Le guide pour automatiser vos processus de paiement

Se faire payer est au cœur du bon fonctionnement de toute entreprise. En particulier, recevoir ses paiements à temps, à chaque fois, signifie plus de revenus à réinvestir dans la croissance.

Pour autant, les paiements ne sont pas la raison qui poussent la plupart des entrepreneurs à se lancer. Du moins, pas le côté administratif et rébarbatif de la gestion manuelle des paiements : envoyer des fichiers CSV à la banque, relancer les clients pour des retards de paiement, gérer les rapprochements comptables…

C’est pourtant une réalité pour de nombreuses entreprises françaises qui continuent de gérer leurs paiements manuellement. En plus d’être chronophages, ces processus inefficaces impactent leur rentabilité. 

Selon une étude du cabinet Forrester, 80 % des entreprises attendent jusqu’à 20 jours après l’échéance des factures pour recevoir leurs paiements. En cause : des processus manuels obsolètes. La charge humaine associée est importante, puisque la plupart des grandes entreprises emploient jusqu’à 20 salariés à temps plein pour gérer des paiements. 

Quand on sait que 26 % du temps consacré à la facturation client par les équipes financières pourrait être automatisé, il est évident que l’automatisation des processus manuels représente une opportunité majeure pour les entreprises.

Ce guide a pour but de vous accompagner. Il démystifie l’automatisation de la gestion des paiements et vous aide à identifier les défis que vous pourriez relever grâce à la technologie. Profitez de conseils très pratiques pour simplifier la gestion de vos paiements et gagner en efficacité.

Processus de paiement : les quatre questions clés à vous poser 

Chaque entreprise est unique, et les difficultés liées aux paiements varient en intensité et en fréquence selon les cas.

Pour mieux comprendre comment et où votre processus de paiement vous cause des frictions inutiles, nous vous recommandons de vous poser ces quatre questions. Vous identifierez ainsi plus rapidement les pistes d’optimisation et solutions adaptées.

1. Combien de temps attendez-vous pour être payé ?

80 % des entreprises attendent jusqu’à 20 jours après l’échéance des factures pour recevoir leurs paiements, à cause de processus manuels obsolètes.

Des fonds immobilisés dans les comptes clients affectent la trésorerie et compliquent la prévision des flux financiers. Pire encore, lorsque votre Days Sales Outstanding (DSO),  ou délai moyen de recouvrement des créances, augmente, votre exposition au risque de créances irrécouvrables s’accroît également.

Idéalement, vos méthodes et processus de paiement devraient être automatisés pour éliminer les frictions qui ralentissent la collecte et le recouvrement des paiements. À la clé : une trésorerie optimisée, de meilleures prévisions financières et plus de confiance opérationnelle.

2. À quoi ressemble votre processus de paiement interne ?

La gestion manuelle des paiements peut mobiliser jusqu’à plus de 20 équivalents temps plein (ETP).

Les équipes financières connaissent bien le stress des fins de mois lié au rapprochement des paiements. Plus de 60 % des décideurs interrogés par Forrester estiment que les tâches les plus chronophages sont l’appariement des paiements aux factures et le rapprochement des données issues de différentes passerelles et prestataires de paiement.

En adoptant des solutions et processus qui améliorent le contrôle, la visibilité et l’intégration des paiements, vous pouvez réduire ces inefficacités en série et libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Combien de vos paiements échouent ?

11 à 15 % de l’attrition client est due aux échecs de paiement.

Un paiement échoué, ce sont des revenus bloqués en créances, du temps perdu à relancer vos clients et même, un risque de perdre vos clients pour de bon si les paiements ne sont jamais collectés. Selon une étude de Forrester, 11 à 15 % du churn client est causé par des échecs de paiement. 

Dans un monde où attirer et retenir les clients devient de plus en plus difficile, il est essentiel de ne pas laisser un problème comme l’échec de paiement nuire à la relation client.

4. Quel est le coût total de vos paiements ?

Pour deux tiers des entreprises B2B et B2C, le coût de recouvrement des paiements échoués dépasse 11 % du montant moyen des paiements.

Le coût des paiements ne se limite pas aux frais de transaction (qui peuvent atteindre 4 % pour les paiements par carte). Il comprend aussi :

• le coût de la fraude, plus fréquent selon le type de paiement, et son impact sur vos revenus,

• le taux d’échec des paiements qui, là encore, varie selon les méthodes utilisées,

• les coûts indirects, comme les effectifs dédiés et autres frais opérationnels liés à la gestion des paiements.

Tous ces éléments contribuent au coût total de vos paiements. 

Comment construire un processus de paiement efficace ?

