Définir ses KPI : la clé d’un bon pilotage d’entreprise

Comment mettre en place un bon Pilotage d'Entreprise ?

Vous avez la responsabilité d’une entreprise ? Vous travaillez dans le management ? Pour garantir l’atteinte d’objectifs, il est nécessaire de mettre en place des actions de pilotage. Ainsi, il est important de fixer un objectif, un cap. Toutefois, il est tout aussi essentiel de pouvoir surveiller à chaque instant la trajectoire de votre entreprise pour voir si vous vous rapprochez de votre objectif. Pour cela, vous avez besoin d’indicateurs appelés KPI.

KPI: Définition

KPI est un acronyme anglais qui signifie « Key Performance Indicator », ce que l’on pourrait traduire en français par Indicateurs Clés de Performance. Les KPI peuvent donc se définir comme des indicateurs qui permettent de tenir à jour un tableau de bord pour suivre les performances d’une équipe, d’un service, d’une entreprise, etc. 

En fait, la notion de KPI est tirée de la littérature de management de projet et s’inscrit au sein d’une stratégie composée de trois aspects. 

• Tout d’abord, il est nécessaire d’établir un objectif ou un « critère de succès ». Par exemple, un objectif pourrait être de finir un projet dans les temps. 

• Pour atteindre cet objectif, il faut ensuite définir des « facteurs de succès ». Il s’agit d’actions qui servent l’objectif défini ci-dessus. Toujours dans l’exemple d’un projet, un facteur de succès peut être de travailler de manière plus collaborative avec un client. 

• Enfin, les KPI sont l’outil qui permet de mesurer le succès de ces facteurs. Dans l’exemple précédent, un bon KPI pourrait être le nombre de réunions organisées avec le client.

Les KPI peuvent être utilisés de façon permanente. Cela est le cas par exemple si vous voulez mesurer l’efficacité d’une activité de votre entreprise. Mais certains KPI peuvent également être temporaires, dans le cas d’une campagne spéciale par exemple. 

Suivant le domaine d’activité, les KPI peuvent être très différents. Par exemple, en gestion de projet classique, le cash-flow ou l’effectif sont des KPI classiques. Pour un site internet, des KPI marketing doivent être choisis tels que le nombre de visiteurs, le taux de conversion, le nombre de pages vues, le temps passé sur une page, etc. Pour une école, un bon KPI pourrait être le taux de passage à l’année supérieure des élèves.

Comment définir des KPI pertinents ?

Pour être utile, un indicateur KPI doit être :

• Cohérent. Le KPI doit être choisi en fonction de l’objectif recherché. Par exemple, si l’objectif est de mesurer la visibilité d’un site internet, le KPI sur le taux de conversion est moins prépondérant que celui lié au nombre de visiteurs.

• Mesurable. Le KPI doit pouvoir être comparé. C’est pourquoi, la plupart du temps, un KPI est une valeur numérique ou un pourcentage.

• Optimisé. Pour avoir du sens, le KPI doit être optimisé. Des KPI trop globaux ne permettent souvent pas d’affiner les résultats et de tirer des conclusions précises.

• Réaliste et atteignable. Certains KPI évoluent à la minute, tandis que pour d’autres, la constante de temps est beaucoup plus longue. De plus, il doit correspondre à la réalité de votre projet. Par exemple, établir un KPI d’avancement de chantier alors que le projet n’en est qu’à sa phase de conception est irréaliste et inutile. 

• Clair. Un KPI a vocation à être présenté devant le management afin de guider une prise de décision. Le KPI retenu doit donc être clair et simple à comprendre, même par des personnes peu spécialistes du domaine.

• Partagé. L’établissement de KPI joue un rôle important dans la motivation des équipes. C’est pourquoi il est important que les KPI soient définis en accord avec les personnes concernées puis partagées à tout instant du projet.

• Reporté. Un même KPI doit pouvoir être reporté au cours de réunions régulières de gestion du projet ou de réunions avec les actionnaires et management.

KPI finance, KPI marketing, KPI commerciaux, KPI RH, KPI logistique… Il existe de très nombreux indicateurs. Bien choisis, ils vous permettent de piloter au plus près vos activités. À l’inverse, s’ils sont trop nombreux et peu pertinents, vous perdez de la visibilité et vous risquez de passer à côté de problèmes qui mettent en péril votre projet. Il est donc capital de bien choisir vos KPI.