Comment se déroule la migration vers GoCardless ?

Si les avantages à changer de fournisseur de prélèvement bancaire sont nombreux pour vos membres et vous-même, nous admettons qu’une question doit d’abord être traitée avant la migration : que se passe-t-il lorsque vous changez de fournisseur de prélèvement bancaire ?

Pour que le processus de migration n’ait aucun secret pour vous, nous avons interrogé l’expert en intégration de GoCardless, Costa Xynos. Costa nous explique chaque étape du processus d’intégration, notamment la transition de masse. Costa et l’équipe d’intégration ont aidé des centaines de grandes entreprises à commencer à encaisser des paiements via GoCardless. La plupart d’entre elles ont également effectué une transition de masse.

Pourquoi le processus d’intégration est-il si important pour toute nouvelle entreprise utilisant GoCardless ?

La première chose à prendre en compte, c’est que toutes les entreprises que nous aidons dans leur intégration de GoCardless ont de nombreuses autres tâches à gérer simultanément, surtout si elles changent de fournisseur de prélèvement bancaire dans le cadre d’une migration de CRM globale. Cela signifie que notre travail consiste à fluidifier le processus d’intégration de GoCardless autant que possible afin d’éviter tout stress supplémentaire dans une période déjà stressante.

Nous veillons à ce que chaque nouveau client de GoCardless sache que notre équipe d’intégration gérera la chronologie de la configuration, l’informera de toute action directe de notre part et lui indiquera lorsque l’entreprise elle-même devra faire quelque chose. En résumé, nous contrôlons la chronologie et définissons des attentes claires pour tout le monde.

Que fait l’équipe d’intégration précisément pour aider les entreprises à effectuer leur migration vers GoCardless ?

Votre responsable de l’intégration vous guidera et vous formera au fonctionnement de la plateforme et à son utilisation de façon à répondre à vos besoins. Il est important pour nous que nos clients exploitent pleinement les capacités du produit GoCardless et que l’encaissement des paiements de nouveaux clients se passe bien durant la période transitoire avant le transfert de masse.

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, importantes ou non. Nous trouverons des réponses et des solutions pratiques qui conviennent aux besoins de nos clients. Parfois, il n’y a même pas de problème, mais notre contact a besoin d’être rassuré pour se sentir à l’aise avec le processus.

Notre équipe d’intégration travaille avec chaque entreprise jusqu’à ce qu’elle ait installé GoCardless et encaisse des paiements sans notre aide. 

Le seul cas où nous inclurons un tiers dans le processus sera s’il y a une question en lien avec une intégration de CRM. Nous entretenons de bonnes relations avec la plupart des CRM populaires, aussi nous pouvons aider notre contact au sein de l’organisation à obtenir rapidement une réponse à sa question.

Quelles sont les premières étapes lorsqu’une entreprise a besoin d’une intégration ?

La première étape consiste à nous présenter et à vérifier toutes les informations que nous recevons du représentant de GoCardless ayant déjà une relation existante avec le nouveau client. Nous définissons également un responsable pour chaque partie du processus de migration.

Lors de la deuxième étape, nous convenons d’une date pour la transition de masse. Celle-ci est généralement fixée 4 à 6 semaines après la date où l’entreprise nous a contactés.

La transition de masse est clairement la partie la plus importante du processus. Pourquoi ?

La transition de masse est fondamentale pour permettre à une entreprise d’encaisser des paiements en utilisant son nouveau fournisseur. Ce processus transfère les mandats vers le nouveau fournisseur de façon fluide. L’ancien fournisseur (ou la banque, si le prélèvement bancaire était auparavant géré en interne) annule les mandats et GoCardless crée simultanément de nouveaux mandats à la place.

Si le membre doit effectivement être averti du changement, il n’a pas besoin de faire de démarche. Généralement, le processus ne cause qu’un désagrément mineur pour vos membres et nous pouvons vous conseiller sur les solutions permettant à votre organisation d’envoyer les notifications les plus efficaces possibles et au meilleur moment possible.

Que fait GoCardless pour s’assurer que la transition de masse se passe sans accroc ?

La première chose à dire est que chaque transition de masse est unique. Nous avons beaucoup d’expérience et de nombreux processus existants, mais nous passons également beaucoup de temps à nous renseigner sur les délais de paiement, les systèmes en place et d’autres considérations afin de nous assurer que nous gérons efficacement chaque transition de masse.

Nous aidons aussi chaque nouvelle organisation à découvrir si elle dispose d’un SUN AUDDIS ou d’un SUN non-AUDDIS. La réponse détermine en grande partie le déroulement de la transition de masse, c’est pourquoi il est important de savoir ce qu’il en est le plus rapidement possible.

Ensuite, nous transmettons toutes les informations sur GoCardless au contact au sein de l’organisation dès que possible. Ceci leur permet de diriger de nouveaux membres vers GoCardless avant même que la transition de masse n’ait eu lieu et leur donne a minima un aperçu clair de ce qu’est GoCardless.

Nous avons récemment effectué une transition de masse pour une organisation impliquant plus de 40 000 mandats, donc nous avons de l’expérience en matière de gestion des transitions à très grande échelle.

Comment initier les entreprises au logiciel GoCardless ?

Nous avons ce que nous appelons l’environnement sandbox, qui est l’endroit où vous pouvez tester la plateforme GoCardless mais sans qu’elle soit connectée à votre compte.

Cela signifie que vous pouvez commettre des erreurs sans aucune conséquence. C’est une bonne façon de se familiariser avec le système sans craindre de créer des problèmes. Il existe même des simulateurs de scénarios qui permettent de voir précisément ce qui adviendra dans des situations spécifiques.

Nous pouvons également guider les organisations dans la configuration des pages de paiement et des notifications personnalisées de prélèvement bancaire dans le cadre de nos offres Pro et personnalisées.

Que se passe-t-il le jour de la transition de masse ?

Tout le processus déployé précédemment permet généralement de vivre une transition de masse sans stress. L’organisation doit télécharger les données des membres sur GoCardless. Nous l’aurons déjà conseillée de procéder à des téléchargements tests pour veiller à ce que les données soient correctement formatées. Nous pouvons rester en contact avec l’organisation par téléphone en direct si c’est utile.

Le même jour, le fournisseur précédent annulera les anciens mandats. Si ceux-ci étaient gérés directement par la banque, nous recommandons à l’organisation d’annuler activement les adhésions elle-même.

Une fois que tout est confirmé, le téléchargement est traité et approuvé par l’une des équipes de GoCardless et la migration est effectuée.

Combien de temps après le traitement de la migration l’organisation peut-elle commencer à encaisser à nouveau des paiements ?

Immédiatement.

Que se passe-t-il après le processus de transition de masse pour la nouvelle entreprise ?

Il n’y a aucune échéance spécifique. Nous souhaitons que notre contact au sein de l’organisation soit opérationnel aussi vite que possible, car cela signifie que l’entreprise pourra tirer le meilleur parti du produit GoCardless.

Toutefois, si l’intégration complète prend plus de temps, ce n’est pas un problème non plus.

Pour les grandes entreprises commerciales, une fois familiarisées avec le produit, nous leur présenterons leur équipe chargée de la réussite clients. L’équipe chargée de la réussite apportera une assistance permanente en cas de questions ou de problèmes à l’avenir.