tiene esa validez.

¿Cómo se hace una factura proforma?

A continuación, te explicamos qué datos debe incluir una factura proforma. Aunque, como hemos indicado anteriormente, una factura proforma no es lo mismo que una factura comercial, tienen muchos elementos en común.

Debes introducir los siguientes datos:

  • Encabezado en el que se especifique que es una factura proforma

  • Fecha de emisión de la factura proforma

  • Datos del emisor de la factura y del cliente potencial: nombre, domicilio, identificación fiscal, IVA intracomunitario, etc.

  • Descripción detallada de los productos o servicios, incluyendo el precio unitario y el coste total, es decir, teniendo en cuenta posibles costes adicionales.

  • Base imponible, es decir, la suma del importe de los productos

  • Impuestos pertinentes de cara a la operación comercial, como el IVA o el IRPF.

  • Se puede incluir un plazo de validez para las condiciones que se ofertan en la factura

¿No tienes una plantilla a mano? No te preocupes: aquí te dejamos una plantilla de factura proforma gratuita.

Habrás notado que no se incluye la numeración en los datos que deben figurar en una factura proforma. Esto se debe a que estos documentos no necesitan numeración ya que, como hemos indicado en apartados anteriores, no tiene ni validez contable ni fiscal, por lo que no se contempla a nivel tributario.

Tampoco es necesario firmarlas o sellarlas, a menos que el cliente lo solicite.

Siempre a tu disposición

En GoCardless, sabemos que la contabilidad puede ser un auténtico quebradero de cabeza para los pequeños empresarios. Por eso, ponemos a tu alcance herramientas para agilizar procesos y que tengas más tiempo para lo más importante: seguir expandiendo tu negocio. Te ayudamos a gestionar tus cobros recurrentes y a agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas dedicando alcobro de tus facturas pendientes. También te ofrecemos una amplia selección deintegraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido. ¿Alguna duda? Ponte en contacto con nuestro equipo y descubre cómo puedes mejorar la tramitación de los cobros para tu negocio.El día a día de un empresario conlleva la gestión de todo tipo de burocracia comercial. Y, mientras que el papel de algunos documentos, como por ejemplo los presupuestos, está muy claro, la función de otros genera más dudas. Este es el caso de la factura proforma.

Si no tienes claro qué es una factura proforma, para qué sirve y cómo hacerla, no te preocupes: despejaremos tus dudas en este artículo.

¿Qué es una factura proforma? ¿Cuándo se utiliza?

Una factura proforma es un documento provisional de compraventa de bienes de carácter informativo sin validez fiscal o contable. En otras palabras, se trata de una especie de “factura-borrador” que especifica todos los detalles de una potencial actividad comercial para que el cliente tenga una idea clara de cómo sería la factura definitiva. Aunque tiene carácter informativo, no tiene validez legal a efectos contables o fiscales, ni sirve como justificante de pago.

¿Cuándo se utiliza una factura proforma? Además de para informar a un cliente de los detalles comerciales de una operación, estos son algunos de sus usos más frecuentes:

  • Para justificar una operación que aún no se ha llevado a cabo (por ejemplo, para acreditar la venta de un producto que aún no se ha entregado).

  • En comercio internacional, para documentar el valor de una operación como oferta de venta o declarar el valor de la mercancía en la aduana.

  • A la hora de solicitar financiación o subvenciones, para justificar o comprometer una inversión.

  • Para justificar el envío de muestras a un comprador potencial.

¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto?

La función de la factura proforma se confunde a menudo con la del presupuesto. Y no es de extrañar, ya que ambos son documentos que se utilizan durante las negociaciones y que comparten el mismo objetivo: informar a un cliente potencial del coste de la operación de compraventa. Sin embargo, la diferencia principal se halla en el nivel de compromiso que cada documento representa para acreditar que la operación comercial que proveedor y comprador están negociando se producirá.

Te ponemos un ejemplo. Imaginemos que un cliente solicita información sobre nuestro producto o servicio, y que le enviamos un presupuesto con una propuesta comercial. Si el cliente acepta dicho presupuesto, podemos pasar a la siguiente fase: enviar una factura proforma. Este documento implica una mayor posibilidad de cerrar un trato, ya que proporciona la seguridad de que el precio que se detalla ya no va a variar.

En resumen, los presupuestos son propios de etapas más tempranas de una negociación, mientras que las facturas proforma se aproximan y aseguran un intercambio comercial, con un precio definitivo.

¿En qué se diferencia una factura proforma de una factura comercial?

La diferencia fundamental entre una factura proforma y una factura comercial es la validez fiscal y contable.

La factura proforma es el paso previo a la emisión de la factura ordinaria y, como hemos indicado anteriormente, no es un documento válido a nivel tributario. Actúa como “borrador” de carácter informativo y no justifica la realización de una operación. Cuando se cierra un acuerdo, el proveedor emitirá la factura definitiva, es decir, la factura ordinaria.

La factura ordinaria se registra en la contabilidad del vendedor y se declara como ingreso en sus declaraciones fiscales. Asimismo, la factura definitiva asegura el pago, mientras que la factura proforma no tiene esa validez.

¿Cómo se hace una factura proforma?

A continuación, te explicamos qué datos debe incluir una factura proforma. Aunque, como hemos indicado anteriormente, una factura proforma no es lo mismo que una factura comercial, tienen muchos elementos en común.

Debes introducir los siguientes datos:

  • Encabezado en el que se especifique que es una factura proforma

  • Fecha de emisión de la factura proforma

  • Datos del emisor de la factura y del cliente potencial: nombre, domicilio, identificación fiscal, IVA intracomunitario, etc.

  • Descripción detallada de los productos o servicios, incluyendo el precio unitario y el coste total, es decir, teniendo en cuenta posibles costes adicionales.

  • Base imponible, es decir, la suma del importe de los productos

  • Impuestos pertinentes de cara a la operación comercial, como el IVA o el IRPF.

  • Se puede incluir un plazo de validez para las condiciones que se ofertan en la factura

¿No tienes una plantilla a mano? No te preocupes: aquí te dejamos una plantilla de factura proforma gratuita.

Habrás notado que no se incluye la numeración en los datos que deben figurar en una factura proforma. Esto se debe a que estos documentos no necesitan numeración ya que, como hemos indicado en apartados anteriores, no tiene ni validez contable ni fiscal, por lo que no se contempla a nivel tributario.

Tampoco es necesario firmarlas o sellarlas, a menos que el cliente lo solicite.

Siempre a tu disposición

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