Refacturation de frais : mode d’emploi

Une entreprise doit parfois effectuer un certain nombre de dépenses dans le cadre de missions qu’elle effectue pour le compte de clients. Bien entendu, ces frais devront ensuite être remboursés à l’entreprise. La refacturation des frais, c’est donc le dispositif qui permet à un prestataire d’obtenir le remboursement par l’entreprise cliente des frais intervenus lors de la réalisation d’une prestation. De façon générale, les frais refacturés sont souvent les frais de déplacement, les frais de logement ou les frais de repas, mais la liste ne s’arrête pas là.

Pour effectuer cette refacturation, l’entreprise prestataire doit bien entendu obtenir l’accord de l’entreprise cliente avant d’inclure ces frais dans le devis et dans la facture qu’elle adressera à l’entreprise cliente. Elle peut aussi, pour assurer une meilleure lisibilité à l’entreprise cliente, émettre pour ces frais une facture séparée de la facture principale (celle concernant la prestation effectuée).

Existe-t-il un montant maximal pour la refacturation des frais ?

Sur le plan légal, aucun montant maximal n’existe en ce qui concerne la refacturation des frais. Le point essentiel, c’est avant tout le respect de l’accord passé avec l’entreprise cliente pour le remboursement des frais engendrés. Le montant variera donc selon la nature de la prestation effectuée par l’entreprise prestataire. Le montant à refacturer tiendra également compte de la TVA et du fait que celle-ci soit déductible ou non.

Si cette TVA sur la refacturation de frais est déductible, l’entreprise prestataire effectuera sa facturation hors taxes (HT), et pourra donc récupérer la TVA sur ces frais.

Dans le cas d’une TVA non déductible, l’entreprise prestataire devra à l’inverse rédiger ses factures avec un montant toutes taxes comprises (TTC).

Il convient de préciser certaines entreprises prestataires prennent une marge sur la refacturation de leurs frais en facturant en hors taxes des frais qu’ils ont eux-mêmes payés toutes taxes comprises. Cela n’a rien d’illégal, mais cette pratique peu transparente risque d’être mal perçue par l’entreprise cliente. De plus, lorsque l’on réalise une marge lors de la refacturation, celle-ci est soumise à l’impôt sur les bénéfices.

Refacturation de frais et débours : ne pas confondre

Il s’agit de deux notions bien distinctes, même si elles ont un point commun : dans un cas comme dans l’autre, il s’agit pour l’entreprise prestataire d’obtenir le remboursement de ses frais professionnels.

Toutefois, les différences sont importantes :

• en ce qui concerne la refacturation des frais, les dépenses réalisées pour le compte de l’entreprise cliente sont engagées au nom de l’entreprise prestataire ;

• pour ce qui est des débours, les dépenses sont bien sûr réalisées pour le compte de l’entreprise cliente, mais également au nom de celle-ci, et l’entreprise prestataire est détentrice d’un mandat qui l’autorise à engager des frais au nom de cette entreprise cliente.

Ces différences sont importantes, en particulier sur le plan comptable. En effet, la refacturation est soumise à la TVA, alors que les débours n’y sont pas assujettis, pas plus qu’à l’impôt sur les bénéfices, car ils ne font pas partie du chiffre d’affaires, et sont comptabilisés dans des comptes de tiers. Quant au prestataire, il est remboursé de ses frais au réel.

Traitement comptable de la refacturation des frais

On recourt à un traitement comptable spécifique pour comptabiliser les frais refacturés. 

Ainsi, les dépenses refacturées doivent être comptabilisées dans le compte de classe 7 - et plus particulièrement 708 (« Produits des activités annexes »). Ce n’est donc pas le même compte que celui utilisé pour comptabiliser la prestation initiale (de service ou de vente), car ce compte faisait partie de la classe 6. Pour ce qui est de la comptabilisation des débours, il convient en revanche d’enregistrer la créance dans un compte tiers de classe 4. 

Lorsqu’un service de comptabilité veut procéder à une refacturation qui soit intégrée à la facture globale de vente ou de prestation de service qu’il adressera au client, il devra suivre étapes suivantes :

• débit du compte 411 « Clients », correspondant au montant TTC refacturé au client

• crédit du compte 708 « Produits des activités annexes », correspondant au montant hors taxes

• crédit du compte 44571 « TVA collectée », correspondant au montant de la TVA collectée

En conclusion, rappelons que si la refacturation des frais est une tâche exigeante, car il est indispensable de bien maîtriser les notions de TVA déductible et non déductible, et également de facturation HT ou TTC, rien n’empêche le service comptable de recourir à un logiciel de gestion de notes de frais pour alléger et faciliter son travail. Découvrez comment GoCardless peut vous aider avec vos paiements ad hoc ou vos paiements récurrents