Adresser une demande de paiement au client

Les relations commerciales doivent toujours se dérouler de manière formelle, dans le respect et de manière courtoise. Il peut être sensible de devoir recouvrir une somme due envers un client et il est essentiel de savoir comment demander poliment un paiement à un client.

Demander poliment un paiement à un client nécessite de connaître la manière dont il faut adresser sa demande, les délais impartis lorsqu’il est nécessaire d’agir pour éviter une dégradation de la situation. Il sera bien entendu important de connaître la réglementation en vigueur, concernant les délais de paiement entre un client et son fournisseur. 

Demander un paiement poliment à un client est nécessaire

Tout d’abord, il sera judicieux d’agir en amont en proposant un service de paiement envers la clientèle. L’entrepreneur pourra choisir dans un premier temps un fournisseur de paiement comme Gocardless, qui permettra de recouvrir, les sommes de manière optimale, comme son service de paiement à travers le prélèvement automatique. Tout entrepreneur pourra répertorier l’ensemble de ses opérations à travers un logiciel de comptabilité et de gestion comme celui de l’entreprise Sage.

Dans le cas contraire et en cas de retard de paiement du client, il est nécessaire d’agir rapidement en demandant poliment un paiement à un client, lorsque qu’après la fourniture du bien ou du service, le paiement n’a toujours pas été honoré. Agir de manière courtoise à travers une simple relance avec une lettre ou un e-mail, peut être suffisant pour procéder au recouvrement des sommes dues.

Cela permet d’éviter un manque de trésorerie et de mettre en péril les différentes échéances de paiement que ce soit vis-à-vis de l’administration fiscale ou lors de paiements de dépenses incompressibles, comme le loyer du local commercial ou les dépenses énergétiques comme l’électricité.

Comment demander poliment un paiement à un client ? 

Il n’est pas nécessaire de saisir un juge ou un huissier de justice à travers une mise en demeure dans un premier temps. Pour demander poliment un paiement à un client, l’effectuer à l’amiable sera vraisemblablement suffisant dans de nombreuses situations. L’entrepreneur pourra procéder à la rédaction d’un e-mail de rappel de paiement qui pourra être envoyé sur plusieurs intervalles.L’entrepreneur pourra rappeler son client à travers une lettre et préciser que le paiement convenu à la date d’échéance n’a pas été effectué à la date convenue, après la prestation du service ou la livraison des marchandises. L’entrepreneur devra en outre utiliser un ton courtois et poli sans toutefois oublier d’être ferme. Il faudra rappeler de manière professionnelle le non-paiement de la part du client. En l’absence de réponse du client, il sera judicieux d’envoyer une lettre ou un e-mail de suivi. Le ton pourra être plus ferme et donner l’impression au client de lui accorder un délai supplémentaire afin de ne pas mettre en péril la relation commerciale.

Quelles sont les preuves à fournir avec la demande de paiement ?

L’entrepreneur pourra fournir la preuve de la livraison des biens ou de la fourniture du service comme une facture. Il sera également essentiel de se munir du contrat de vente pour pouvoir appuyer sa demande de paiement. 

Dans le même temps, l’entrepreneur pourra indiquer l’urgence de la situation de procéder au paiement en raison des différentes échéances de paiement à honorer pour la bonne marche de l’entreprise. 

Il sera bien évidemment important de fournir des renseignements comme le numéro de suivi, de livraison et de mettre en évidence les montants à régler. 

Résumé des étapes pour demander poliment un paiement à un client

Il est essentiel de respecter certaines étapes pour demander poliment un paiement à un client :

1. S’assurer que la facture à bien été envoyée au client. 

2. Envoyer un e-mail ou une lettre simple de demande de paiement.

3. Appeler le client par téléphone dans le cas où l’e-mail n’a pas été répondu.

4. E-mail ou lettre de relance.

5. Envisager d’autres procédures (injonction à payer et mise en demeure).

Découvrez comment GoCardless peut vous aider vos paiements ad hoc ou récurrents