Zahlungserinnerung schreiben: so geht’s

Es ist eine unangenehme Sache, wenn man einen Kunden an etwas erinnern muss, insbesondere an Zahlungen. Wussten Sie, dass laut Statistik über 49,6 % der Rechnungen überfällig sind? Unternehmen und Marken müssen ihren Kunden also mit einer Zahlungserinnerung helfen, wenn die Kunden die Rechnung nicht beglichen haben.

Wie verfasst man eine gute Zahlungserinnerung und worauf muss geachtet werden? Sehen wir uns das Ganze mal an.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein Brief, eine E-Mail oder ein Dokument, welches Unternehmen an Kunden senden, um sie zur Zahlung einer überfälligen Rechnung aufzufordern. Die Mahnungen helfen den Kunden, den Betrag, den sie dem Unternehmen schulden, zu bezahlen.

Außerdem gibt es Software-Programme, mit der Unternehmen diese Prozesse automatisieren können, sodass Sie keine manuelle Zahlungserinnerung schreiben müssen.

Die wichtigste Eigenschaft der Zahlungserinnerungen ist ein freundlicher Ton. So können Sie sicher sein, dass Sie den Kunden nicht vor den Kopf stoßen oder verunsichern.

Zum Glück gibt es viele Kanäle, über die Unternehmen Zahlungserinnerungen versenden können. Der gängigste ist die E-Mail, aber Sie können auch eine kurze freundliche SMS senden. Meistens kommt es sowieso auf den Inhalt an, nicht auf den Kanal.

Da der Kunde bereits einen Vorgang durchgeführt und Ihre Dienste in Anspruch genommen hat, verfügen Sie bereits über genügend Informationen, um zu bestimmen, über welchen Kanal der jeweilige Kunde kontaktiert werden möchte. Die Entscheidung, ob per E-Mail oder SMS, sollte an dieser Stelle also einfach sein.

Nun kann es vorkommen, dass die Kunden nicht sofort auf die erste Nachricht reagieren, und es ist notwendig, weitere Erinnerungen zu verschicken. Deshalb spricht man bei Zahlungserinnerungen oft von Zyklen. Der erste Erinnerungszyklus ist eine charmante Zahlungserinnerung an den Kunden über die fällige Zahlung. Das sollte auch bei den anderen Zyklen so sein. Am besten verwenden Sie ein Zahlungserinnerungs-Muster oder Sie gehen eine Checkliste durch:

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben

Grund

Informieren Sie den Kunden darüber, warum Sie ihn kontaktiert haben. Verdeutlichen Sie, dass die Zahlung pünktlich fällig ist, dass es sich um eine Zahlungserinnerung handelt und dass die Rechnungen noch offen sind.

Rechnung

Geben Sie deutlich an, auf welche Rechnung Sie sich beziehen. Fügen Sie einen CTA (Call-to-Action) zur Zahlung ein, wenn dies der Fall ist, und geben Sie auf jeden Fall den Betrag und das Fälligkeitsdatum an. Wiederholung und Konsistenz sind wichtig.

Zahlungsbedingungen

Jedes Unternehmen hat andere Zahlungsfristen hat. Wenn Sie die Zahlungserinnerung schreiben, vergessen Sie nicht, Ihre Kunden an Ihre Zahlungsbedingungen zu erinnern und fügen Sie die definierten Bedingungen in Ihre Nachricht ein.

Überfällige Ausgaben

Informieren Sie den Kunden darüber, welche Folgen es haben kann und wird, wenn die Zahlung ausbleibt. Auf diese Weise wird der Kunde eher dazu neigen, die Rechnung pünktlich zu begleichen.

Freundliche Einstellung

So unangenehm es für Unternehmen auch sein mag, sollten Sie bei allen Mahnungen einen positiven und freundlichen Ton anschlagen. Achten Sie darauf, dass Sie freundlich an die fällige Zahlung erinnern und ein Lächeln aufsetzen. Bedenken Sie, dass es selbst den verantwortungsvollsten Kunden passieren kann, mal eine Zahlung zu vergessen.

Befolgen Sie die Regeln

Für den Inhalt von Mahnungen gibt es bestimmte gesetzliche Vorschriften, an die sich die Unternehmen halten müssen. Diese Regeln hängen von dem Land ab, in dem und mit dem die Unternehmen tätig sind; informieren Sie sich also, bevor Sie den Inhalt der Mahnung schreiben.

Sprache

Gestalten Sie jeden Inhalt für jeden Kunden individuell, auch in der Sprache. Verwenden Sie dieselbe Sprache, in der sich der Kunde ursprünglich an Sie gewandt hat, um die Chancen zu erhöhen, dass der Kunde die E-Mail eher liest und versteht.

Fazit

Wie auch immer es sich mit Zahlungserinnerungen verhält, seien Sie sich immer bewusst, dass der Kunde Ihnen Ihre harte Arbeit und Ihre Dienstleistungen zurückzahlen sollte. Verfolgen Sie also gewissenhaft die Zahlungen, senden Sie Mahnungen. Im Endeffekt ist es Ihr Ziel, Geschäfte zu machen.

Verspätete Rechnungszahlungen sind zeitaufwändig, verursachen Cashflow-Probleme und ein hohes Maß an Stress, während die Annahme von Kartenzahlungen teuer und fehleranfällig ist und zu Kundenverlusten führt.

Übernehmen Sie also die Kontrolle über Ihre Zahlungseingänge, damit Sie pünktlich bezahlt werden, und reduzieren Sie den Zeitaufwand für den Bankabgleich und die Verfolgung verspäteter Zahlungen.

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