Auto-entreprise : facturer les frais de débours

On peut considérer que les frais de débours représentent l’ensemble sommes engagées par l’auto-entrepreneur pour le compte du client. On peut également les considérer comme une avance que l’auto-entrepreneur a effectuée pour le compte de son client, et ce client devra donc à terme l’en rembourser. Ces frais de débours sont assez fréquemment utilisés pour financer des dépenses, mais ces dépenses ne doivent toutefois pas être confondues avec les honoraires de départ.

De façon habituelle, un client demande un service à un auto-entrepreneur, qui lui communique alors le montant de ses honoraires, qui correspondent aux charges du service concerné. Mais en réalisant ce service, il est assez usuel que l’auto-entrepreneur doive alors effectuer certains achats, qu’il devra facturer ensuite au client, à titre de remboursement.

Cette notion de frais de débours reste encore assez méconnue par beaucoup d’auto-entrepreneurs, ce qui est d’autant plus dommageable qu’elle présente un véritable intérêt pour les auto-entrepreneurs. Ceux-ci peuvent en effet leur éviter de gonfler artificiellement leur chiffre d’affaires avec des achats dont le seul objectif est de pouvoir accomplir correctement et professionnellement leurs missions. Grâce à ces frais de débours, l’auto-entrepreneur n’a donc pas de cotisations à payer sur ces dépenses. La précision est importante, car l’on sait bien que le statut de micro-entreprise ne permet pas à l’entrepreneur de déduire de dépenses professionnelles. 

Comme nous venons de le souligner, le statut de micro-entrepreneur n’autorise pas de déduction de frais sur le CA, sauf s’il s’agit de frais de débours. C’est donc un dispositif légal qui peut aider l’auto-entreprise à réduire tout de même ses cotisations et certains frais non imposés, en les facturant directement au client. SI l’on se réfère à l’article 267 du Code général des impôts, on constate que les frais de débours ne sont pas inclus dans la base d’imposition.

C’est ainsi qu’avec les frais de débours, les achats de matériels, matériaux, etc., peuvent être déduits du C.A. à déclarer. Mais il faudra toutefois respecter certaines réglementations en ce qui concerne la refacturation au client de ces frais. L’opération doit bien sûr s’effectuer en toute légalité. SI par exemple un micro-entrepreneur doit effectuer des réparations sur un véhicule, il se verra peut-être dans l’obligation d’acquérir des pièces détachées. Il pourra alors avoir recours aux frais de débours, et remettre au client une facture pour l’achat de ces pièces. Mais il faut cependant bien distinguer frais de débours et coûts d’achats, car les coûts d’achat ont pour but d’acheter et de revendre des produits à un prix plus élevé. L’entrepreneur concerné ne pourra pas récupérer ces coûts, car ceux-ci n’entrent pas dans le cadre des frais de débours.

Autre précision essentielle : les frais de débours ne constituent en rien une refacturation, et leur remboursement ne peut absolument pas inclure un coefficient de marge.

Remboursement des frais et frais de débours

Le remboursement des frais représente les frais engagés par l’auto-entrepreneur dans le cadre d’un service pour le compte du client. La facture sera établie au nom de l’auto-entrepreneur. Il s’agit en général de dépenses annexes, transport, hébergement, restaurant, etc. Ces dépenses sont personnelles et elles ne peuvent pas être facturées au nom du client, et n’entrent pas dans le cadre des frais de débours. Mais si l’auto-entrepreneur souhaite toutefois être remboursé, il a le devoir de mentionner ces frais dans la facture remise au client, et y joindre les copies des factures concernées.

Dans le cas des frais de débours, il s’agit en revanche de dépenses engagées par un entrepreneur pour le compte d’un client et la facture doit donc être établie au nom du client. Dans ce cas de figure, le remboursement doit être intégral, car les frais concernent directement le client et ils ne rentrent absolument pas dans le C.A. de l’auto-entrepreneur ; ils peuvent constituer une rubrique dans la facture finale, mais sans être pris en compte dans le chiffre total.

Une solution intéressante pour les micro-entrepreneurs

Les frais de débours sont plus intéressants pour l’auto-entrepreneur que la refacturation, car cela fait augmenter de façon artificielle le chiffre d’affaires artificiellement, entraînant donc des cotisations plus importantes. Dans ce sens, les frais de débours permettent également d’éviter pour les auto-entrepreneurs le dépassement du seuil de chiffre d’affaires.

Les avantages pour les clients. Ceux-ci peuvent en effet être des services après-vente des produits achetés, dans la mesure où la facture est établie en leur nom. Ils peuvent aussi récupérer la TVA.

Comment facturer les frais de débours ?

Pour facturer les frais de débours, il faut respecter certaines règles :

• l’entrepreneur et le client doivent signer un accord écrit précisant la nature de l’achat et le budget maximum prévu, le mandat de débours

• l’entrepreneur doit s’assurer que la facture d’achat est bien établie au nom du client, avec ses coordonnées complètes devront être inscrites, SIRET, la TVA intercommunautaire et l’adresse du siège

• la facturation des frais de débours doit être établie au centime près, et l’entrepreneur ne peut exiger une somme supérieure à celle avancée

• l’entrepreneur doit conserver toutes les preuves d’achat, factures et tickets de caisse, et en remettre une copie à son client.

L’auto-entrepreneur est tenu de mentionner le débours dans sa facture globale. Afin d’en facturer les frais concernés, il doit décrire dans chaque ligne la prestation réalisée et les débours engagés et ce, pour chaque service. Pour se faire rembourser les débours, il doit joindre les justificatifs à la facture. En vue du paiement des cotisations sociales, il lui faut mentionner le montant de la prestation de service.

Dernière précision : il faut remettre l’original de la facture au client et garder la copie.

Une solution simple et fiable avec les prélèvement directs GoCardless

Pour les auto-entreprises, il est souvent difficile d’obtenir l’accès au système des prélèvements directs. En ce qui concerne la facturation et en particulier le sujet qui nous concerne, la facturation des frais de débours, il est bien sûr toujours possible de recourir à des logiciels de comptabilité et de facturation, dont beaucoup sont très performants. Mais il existe une solution complémentaire très fiable avec GoCardless, et cette solution permet aux micro-entreprises de recevoir collecter en ligne le paiement de leurs factures, quelles qu’elles soient. L’auto-entrepreneur peut par exemple créer un mandat de prélèvement pour un paiement ponctuel ou récurrent, et les dates, la fréquence et le montant resteront entièrement ajustables selon les besoins. Il s’agit d’une solution sécurisée très aisée à mettre en œuvre, sans frais d’installation, d’engagement de durée et sans frais cachés. Pour les auto-entrepreneurs, rien de plus simple que de collecter les paiements par prélèvement bancaire, qu’ils concernent ou non des frais de débours. GoCardless, c’est une solution 100 % en ligne, compatible avec de nombreux logiciels de comptabilité et de facturation en ligne, et qui traite 10 milliards d'euros de transactions par an.

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