Lieferantenrechnung – alles, was man wissen muss

Die Rechnungsstellung und -verarbeitung gehören zu den grundlegenden Prozessen in jedem Geschäftsbetrieb. Gleichzeitig gibt es rund um dieses Thema einige Fallstricke, die Unternehmen jeder Größe beachten sollten. Alles Wichtige zum Thema Lieferantenrechnung lesen Sie hier.

Was ist eine Lieferantenrechnung: Definition

Mit einer Lieferantenrechnung, auch als Eingangsrechnung bekannt, stellt ein Lieferant (Kreditor) einem Kunden eine Rechnung für gelieferte Waren bzw. erbrachte Dienstleistungen. Per Definition sind Lieferantenrechnungen Urkunden, die als Beleg für die Zahlungsforderung von Lieferant:innen und Dienstleister:innen gelten. Sobald die Rechnung beim Kunden eingeht, entsteht eine Schuld. Diese muss innerhalb eines festgelegten zeitlichen Rahmens beglichen werden.

Wie muss eine Lieferantenrechnung aussehen

Lieferantenrechnungen können entweder elektronisch oder in Papierform gestellt werden. Viel wichtiger ist aber ihr Inhalt und hier gibt es für die Gestaltung gesetzliche Vorgaben. Die es einzuhalten gilt, denn ansonsten können Rechnungsempfänger:innen beispielsweise nicht die Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen.

Was eine Lieferantenrechnung enthalten muss, damit sie vom Finanzamt akzeptiert wird, ist im Umsatzsteuergesetz – genauer § 14 UStG – ausgewiesen. Wichtig ist unter anderem, dass der Rechnungssteller klar erkennbar ist, die in Rechnung gestellten Leistungen oder Waren zum Nachvollziehen verständlich und vollständig dargestellt sind, Informationen zu möglicherweise anfallenden Rabatten aufgeführt werden und, essentiell aus Sicht des Lieferanten, natürlich die Frist, innerhalb derer die Rechnung beglichen werden muss.

Die Pflichtbestandteile jeder Lieferantenrechnungen (ab EUR 250)  finden sich in Absatz 4 des oben genannten Paragrafen:

1. Vollständiger Name und vollständige Adresse von Leistungserbringer und -empfänger 

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers

3. Rechnungsdatum

4. Fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer

5. Rechnungspositionen (d. h. was wird in Rechnung gestellt, inklusive Menge/Umfang und Art)

6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

7. Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung/Leistung sowie möglicherweise im Voraus vereinbarte Minderungen 

8. Anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag bzw. bei Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmen) Hinweis auf diese Steuerbefreiung

Bearbeitung von Lieferantenrechnungen: Buchen, bezahlen und aufbewahren

Lieferantenrechnungen werden von der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet. Diese kümmert sich darum, dass Unternehmen ihren finanziellen Verpflichtungen nachkommen, die sich aus dem Kauf von Waren und der Inanspruchnahme von Leistungen ergeben. Einfach ausgedrückt, sie sorgen dafür, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden:

• Nach der Überprüfung der eingegangenen Rechnungen werden sie von der Buchhaltung erfasst, indem sie eingebucht werden. Bei diesem Vorgang wird die jeweilige Forderung mit einem Buchhaltungsprogramm oder einer -software in ein Buchungskonto eingetragen. Der Nettobetrag der Lieferantenrechnung wird dabei als Verbindlichkeit gebucht und der auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuerbetrag kommt auf ein separates Vorsteuerkonto.

• Offene Lieferantenrechnungen werden dann von der Buchhaltung verwaltet und – idealerweise – fristgerecht bezahlt und per Banküberweisung ausgeglichen. 

• Das Gesetz schreibt vor, dass steuerrelevante Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Für Lieferantenrechnungen gelten hier zehn Jahre und die Buchhaltung hat die Aufgabe, ein nachvollziehbares Aufbewahrungssystem zu gewährleisten.

Zahlung von Lieferantenrechnungen optimieren

Lieferant:innen gehen immer in Vorleistung und gewähren Kund:innen damit automatisch einen Kredit. Denn die von ihnen gelieferte Ware oder erbrachte Dienstleistung wird genutzt, bevor eine Rechnung gestellt wird. Damit tragen Lieferant:innen so oder so ein Risiko, das noch mehr zum Tragen kommt, wenn Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt werden.

Gerade der Aspekt der unpünktlichen Zahlung von Rechnungen bereitet Lieferant:innen und Dienstleister:innen immer wieder Kopfschmerzen und für viele gehört es leider zum Alltag, den gestellten Rechnungen nachzujagen. Die damit verbundene Kommunikation kostet wertvolle Zeit, die gerade kleine Selbständige einfach nicht haben und die viel produktiver genutzt werden könnte. Und: Jede verspätete Zahlung wirkt sich negativ auf den Cashflow aus und erschwert die finanzielle Planung. 

Das Angebot von sogenannten Pull-Payments kann Rechnungssteller:innen hier das Leben erleichtern und bietet vor allem ganz konkrete wirtschaftliche Vorteile. Das Lastschriftverfahren ist solch eine Methode, die Lieferant:innen eine bessere Kontrolle über eingehende Zahlungen verschafft, da sie das Zahldatum bestimmen. Zeitverschwendung bei der Eintreibung offener Rechnungen fällt weg und die sicheren Zahlungseingänge erleichtern die Planung des Geschäftsbetriebs.

Wir können helfen 

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