« Tout fonctionne ! Désormais notre processus de facturation se fait en un ou deux clics, une fois par mois. Nous n’avons plus besoin de nous en soucier. »

John HEGGSDirecteur financier, intY

Principaux bénéfices

L’effectif dédié à la gestion des paiements est passé de 3 à 1 employé et les délais de paiement ont diminué de 67 %. La facturation a augmenté de 500 %.


Société

intY

Service

SaaS

Solution de prélèvement utilisée avant GoCardless

Prélèvement par la banque

Gain de temps depuis GoCardless

Effectif requis pour gérer les paiements passant de 3 à 1 employé

L’entreprise primée intY est un pionnier de la distribution de services en cloud pour les plus grands fournisseurs de logiciels en cloud au monde.

Cette entreprise SaaS s’associe à des milliers de revendeurs informatiques en Europe et aux États-Unis, leur permettant de revendre des abonnements pour des logiciels professionnels en cloud, tels que les services de messagerie, sécurité et sauvegarde Microsoft Office 365.

En 2014, intY a commencé à enregistrer d’excellents résultats au Royaume-Uni et en Europe continentale, mais il restait encore un obstacle à franchir, comme l’explique Chris Swanson, responsable de l'analyse de données.

« Notre processus de facturation était majoritairement manuel et sujet aux erreurs. Cela nous empêchait de progresser. Nos clients étaient le plus souvent satisfaits ; la seule chose dont ils se plaignaient était la facturation. »

Alors même que les nouvelles ventes étaient en progression, intY perdait des clients à cause d’erreurs de facturation évitables et de problèmes administratifs.

Chris et son équipe savaient qu’ils devaient automatiser leurs processus administratifs d’encaissement.

Environ la moitié de toutes les factures émises par la société étaient payées par prélèvement automatique, mais à l’époque, l’entreprise gérait cela directement avec la banque. Chris l’explique :

« Nous avions les tiroirs remplis de mandats de prélèvement et pour l’encaissement, nous devions calculer les valeurs nous-mêmes, gérer les messages d’erreur de la banque et mettre à jour les informations bancaires des clients en cas de changement. Plus nous nous développions, moins ce processus était viable. »

intY a commencé à chercher une alternative. Chris et son équipe ont d’abord tenté de transposer en ligne leur accord existant avec la banque, mais ils ont vite compris que ce serait une « tâche colossale », impliquant de la formation, une nouvelle mise en conformité et des normes de sécurité.

Chris l’explique : « En fin de compte, nous voulions que nos clients se gèrent seuls en ligne et nous souhaitions nous associer à un tiers qui pourrait s’occuper de la conformité et de la sécurité, afin de pouvoir nous concentrer sur ce que nous faisons de mieux. »

Trouver une solution de paiement qui s’intégrait aisément à leur nouveau système de facturation Zuora était également une préoccupation majeure pour Chris et son équipe.

Après avoir fait des recherches, il était clair que GoCardless était la solution parfaite.

Transition

Comme le déploiement du nouveau CRM est survenu au même moment que le transfert vers GoCardless, Chris et son équipe devaient veiller à ce que l’entreprise ne soit pas impactée.

« Le transfert des clients était ce qui m’inquiétait le plus, raconte-t-il.

À ce moment-là, la trésorerie était limitée et nous ne voulions pas rester plusieurs semaines sans pouvoir encaisser les paiements. »

Aidé d’un technicien de GoCardless et de l’équipe d’intégration, Chris raconte que la transition s’est faite de manière fluide.

« Cela a fonctionné, GoCardless a assumé le travail sur le terrain, planifié le processus et les délais, confirmé l’exactitude des données des clients et mis à jour celles qui étaient fausses, géré tous les détails techniques et généré des modèles pour avertir les clients. Nous nous sommes contentés de fournir une liste de mandats. »

Le transfert des clients a pris environ deux mois, dont un mois de période de préavis pour la banque. « La vérification des données n’a duré que quelques semaines, j’ai trouvé cela très rapide, » ajoute Chris.

Impact

L’impact du transfert vers GoCardless est visible et considérable, relève Chris, passé d’un poste au service financier à un poste dans la veille économique.

« Une fois terminé le déploiement, je m’étais mis moi-même au chômage technique ! Nous avons multiplié nos revenus par 5 depuis que nous avons intégré GoCardless, tout en réduisant l’effectif dédié à l’encaissement des paiements de 3 à 1 personne. Cela signifie que j’ai pu accéder à un poste qui apporte une valeur ajoutée supplémentaire à l’entreprise. »

John Heggs est désormais chargé du contrôle des crédits et du registre des ventes.

Avec GoCardless et Zuora, nous bénéficions d’un processus de facturation en un ou deux clics une fois par mois. Cela nous enlève une charge de travail, nous n’avons plus besoin de nous en soucier. Étant donnée la taille de notre entreprise et les sommes que nous facturons mensuellement, je trouve qu’avoir une seule personne chargée du contrôle des crédits et des comptes débiteurs est une grande avancée. Cette personne peut gérer les cycles de paiement avec efficacité et fluidité grâce à l’automatisation de GoCardless et à son intégration à Zuora.

Trésorerie boostée

intY a également constaté une diminution de 67 % des délais de paiement (ou délais de recouvrement des créances) depuis son passage à GoCardless.

Chris l’explique : « Tout le processus de comptabilité est accéléré et nous avons éliminé les erreurs de facturation. De plus, il est plus facile désormais pour les nouveaux clients de souscrire au prélèvement automatique, ce qui signifie que nous avons moins de clients qui ont recours au virement bancaire. Tout ceci favorise notre flux de trésorerie. »

Conformité et sécurité

La transition a également été bien accueillie par les clients, note Chris. « Certains de nos plus gros clients étaient ravis de savoir que nous collaborions avec un partenaire spécialisé dans le prélèvement automatique comme GoCardless, dont la compétence en matière de sécurité est reconnue. »

L’association avec GoCardless a aidé intY à se conformer aux obligations du RGPD, ajoute John.

Aujourd’hui, intY n’a pas besoin de gérer les données bancaires des clients, ce qui nous a permis de nous conformer aux normes RGPD.

Une offre renforcée en Europe

Chris explique que intY a atteint son objectif de proposer un système de facturation automatisé et évolutif. Toutefois, ce n’est pas le seul effet bénéfique de la transition vers GoCardless.

« Lorsque nous avons essayé de vendre en Europe continentale en utilisant uniquement la carte bancaire ou le virement bancaire comme modes de paiement, nous avons eu du mal, car les entreprises ciblées préféraient le prélèvement automatique SEPA. Maintenant que nous offrons le prélèvement SEPA via GoCardless, nous sommes considérés comme une entreprise plus fiable et plus importante dans ces régions. »

Alors, pour conclure, comment John résumerait-il son expérience de GoCardless :

C’est un service qui fonctionne, tout simplement. En toutes circonstances. Nous ne sommes plus confrontés à des plaintes ou des problèmes de paiement. En tant que directeur financier, que demander de plus ?


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GoCardless Ltd. est un Etablissement de Paiement Agréé, autorisé par l’autorité britannique FCA (Financial Conduct Authority) et habilité à prélever des paiements à travers l’Union Européenne.