Zahlungsbedingungen – Das müssen Sie wissen

Klar formulierte Zahlungsbedingungen und Rechnungen und eindeutige Vereinbarungen in Auftragsgesprächen sind gerade für Selbständige und Inhaber kleiner Unternehmen enorm wichtig. Denn sie helfen, Missverständnisse zu vermeiden und eine zügige Rechnungsbearbeitung zu unterstützen.

Was sind Beispiele für Zahlungsbedingungen?

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Zahlungsbedingungen zu strukturieren und zu formulieren. Bei unsicheren oder unbekannten Kunden wird in der Regel ein für den Unternehmer risikoloses Zahlungsziel gewählt: Vorkasse, Übergabe gegen Zahlung oder Barzahlung. Das Risiko liegt hier beim Kunden, der die Zahlung vor oder bei Erhalt der Ware zu leisten hat. Zahlungsbedingungen werden in der Regel in folgende Kategorien eingeteilt: Zahlungszeitpunkt, Laufzeit der Schuld und Skonto.

Bei der Zahlung handelt es sich beispielsweise um die Vorauszahlung oder den Lieferantenkredit. Die Formulierung lautet: „Vorauskasse bei Bestellung“, „Die Belastung Ihrer Kreditkarte erfolgt unmittelbar nach Bestellung“, „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, „Fällig sofort nach Rechnungsstellung“.

Die nächste Kategorie ist die Laufzeit der Schuld, einschließlich der Höhe der Tilgungsraten und der Zinsbelastung. Die Arten dieser Geldschulden sind Ratenzahlung, Anzahlung, Teilzahlung und Akontozahlung. Die Formulierung lautet wie folgt: „Zahlbar in 3 Monatsraten à 100,00 €“, „10 % des Preises werden bei Auftragserteilung als Anzahlung fällig“ oder „Die einzelnen Teilleistungen werden als Teilzahlungen verrechnet“.

Die letzte Kategorie ist der Rabatt undSkonti, dessen mögliche Typen Rabatte sind. Die Formulierung hierfür lautet: „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 1 % Skonto, sonst 30 Tage netto“ oder „Bei einer Bestellmenge von 100 Stück gewähren wir zusätzlich 10 % Mengenrabatt“.

Welche Zahlungsbedingungen beschleunigen den Zahlungseingang?

Der schnellste Zahlungseingang erfolgt in der Regel per Vorkasse und/oder per SEPA-Lastschriftmandat.

Vorauskasse funktioniert am besten, wenn es um Waren geht, die Sie erst für den Kunden bestellen müssen. Sie sollten Ihren Kunden immer um eine Anzahlung bitten – besser noch um den gesamten vereinbarten Kaufpreis. Diese Möglichkeit besteht, wenn Sie einen Kaufvertrag abschließen, indem Sie diese Zahlungsbedingungen festhalten. Beachten Sie jedoch, dass eine hohe Vorauszahlung vor der Lieferung oder sogar die Vorauszahlung des vollen Rechnungsbetrags einen potenziellen Käufer abschrecken kann.

Ist Vorkasse nicht möglich, können Sie mit dem Kunden die Zahlung per Lastschrift vereinbaren. Sie benötigen seine schriftliche Zustimmung, das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat. Mit gewerblichen Kunden sollten Sie ein Firmenmandat vereinbaren. Privatkunden haben nur die Möglichkeit, sich für einen Basis-Client anzumelden. Hier kann der Kunde jedoch innerhalb einer Frist von 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen eine Rückbuchung veranlassen.

Wie sind die Zahlungsfristen?

Festgesetzte Zahlungsziele müssen stets angemessen sein (gemäß § 286 BGB). Das bedeutet auch, dass der Schuldner keine zu kurzen Zahlungsziele hinnehmen muss. Ausgenommen hiervon sind jedoch Rechnungen, die „sofort nach Rechnungserhalt zahlbar“ sind. Wenn Sie auf der Rechnung keine Zahlungsbedingungen angeben, kann der Kunde innerhalb der ersten 30 Tage nach Erhalt der Rechnung bezahlen. Erst ab dem 31. Tag gerät er in Verzug.

Gesetzliche Bestimmungen zu Zahlungsbedingungen

Im deutschen Recht gibt es wenige Vorgaben zu möglichen Zahlungsmodalitäten. Die §§ 308, 309 BGB sehen jedoch Klauseln vor, die in Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht zulässig sind. Darüber hinaus ist die grundsätzliche Handhabung von Fristen im BGB geregelt: § 188 bestimmt, dass eine Frist am letzten Tag der gesetzlichen Frist abläuft. Die Zahlungsfrist beginnt mit Erhalt der Ware oder Leistung. Ist der Kunde Verbraucher, hat er die Zahlungsbedingungen des Unternehmens zu akzeptieren, soweit sie sich im zulässigen Rahmen bewegen, also keine unwirksamen Klauseln wie zu kurze Zahlungsziele o.ä. enthalten. Die Zahlungsbedingungen können hier in der Regel ohne weitere Angaben angegeben werden. Bei gewerblichen Kunden entscheidet die Verhandlungsstärke der Vertragspartner, deren Zahlungsbedingungen gelten.

Rechnungen mit GoCardless

Die Rechnungsstellung ist eine traditionelle Zahlungsmethode, die hauptsächlich auf Banküberweisungen als primärer Zahlungsmethode beruht. Der Händler sendet dem Kunden eine Rechnung, die dann in der Regel eine Banküberweisung gemäß den Zahlungsbedingungen durchführt. Diese Zahlungsmethode gibt dem Kunden die Kontrolle über den Zahlungsprozess.

Dabei ermöglicht GoCardless Unternehmen, Rechnungszahlungen direkt von den Bankkonten ihrer Kunden einzuziehen und dabei ist es einfach und kostengünstig.  Durch das direkte Einziehen vom Bankkonto per Lastschrift hat das Unternehmen eine bessere Kontrolle über eingehende Zahlungen, da es Pull-basiert ist, d. h. das Unternehmen kontrolliert Zahlungsbetrag und -datum. Beispielsweise Instant Bank Pay, der Lösung von GoCardless zum Einziehen einmaliger Zahlungen direkt von den Bankkonten der Kunden (unterstützt durch Open Banking), ermöglicht eine bessere Kontrolle für einmalige Rechnungszahlungen, bei denen der Zahler jede einzelne Zahlung autorisieren möchte.

Verspätete Zahlungen werden eliminiert - das spart Zeit und Geld, verbessert den Cashflow und reduziert Stress. Zudem ist es superschnell und einfach einzurichten, ganz ohne Einrichtungsgebühren (diese finden Sie häufig bei Banken).

Wir können helfen

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