Rechnungen online bezahlen lassen

Das Geld kommt einfach nicht. Mehrere Wochen ist es bereits her, dass Sie die Leistung erbracht haben. Aber der Kunde zahlt einfach nicht. Selbstständige, Freiberufler, KMUs kennen es nur zu gut.

Dabei ist ein schneller Zahlungseingang äußerst wichtig, damit Sie Ihre eigene Liquidität sichern. Was können Sie also tun? Eine Rechnung online bezahlen lassen kann dabei helfen, schneller bezahlt zu werden.

In diesem Beitrag diskutieren wir bewährte Tipps und Tricks, mit denen Sie den Zahlungseingang sicherstellen und den Rechnungseinzug beschleunigen können.

Warum zahlen Kunden nicht schneller?

Die Zahlungsmoral in Deutschland könnte besser sein, denn laut Angaben des Handelsblatt betrug der durchschnittliche Zahlungsverzug in Deutschland, also die Zeitspanne zwischen dem ursprünglichen Zahlungsziel und dem tatsächlichen Zahlungseingang, 9,34 Tage.

Dabei muss man anmerken, dass die vom Kunden bei Nachfrage genannten Gründe für den Zahlungsverzug nicht unbedingt die eigentlichen Ursachen sein müssen, weshalb er so spät zahlt:

• Ein später Rechnungsbegleich liegt im Interesse des Kunden, weil er dadurch mehr Liquidität auf seinen eigenen Konten sicherstellen kann.

• Womöglich ist der Kunde recht unorganisiert, was sich auch in der Termintreue seiner Zahlungen äußert.

• Tatsächlich könnte sich der Kunde in finanziellen Problemen befinden, was er versucht, durch ein Hinauszögern der Rechnungsbegleichung abzufedern.

7 Tipps für einen schnellen Zahlungseingang

Einfach aber wirksam: Mit den folgenden 7 Tipps wird ein schneller Rechnungseinzug viel wahrscheinlicher:

1.   Vollständige Rechnungsangaben sicherstellen

Vergewissern Sie sich noch einmal, dass Sie auf der Rechnung wirklich alle erforderlichen Angaben angeführt haben. Sollten wichtige Daten fehlen, wird der Kunde die Rechnung nicht akzeptieren und muss folglich bei Ihnen reklamieren. Sie müssen dann die vorherige Rechnung stornieren, was ein mühsamer Prozess ist, der mehrere Wochen andauern kann. 

Jede Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Ihren Firmennamen und Adresse

• Firmenname und Adresse Ihres Kunden

• Rechnungsnummer

• Datum der Rechnung

• Leistungs- bzw. Lieferdatum

• Art und Menge des Produkts

• Preis, einzeln netto und brutto angegeben

2.   Verzugszinsen verrechnen.

Eine schmerzhafte, aber wirksame Maßnahme bei Kunden, die eine notorisch schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen, kann die Verrechnung von Verzugszinsen sein. Damit bestrafen Sie Ihren Kunden mit erhöhten Kosten. Weil diese Maßnahme jedoch zur Verärgerung und Belastung einer womöglich langjährigen Kundenbeziehung führen kann, sollten Sie sie im Einzelfall abwägen.

3.   Skonto anbieten.

Eine entgegengesetzte Maßnahme, die jedoch ebenfalls einen schnelleren Zahlungseingang begünstigen kann, ist die Gewährung eines Rechnungsabzugs bzw. Skonto. Im Gegensatz zu den Verzugszinsen greifen Sie hier zum „Zuckerbrot“, Sie belohnen also eine besonders rasche Zahlung. Womöglich ist diese Maßnahme gerade bei langjährigen Stammkunden bzw. besonders wertvollen Kunden der bessere Ansatz.

4.   Klare Zahlungsfrist festlegen.

Ebenfalls sinnvoll kann es sein, dass Sie in Ihrer Rechnung nicht bloß ein Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) festlegen, sondern ein ganz klares Datum als Zahlungsfrist angeben. Natürlich ist Ihre Rechnung eigentlich sofort fällig, aber Kunden könnten dies entweder ignorieren oder übersehen.

