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Factura y recibo: ¿en qué se diferencian?

Como pequeña o mediana empresa, prestas tus servicios, compras o vendes ciertos productos, o hasta puede que alguna vez tengas que contratar a un particular o una empresa para una labor específica. Cada transacción queda registrada en un documento, que bien puede ser un recibo o una factura.

Saber cuál es la diferencia entre una factura y un recibo te ayudará a gestionar tu negocio y dar una imagen profesional y de confianza a tus clientes y proveedores. Aunque estos documentos pueden parecer iguales, cada uno cumple una función distinta. Te explicamos en qué se diferencian una factura y un recibo.

¿Es lo mismo una factura que un recibo?

No es lo mismo. Es cierto que los dos documentos presentan ciertas similitudes, como que ambos sirven para informar del coste de un producto o servicio, o que es el proveedor quien los emite tras completar una venta o un pago.

Pero hasta ahí llega cualquier parecido. El recibo y la factura tienen finalidades concretas; de esa función depende el tipo de información que debes reflejar en cada documento y la obligatoriedad de emitirlos después de cada transacción.

Antes de entrar en detalles sobre cuál es la diferencia entre una factura y un recibo, te explicamos con más detalle en qué consiste cada uno.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que sirve para dejar constancia de una operación de compra de un producto o prestación de un servicio realizada entre las partes, normalmente entre dos empresas. 

La factura es un documento algo más complejo, ya que tiene una función jurídica y fiscal. A diferencia de los recibos, esta suele emitirse utilizando un programa de contabilidad y facturación antes de que el comprador efectúe el pago, con lo que podría decirse que la factura actúa como una solicitud de pago.

Por lo general, las facturas deben indicar estos datos:

  • Datos fiscales del vendedor

  • Datos fiscales del comprador

  • Número de factura y fecha de emisión

  • Un desglose de los productos o servicios, incluyendo precio e impuestos

  • Cantidad total para pagar

  • Tipos de IRPF e IVA aplicados

  • Forma de pago 

¿Qué es un recibo?

El recibo es un documento informativo que sirve como comprobante de compra. En otras palabras, es un resguardo que actúa para justificar la compraventa del producto o servicio.

A diferencia de la factura, el recibo no tiene efectos fiscales ni se contabiliza. Su función es informativa, por lo que no suele tener tanta importancia. Su única validez es la de permitir hacer reclamaciones o cambios del producto o servicio prestado.

Generalmente, el recibo se emite después de haberse producido el pago y refleja los siguientes datos:

  • Fecha de la transacción

  • Precio de la mercancía o servicio

  • Descripción del producto

  • Impuestos a pagar

  • Gastos de envío (si los hubiera)

  • Forma en que se ha efectuado el pago

¿Cuáles son las principales diferencias entre una factura y un recibo?

Ahora ya sabes en qué consiste cada documento. En esta tabla te resumimos las características principales de una factura y un recibo para que puedas compararlas mejor:

FACTURA

RECIBO

La factura se usa en el contexto de relaciones comerciales: entre proveedores y personas jurídicas o autónomos.

El recibo se usa en el contexto de relaciones de compraventa o consumo: entre un proveedor y un consumidor o empresa.

La emisión de una factura es obligatoria cuando el destinatario es una empresa.

La emisión de un recibo es opcional cuando el destinatario es una empresa.

La factura se emite antes de que se efectúe el pago.

El recibo se emite después de haber recibido el pago.

La factura refleja más información y tiene validez fiscal y legal.

El recibo no contiene tanta información y su función es solo informativa.

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