¿Se están perdiendo las empresas todo el poder de la tecnología SaaS?

Las herramientas SaaS (Software-as-a-Service) son el motor que impulsa la industria de computación en la nube. No es de extrañar que tantas empresas hayan empezado a utilizar a este tipo de tecnología externa teniendo en cuenta el ahorro que supone, la facilidad de implementación, y la flexibilidad que ofrece.

Pero hay muchas compañías que todavía consideran los SaaS son solo útiles para sus ventas, sus finanzas y su contabilidad. Hay muy pocas empresas que entienden que esto es tan sólo la punta del iceberg: las soluciones SaaS también existen para brindar ayuda en áreas como los Recursos Humanos, Marketing, y CRM. ¿Por qué los jefes no se dan cuenta de que esta tecnología puede mejorar drásticamente la eficiencia de una larga lista de necesidades empresariales? Más de la mitad de las pymes tienen al menos una suscripción Saas activa, según GoCardless.

El increíble auge de las SaaS

En verdad, las SaaS están en todas partes, incluyendo a quienes tienen al menos una cuenta de correo electrónico de Gmail o Yahoo. Las empresas no son diferentes, y GoCardless trabaja cada vez con más con operadores SaaS prestando servicios esenciales a las compañías, procesando el pago regular de suscripciones mediante domiciliación bancaria. Pero, aún aquellos que han adoptado modelos de SaaS no están aprovechando todos los beneficios que ofrecen.

Alrededor de una cuarta parte de las empresas utilizan SaaS para sus finanzas y su contabilidad, y una de cada cinco confirma que le resulta útil para el seguimiento de las ventas. Sin embargo, tan solo el 16% de las grandes compañías han adoptado estos productos para sus necesidades de RRHH, Marketing, y Servicios al Cliente. Estas compañías están exponiéndose a una gran desventaja competitiva.

Ed Shelley, director de contenidos de la plataforma de analítica SaaS ChartMogul, cree que las empresas que actualmente no utilizan estos recursos externos para departamentos que no están relacionados con las finanzas, están limitando su potencial de manera muy significativa. Además, añade: “RRHH, Marketing, y CRM son los tres verticales donde SaaS ha revolucionado las operaciones empresariales, proporcionando una gran cantidad de opciones y mayor automatización”.

"Existen numerosas ventajas: la facilidad de incorporar la tecnología, mayor accesibilidad, y menor compromiso. Las personas pueden experimentar para ver lo que les funciona. Además, estas herramientas son democratizadoras: no se requieren conocimientos especializados para utilizarlas.»

La necesidad de una mejor educación en SaaS

Muchos empresarios simplemente no son conscientes de lo que se puede lograr mediante SaaS. Pero incluso algunos jefes diestros en tecnología piensan que es difícil obtener un claro indicativo del retorno sobre la inversión (ROI) en áreas menos cuantificables que las finanzas o las ventas. Aquí es donde resulta clave la educación, ya que las pruebas indican que las SaaS pueden ser beneficiosas para todos los aspectos de una empresa.

Los ahorros son demostrables para una variedad de funciones empresariales, según el análisis del ROI de las SaaS llevado a cabo por la empresa Forrester. En primer lugar, están los gastos iniciales para la puesta en marcha de un sistema, que son muy bajos o prácticamente inexistentes. La competencia entre los proveedores de SaaS es tal que la factura inicial resulta muy asequible para el usuario empresarial. Pero el coste es lo de menos. La flexibilidad, funcionalidad y capacidad de escalar hacia arriba o abajo son las mayores ventajas para la mayoría de las empresas.

Los investigadores de Forrester también determinaron que las herramientas SaaS son mucho más rápidas de implementar que las aplicaciones in-situ, con tasas de adopción personal que a menudo resultan mejores que los sistemas alojados en las mismas instalaciones. Muchas aplicaciones SaaS tienen una interfaz de usuario similar a las de los programas web, haciendo que sean más intuitivas para los nuevos usuarios, lo que se traduce en un descenso de los costes de soporte empresarial.

Las SaaS también ofrecen ventajas a la hora de ofrecer actualizaciones fluidas, automáticas y frecuentes como parte de la tarifa de suscripción básica. Independientemente del ámbito de la operación de que se trate, las ventajas son claras. Pero el reto para los proveedores es comunicar esto a los empresarios.

Ventajas globales

Dan May es el director comercial de la empresa de soporte informático Ramsac. La empresa cuenta con 60 empleados, y decidieron usar la herramienta SaaS de breatheHR hace cuatro años como parte de la iniciativa de Ramsac de convertirse en una organización libre de papel. Pero May también se quedó impresionado con la gran mejora en el acceso a la información sobre el personal que proporcionaba a los empleados, además de ahorrar muchas horas cada mes que se utilizaban para la recopilación de datos.

Según May: “El sistema breatheHR proporciona información a aquellos que realmente lo necesitan. Hicimos una prueba durante un mes, y nos dimos cuenta de que la herramienta se pagaría sola en muy poco tiempo debido a las horas de trabajo de empleados que se ahorrarían, el control adicional que nos proporcionaba, y la flexibilidad que le proporcionaba a nuestra plantilla al poder rellenar sus reclamaciones de gastos de manera remota.»

Jonathan Richards, CEO de breatheHR, cree que el uso de una plataforma SaaS para gestionar los Recursos Humanos fortalece la cultura de la empresa, lo que tiene un impacto real en cuanto a la satisfacción y retención del personal. Para Richards: «Un sistema en la nube proporciona a las empresas mayores perspectivas cuando más lo necesitan, además de los accesos directos que siempre son bienvenidos. Las tecnologías en la nube y SaaS hacen que departamentos como el de RRHH tengan mayor poder tanto para el empleado como para la empresa.»

El trabajo de Ramsac supone una mayor percepción de las necesidades informáticas de sus clientes, y May ha identificado lo que él ve como las barreras clave para que las empresas adopten los servicios SaaS. Cree que mientras que los temores acerca de la seguridad de los proveedores externos han desaparecido en gran medida, una mala velocidad del internet es un obstáculo para la adopción de estas nuevas formas de trabajar.

Retos en la amplia adopción de SaaS

«Un factor limitante es la infraestructura de internet en este país, en el que hay muchas empresas que aún no disponen de una banda ancha de alta velocidad que sea fiable", nos comenta. «Es posible que también haya un problema en cuanto al conocimiento de los productos disponibles. Por ejemplo, los modelos Sage y Xero para contabilidad se anuncian en muchos medios, pero algunos empresarios tienen un concepto anticuado sobre Marketing o el software de RRHH, y piensan que son muy caros. Estas cuestiones están muy abajo en la lista de prioridades, y muchos de ellos no investigan para descubrir que sus suposiciones son equivocadas.»

Sin embargo, Shelley es optimista en cuanto a que el comportamiento está cambiando con la llegada de jóvenes empresarios, «las nuevas y pequeñas empresas suelen estar más abiertas a este tipo de software, y no notan tanto el cambio como las empresas más grandes. Y no sólo se trata de las empresas tecnológicas - vemos muchas empresas offline como gimnasios, las de entrega de alimentos, cualquiera de ellas, que utilizan SaaS con estupendos resultados.

«Aquellos que empiezan ahora han crecido con la idea de que todo es un servicio, alquilando cosas en vez de comprarlas, y poder encender y apagar los servicios como si de una suscripción de Netflix se tratara. Esa actitud se extenderá a nivel empresarial, y puedo predecir que pronto veremos como las herramientas SaaS se utilizarán de manera más extendida en todas las industrias y funciones empresariales.» concluye Shelley.