68 % des grandes entreprises et 49 % des PME prévoient d’investir dans leur infrastructure de paiement au cours des deux prochaines années. Face aux défis liés aux paiements manuels (coûts élevés, retards, manque de visibilité…), il n’est pas surprenant que tant d’organisations cherchent à moderniser leur infrastructure de paiement.

Et leur meilleure option ? L’automatisation, qui leur offre plus de contrôle et leur permet d’être payées plus rapidement, à moindre coût et de manière plus fiable.

Voici quatre critères clés à prendre en compte pour élaborer une stratégie de paiement moderne et efficace.

1. Connectivité et visibilité

En plus de représenter une perte de temps considérable, les processus de paiement manuels sont aussi une source de frustration et de charge mentale pour les équipes.

Travailler avec un prestataire de paiement automatiquement connecté aux banques et intégré à vos outils existants permet de libérer ces ressources précieuses.

Plutôt que de transmettre des fichiers CSV aux banques, de relancer les clients et de gérer les rapprochements comptables, votre équipe finance pourra se concentrer sur la stratégie et l’innovation. Grâce à une meilleure visibilité sur les paiements issue de l’intégration des systèmes, elle pourra optimiser les processus internes et dégager des données clés pour améliorer la performance globale de l’entreprise

2. Rapidité des paiements 

Les retards de paiement impactent la trésorerie, les prévisions financières et les capacités d’investissement et de croissance.

Les paiements lents demeurent un fléau : quatre entreprises sur cinq indiquent qu’il leur faut plus d’un mois pour être payées, et le DSO moyen dépasse 20 jours sur l’ensemble de leurs méthodes de paiement.

Plus cet indicateur augmente, plus l’entreprise s’expose à des risques financiers et aux créances irrécouvrables. Il est donc essentiel de bien comprendre les délais de paiement habituels des prestataires avec lesquels vous discutez. Automatiser les paiements permet d’éliminer ces frictions et de réduire le temps passé à les gérer.

Les entreprises qui utilisent GoCardless ont constaté des délais de paiement jusqu’à 

47 % plus rapides par rapport aux méthodes de paiement manuelles.

3. Gestion du recouvrement des paiements 

La manière dont vous gérez les échecs de paiement est importante. Retenter manuellement un paiement échoué prend du temps et coûte cher. Souvent, vous devez attendre que la banque vous informe de l’échec avant de consacrer du temps à résoudre le problème.

En comparant les deux méthodes de relance des paiements, GoCardless a constaté que seuls 38 % des paiements échoués sont récupérés manuellement, alors que ce taux atteint 70 % avec des solutions de paiement intelligentes et les relances automatiques.

L’enjeu est de taille, car identifier la cause d’un échec et tenter une nouvelle collecte peut être une tâche longue et coûteuse. Les deux tiers des entreprises B2B et B2C déclarent que le coût de recouvrement des paiements échoués dépasse 11 % du montant moyen de leurs transactions.

Il est donc crucial de bien comprendre comment un prestataire de paiement gère ces échecs, afin de minimiser leur impact sur votre activité et votre trésorerie.

4. Expérience client

Tout comme vos équipes financières, et pour les mêmes raisons, vos clients ne supportent pas les contraintes liées aux paiements manuels.

Un système de facturation connecté et automatisé vous permet de répondre aux évolutions des attentes de vos clients tout en leur offrant une expérience de paiement fluide et agréable. Grâce à une meilleure fiabilité et visibilité, vous réduisez le risque de frustration, voire d’insatisfaction lié aux relances, parfois indélicates, pour des paiements échoués.

Lors du choix d’un prestataire de services de paiement, assurez-vous qu’il met l’expérience client au cœur de son approche et qu’il vous permet de personnaliser le parcours de paiement en fonction des besoins de votre site et de vos clients.

Prélèvement automatique 2.0 : des paiements optimisés avec GoCardless

GoCardless aide plus de 100 000 entreprises à travers le monde à développer leur activité grâce à des processus de paiement connectés et performants.

L’ensemble du processus, de la gestion et la collecte des paiements au rapprochement comptable, est entièrement automatisé. GoCardless utilise l’intelligence du paiement pour retenter automatiquement les paiements échoués au moment optimal, selon l’historique des transactions, et détecter les tentatives de fraude avant qu’elles ne surviennent. 

Les entreprises qui utilisent GoCardless constatent :

• 56 % de réduction du coût par transaction par rapport aux paiements par carte bancaire

• 59 % de temps en moins consacré à la gestion des paiements

• Un taux d’échec des paiements aussi bas que 0,5 %

• Des délais de paiement jusqu’à 47 % plus rapides