Note de crédit : définition, fonctionnement

La note de crédit – ou « facture d’avoir », ou encore « avoir » –est un document comptable qui informe un client d’une rectification, voire d’une annulation, de la facture initiale et, dans certains cas, du remboursement, total ou partiel, de son paiement.

Pour résumer, la note de crédit est une « facture négative » créée pour annuler ou corriger la facture initiale.

En effet, dans différentes situations, on peut avoir besoin de rectifier ou d’annuler une facture après le règlement de celle-ci par le client. Ce qui rend l’opération délicate, c’est qu’en France, sur le plan légal, une facture ne peut pas être modifiée après son paiement, et elle ne peut pas non plus être supprimée (qu’elle ait été réglée ou pas). C’est cette complexité légale particulière qui explique l’existence de la note de crédit.

La note de crédit diminue la dette due par un client pour une ou plusieurs factures envoyées précédemment. La note de crédit représente le fait de renoncer à une partie d'une facture, ou de « neutraliser » le montant intégral de cette facture.

Dans quels cas faut-il établir une note de crédit ?

Plusieurs types de situations peuvent expliquer la nécessité, pour un chef d’entreprise, d’établir une note de crédit. On peut citer les suivantes :

• annulation d’une facture déjà réglée

• retard de livraison

• modification du montant de la facture en raison d’un retour de la marchandise par le client

• rabais consenti en raison de la non-conformité de la marchandise envoyée par rapport à celle de la commande

• rabais dans le cadre d’un geste commercial

• erreur sur une facture…

La note de crédit constitue bien sûr une « officialisation » de la correction d’une facture antérieure ; avec elle, l’administration de l’entreprise et celle du client en détiennent une trace écrite et formelle. C’est à l’entreprise créatrice de la note de crédit de décider si le montant de l'ajustement doit être remboursé, ou si le client devra la déduire d’un paiement ultérieur.

Précisons que sauf mention contraire dans les conditions de vente, la durée de validité d’une note de crédit est de cinq ans (Art. L 110-4 du Code de Commerce). Elle doit être conservée durant dix ans et rester accessible à tout moment par l’administration.

Pourquoi faut-il établir une note de crédit pour annuler une facture ?

Selon l’annexe II au Code général des impôts, il est interdit de supprimer une facture. Cette mesure a pour objectif d’assurer la continuité de la numérotation des documents.

Une facture manquante est alors comme représentant un délit de fraude fiscale. C’est pourquoi la note de crédit s’impose…

Quelles sont les mentions obligatoires sur une note de crédit ?

Une note de crédit étant considérée comme une facture négative, les règles applicables pour sa rédaction sont les mêmes que pour une facture classique. La note de crédit doit donc reprendre les mentions obligatoires sur la facture d’origine, et faire référence de façon très précise à la facture qu’elle annule ou corrige. La mention « À payer » doit être remplacée par « Net à créditer ».

En référence à la facture qu’elle annule ou corrige, la note de crédit doit aussi contenir la mention de crédit. Elle peut par exemple indiquer : « En remboursement de la facture n° xxxx, émise le JJ/MM/AAAA ».

On peut faire figurer les montants en positif, car il s’agit bien d’une note de crédit.

Récapitulation des éléments devant figurer sur une note de crédit :

• mention « note de crédit » ou « facture d’avoir »

• date d’émission de la note de crédit

• numéro de la note de crédit

• numéro de facture qu’elle annule ou modifie

• nom, adresse et adresse de facturation du client à qui on adresse la note

• date de la vente ou de la prestation de service

• identité du vendeur, nom ou dénomination sociale, n° RCS ou RM, adresse du siège, forme juridique et montant du capital en cas de société

• éventuellement, numéro du bon de commande

• désignation du produit ou de la prestation

• décompte détaillé de toutes les prestations et/ou tous les produits fournis

• prix unitaire et majorations éventuelles

• taux de TVA applicable(s)

• réductions éventuelles

• somme globale à payer (HT et TTC)

• date de règlement attendue.

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