Conseils et astuces pour sa facturation client

La facturation client nécessite de respecter plusieurs obligations légales dans le cadre de la réglementation en vigueur. Ainsi, il est important de créer une facture qui respecte toutes les règles de forme mais également certaines obligations pour pouvoir se faire payer dans les meilleures conditions. Le document est contraignant et permet aux deux parties de faire valoir leurs droits respectifs. En effet, la facture a une véritable valeur juridique.

Cet article vous détaille les différentes obligations associées au processus de facturation client. 

Quelles sont les obligations de l’entrepreneur concernant la facturation client ?

La réglementation en vigueur stipule plusieurs obligations concernant le processus de facturation client :  

• Le processus de facturation client entre professionnels : ainsi vous devez en qualité d’entrepreneur lors de la gestion de la facturation client, créer ce document dans le cadre de la réalisation d’une opération commerciale entre deux professionnels. La création de deux exemplaires d’une facture dans le cadre d’une transaction entre professionnels est obligatoire.

• Le processus de facturation client entre un professionnel et un particulier : si vous avez réalisé une transaction commerciale avec un particulier, il n’est pas obligatoire d’établir une facturation. Le processus de facturation client est différent pour un particulier, ce dernier peut demander une facture pour différentes raisons : récupérer la TVA, achat à distance ou simplement s’il le demande. Pour ces cas de figure, la gestion de la facturation client nécessite d’établir une facture.

• Prestations de services réalisées pour des particuliers : lorsque vous réalisez une prestation de service vis-à-vis d’un client particulier, le processus de facturation client est obligatoire lorsque le prix dépasse 25 € TTC ou pour certains travaux immobiliers. La facture doit-être éditée en deux exemplaires avec l’original pour le client. Il y a également des mentions obligatoires qui doivent apparaître : date précise de l’édition de la facture, coordonnées de l’entreprise ( nom et adresse ), nom du client ( soumis à autorisation ), date et lieu de réalisation de la prestation, décompte détaillé et somme totale à régler.

Quelles sont les sanctions par rapport au non-respect de la facturation client ?

Ne pas établir une facture : si vous n’éditez pas de facture vis-à-vis d’un particulier lorsque cela est obligatoire, vous pouvez encourir une amende maximale de 3 000 € et de 75 000 €, lorsqu’il s’agit d’un professionnel.

Opérations commerciales : lorsque celle-ci est supérieure ou égale à 25 € TTC, il y a une obligation de facturation client et le contrevenant peut s’exposer à une amende pénale de 75 000 €.

Mentions obligatoires : si vous ne respectez pas les obligations de facturation client par rapport aux mentions obligatoires, vous vous exposez à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte sur la facture ( plafonnée à 25 % du montant ).

Conservation des factures clients : Il y a également une obligation de conservation des factures. La durée de conservation d’une facture client doit-être de 10 ans.

Quels outils puis-je utiliser pour respecter le processus de facturation client ?

Vous pouvez obtenir un logiciel de facturation pour créer une facture client dans les meilleures conditions. Il est possible de respecter de manière scrupuleuse le processus de facturation client avec un logiciel comme Sage. Vous serez en mesure de faire apparaître toutes les mentions obligatoires dans le respect de la réglementation en vigueur.

Vous avez la possibilité de collecter le paiement de la facture via le prélèvement automatique avec une fintech comme GoCardless. GoCardless est notamment compatible avec plus de 300 solutions partenaires dont Sage. Ainsi, vous serez en mesure de rapprocher la gestion de la facturation client et la collecte du paiement. Vous aurez accès au statut du paiement de chaque facture sur le tableau de bord intuitif et facile d’utilisation de GoCardless.

Par ailleurs, la collecte du paiement via le prélèvement SEPA permet de réduire de manière considérable les retards de paiement. Vous aurez un contrôle complet du processus de collecte du paiement de la facture client avec des résultats prometteurs pour les clients de la fintech : 97,1 % des paiements initiés avec GoCardless sont ainsi collectés avec succès à la date d’échéance.