Was ist Forderungsmanagement?

Die pünktliche Begleichung offener Rechnungen spielt eine wichtige Rolle in der Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Denn Zahlungsverzug oder gar ein Forderungsausfall können zu finanziellen Engpässen führen. Um diesen vorzubeugen, setzen viele Unternehmen auf Forderungsmanagement. Dieses soll Zahlungsausfälle vermeiden und zeitnah auf eventuelle Verzögerungen reagieren. Lesen Sie in diesem Artikel alles über Forderungsmanagement in der Praxis.

Forderungsmanagement: Aufgaben und Ziele

Unter die Aufgaben des Forderungsmanagements fallen alle Schritte, die Zahlungsausfälle vermeiden sollen. Es handelt nicht erst bei bereits eingetretenem Zahlungsverzug, sondern trifft bereits vorbeugende Maßnahmen. Ein anderer Begriff ist das Debitorenmanagement. In vielen Unternehmen gehört dies zum innerbetrieblichen Rechnungswesen, manche Betriebe setzen jedoch auch auf externes Forderungsmanagement.

Das Forderungsmanagement arbeitet eng mit dem Verkauf und der Finanzabteilung zusammen. Dabei geht es beispielsweise um die maximalen Außenstände pro Kunde, die Budgetplanung und die Ergreifung von Maßnahmen bei Zahlungsverzug und -ausfall.

Präventive Maßnahmen

Forderungsmanagement in der Praxis bedeutet vor allem, präventive Maßnahmen zu treffen. Denn im Idealfall soll es gar nicht erst zu finanziellen Einbußen kommen. Dazu zählen beispielsweise die Bonitätsprüfung von (Neu-)Kunden, der Abschluss einer Kreditversicherung bzw. Forderungsausfallversicherung oder eine im Vertrag festgehaltene Fälligkeitsklausel. Zudem empfiehlt es sich, Themen wie Mahnkosten und Inkassokosten bereits in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen anzusprechen.

Auch mit Ihren angebotenen Zahlungsoptionen können Sie das Risiko minimieren: Indem Sie auf Pull-Payments setzen, haben Sie die Kontrolle über eingehende Zahlungen. Das ist beispielsweise beim Lastschriftverfahren der Fall. Hier muss der Schuldner keine Bezahlung anweisen, sondern der Gläubiger zieht die entsprechende Summe vom angegebenen Konto ein.

Mit GoCardless lässt sich dieses Verfahren schnell und einfach einrichten. Zudem bietet GoCardless Ihnen eine Übersicht über offene und noch ausstehende Lastschriften. Das macht es dem Forderungsmanagement einfacher, offene Rechnungen und Forderungen nachzuvollziehen. Praktisch ist hier auch das Success+ Feature, das automatisch versucht, fehlgeschlagene Zahlungen erneut abzubuchen.

So wird das Forderungsmanagement entlastet und die Mitarbeiter müssen weniger Zeit mit der manuellen Verfolgung verspäteter oder ausgefallener Zahlungen verbringen. Das bedeutet: Weniger Stress, verbesserter Cashflow und mehr Zeit und Energie für das Unternehmenswachstum.

Was tun bei Zahlungsverzug?

Trotz präventiver Maßnahmen kann es in manchen Fällen zu einem Zahlungsverzug kommen. Von Zahlungsverzug spricht man dann, wenn die zahlungspflichtige Seite eine offene Forderung nach Verstreichen des Zahlungsziels nicht beglichen hat. Auch diese Situation fällt unter die Aufgaben des Forderungsmanagements, denn es hält ein genaues Auge auf rechtzeitige Zahlungseingänge. Am einfachsten lässt sich das mittels automatisierter Rechnungsverarbeitung nachhalten.

In der Regel beginnt die Verfolgung des Zahlungsverzugs mit der Kontaktaufnahme mit dem Schuldner. Bleibt das Gespräch erfolglos, folgt ein Mahnschreiben. Bei weiterhin unbeglichener Forderung sind ein Mahnverfahren und sogar eine Zwangsvollstreckung möglich. Da all diese Prozesse zeit- und kostenintensiv sind, bietet sich vor allem für Kleinunternehmen ein externes Forderungsmanagement an.

Forderungsmanagement in der Praxis: Ein Beispiel

Nehmen wir an, ein Neukunde bestellt Ware im Wert von 2.000 Euro bei einem Händler. Da es sich um einen unbekannten Kunden handelt, führt das Forderungsmanagement zunächst eine Bonitätsprüfung durch. Diese zeigt keine auffälligen Ergebnisse. Der Kauf geschieht auf Rechnung, in seinem Vertrag hat der Händler ein Zahlungsziel von 14 Tagen nach Erhalt der Ware festgelegt.

Das Forderungsmanagement ist nun für die Erstellung der Rechnung zuständig. Zudem hält es das genaue Fälligkeitsdatum fest. Bei gut organisierter Rechnungsverarbeitung erhält die Abteilung automatisch eine Benachrichtigung, wenn das Zahlungsziel nicht eingehalten wurde.

Als erstes setzt es sich dann mit dem Kunden in Verbindung. Findet keine Einigung statt, so setzt die Abteilung ein Mahnschreiben auf. Wieder notiert es die genauen Daten des Sendedatums und der Frist. Das Forderungsmanagement verfolgt die Mahnschreiben und leitet bei erfolgloser Kontaktaufnahme ein Mahnverfahren ein.

All diese Verfahren sind sehr zeit- und kostenintensiv. Daher sind präventive Maßnahmen, wie beispielsweise die Umstellung aufs Lastschriftverfahren, das A und O für die Liquidität und den Cashflow eines Unternehmens – und das für Betriebe jeder Größe.

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