Factura rectificativa: qué es y cómo se hace

Por mucha atención que prestes cuando trabajas en la contabilidad de tu negocio, es posible que de vez en cuando se te escape algún detalle, incluso cuando utilizas un programa de facturación. Si emites una factura y más tarde te das cuenta de que has cometido un error, nunca debes borrarla —recuerda que se trata de un documento vinculante—, pero sí puedes corregir el error emitiendo una factura rectificativa.

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es un documento que se emite para modificar los datos de otra factura emitida anteriormente. Una vez que hayas enviado la factura original a tu cliente, ya no podrás cambiarla ni eliminarla. Si la borras, estás creando un vacío en la numeración de tus facturas, lo que podría hacer saltar las alarmas de la Agencia Tributaria. Para evitar problemas y malentendidos, lo más correcto es recurrir a la factura rectificativa.

¿Cuándo hay que emitir una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas suelen generarse cuando se detecta que hay un error o faltan datos en la factura original. Aunque la mayoría de equivocaciones suelen ocurrir por un despiste humano, a veces también pueden darse errores en la facturación electrónica. Estos son algunas de las razones más comunes para hacer una factura rectificativa:

• Para corregir los datos de la factura (numeración, NIF o domicilio).

• Para modificar el importe de la factura.

• Para rectificar el cálculo de los impuestos (IVA o IRPF).

• Para hacer una devolución de un producto o servicio.

En cuanto al plazo para hacer la rectificación, puedes crear la factura tan pronto como te des cuenta del error, hasta un plazo máximo de 4 años desde la fecha de la factura original.

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Para que sea legal, una factura rectificativa debe cumplir una serie de requisitos:

• Tener una numeración propia que sea diferente a la de las facturas ordinarias.

• Indicar el número y la fecha de la factura original a la que modifica.

• Explicar el producto o servicio facturados y el motivo de la rectificación.

• Indicar el importe correcto, que puede ser positivo o negativo.

Es importante que las facturas rectificativas tengan su propia serie y numeración correlativa. Por ejemplo, si la factura que necesitas corregir es el número F-044 y esta es la primera factura rectificativa que haces, deberá llevar el número R-001. Normalmente, a las facturas rectificativas se les suele añadir una R, FR o REC delante.

Tipos de facturas rectificativas

Dependiendo de dónde se encuentre el fallo (en los datos de la factura o en el importe), una factura rectificativa puede ser positiva o negativa.

En las facturas rectificativas positivas, basta con corregir los datos en cuestión, que pueden ser el NIF del cliente, su dirección fiscal o la fecha de emisión o vencimiento.

Las facturas rectificativas negativas, también llamadas facturas de abono, se utilizan para corregir el importe de la factura original. Por ejemplo, cuando facturamos al cliente equivocado, aplicamos el tipo impositivo incorrecto, o cuando el cliente devuelve parte de un pedido.

Emitir una factura rectificativa para recuperar el IVA de una factura impagada

¿Qué pasa cuando un cliente no paga su factura? Aunque tú no la hayas cobrado, sigues teniendo que pagar el IVA de esa factura a Hacienda en la declaración trimestral correspondiente. Para poder recuperar el IVA que ya has pagado previamente, necesitas emitir una factura rectificativa negativa especificando que se trata de una factura impagada. Después, tendrás que reclamar el pago por la vía judicial y presentar los dos documentos (tanto la factura como la reclamación judicial) en Hacienda.

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