Indem Sie ein ganz klares Datum für den spätestmöglichen Zahlungseingang angeben, schaffen Sie für den Kunden mehr Verbindlichkeit und geben auch klar an, dass er ab diesem Tag in Zahlungsverzug geraten wird.

5.   Rechnungsdatum gezielt terminieren.

Hierfür gilt es ein häufiges Phänomen im Rechnungswesen zu verstehen: Viele Unternehmen stellen Ihre Rechnungen mit dem Monatsersten, während zahlreiche Unternehmen alle ihre Rechnungen standardmäßig 30 Tage nach dem Monat bezahlen, in den das Rechnungsdatum fällt. Darum sollte man das Rechnungsdatum einen Tag vorverlegen, sodass die Rechnung in den Vormonat fällt.

Beispiel:

Sofern zwischen zwei solchen Unternehmen eine Zahlungsfrist von 30 Tagen vereinbart ist, würde eine am 1. Mai ausgestellte Rechnung etwa erst am 30. Juni bezahlt werden. Wird das Rechnungsdatum am 30. April festgelegt, so würde die Rechnung mit 31. Mai bezahlt.

Es zeigt sich also, dass Sie die Zahlungsbedingungen unbedingt mit Ihrem Kunden im Vorab abklären sollten. Unter Umständen laufen Sie sonst Gefahr, ein besonders nachteiliges Zahlungsziel von etwa 60 Tagen akzeptieren zu müssen, was im schlimmsten Fall bis 90 Tage zur Bezahlung bedeuten kann.

6.   Telefonische Erinnerung.

Die Zahlungsfrist ist vor mehreren Tagen verstrichen und noch immer hat der Kunde nicht gezahlt? Greifen Sie zum Hörer und rufen Sie Ihren Kunden an. Eine höfliche Erinnerung ist angebracht, aber starten Sie das Telefongespräch möglichst mit einer zuvorkommenden Einstiegsfrage wie „Wir haben am …. geliefert. Wir hoffen, dass hat alles so für Sie gepasst?“

Wahrscheinlich wird der Kunde dann zu reden beginnen und auch auf die Rechnung zu sprechen kommen. (Keine Sorge, hätte mit der Lieferung etwas nicht gepasst, hätten Sie das vom Kunden schon aktiv gehört.) Eventuelle Gründe für eine Zahlungsverzögerung wird er auch anmerken. Sie können dann ein neues Zahlungsziel vereinbaren, und wahrscheinlich haben Sie sich somit das Schreiben einer Zahlungserinnerung erspart.

7.   Rechnungen online bezahlen lassen.

Niemand möchte heutzutage mehr mühsam mit einem Erlagschein auf der Bank überweisen. So geht es auch dem Kunden. Indem Sie Ihren Kunden eine komfortable Möglichkeit bieten, Rechnungen online zu bezahlen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie ihren Zahlungseingang schneller erhalten.

Die bessere Alternative: Automatischer Rechnungseinzug

Noch bequemer als Rechnungen online bezahlen zu müssen – gerade bei wiederkehrenden Zahlungen - ist für Kunden und Anbieter jedoch der automatische Rechnungseinzug durch den Anbieter mit einem Tool wie GoCardless.

Sie als Anbieter erhalten damit die Kontrolle über den Bezahlungsprozess und können pull-basiert direkt vom Konto Ihres Kunden einziehen und das Bezahldatum bestimmen. Sie gewinnen die Sicherheit, dass Sie Ihre Rechnung rechtzeitig bezahlt bekommen, während sich Ihr Kunde nicht um die manuelle Begleichung der Rechnung sorgen muss (ob online oder per Zahlschein).

Eine von IDC im Auftrag von GoCardless durchgeführte Erhebung unter 10 GoCardless-Kunden hat gezeigt, dass Unternehmen, die GoCardless als Zahlungsmethode anbieten, ihre Rechnungen bis zu 47 % schneller bezahlt bekommen. Zudem konnten diese Unternehmen den für die Verwaltung von Zahlungen erforderlichen Zeitaufwand um 59 % reduzieren. Dabei konnten 78 Prozent aller KMUs, die GoCardless nutzen, die durchschnittliche Außenstandsdauer reduzieren

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen undwiederkehrenden Zahlungen helfen kann.