Was ist eine Pro-Forma-Rechnung?

Der Begriff Pro-Forma-Rechnung wird vor allem beim Export von Waren verwendet. Auch bei der Bezahlung per Vorkasse kommt sie zum Einsatz. Sie bezeichnet eine Rechnung, die eigentlich keine ist. Sprich: Sie fordert den Empfänger nicht direkt zur Zahlung auf. Doch welchen Sinn und Zweck hat eine Pro-Forma-Rechnung? Erfahren Sie hier mehr über die Bedeutung des Begriffs und über den Unterschied zwischen Pro-Forma-Rechnung und Handelsrechnung.

Pro-Forma-Rechnung: Bedeutung

Wie eingangs erwähnt ist eine Pro-Forma-Rechnung keine „richtige“ Rechnung. Pro-Forma-Rechnungen liegen beispielsweise bei Exporten von EU-Ländern in Nicht-EU-Länder bei. Sie dienen dazu, den Warenwert für steuerliche Zwecke darzulegen sowie die Waren für den Zoll zu deklarieren. Das ist allerdings nur bei Geschenksendungen oder Warenproben der Fall. Die haben nämlich „offiziell“ keinen Wert. Schicken Sie beispielsweise ein Paket in die USA, kann mittels einer Pro-Forma-Rechnung sofort an der Landesgrenze geprüft werden, wie hoch der Warenwert ist und um welche Art von Sendung es sich handelt. Die Pro-Forma-Rechnung ersetzt dabei nicht die Handelsrechnung. Zudem kann eine Pro-Forma-Rechnung nicht einfach in eine Handelsrechnung umgewandelt werden.

Eine kleine Ausnahme gilt in der Buchhaltung: Liegt die Handelsrechnung noch nicht als Beleg vor, so kann man die Pro-Forma-Rechnung als Platzhalter verwenden. Sobald die Originalrechnung vorliegt, muss sie in den Unterlagen anstelle der Pro-Forma-Rechnung abgeheftet werden.

Zudem gibt es noch ein weiteres Anwendungsgebiet. So kommt eine Pro-Forma-Rechnung bei Vorkasse zum Einsatz. Hier handelt es sich um einen Sonderfall. Der Händler sendet die Pro-Forma-Rechnung an den Käufer, um einen Beleg über die zu liefernden Waren auszustellen. Allerdings enthält die Rechnung in diesem Fall eine Zahlungsaufforderung. Nach erfolgreichem Zahlungseingang bekommt der Kunde dann noch einmal einen separaten Beleg.

Was ist der Unterschied zwischen Pro-Forma-Rechnung und Handelsrechnung?

Eine Pro-Forma-Rechnung kann zweierlei Bedeutung haben:

• Beim Versand von Paketen von EU-Ländern in Nicht-EU-Länder belegt sie den Warenwert eines Pakets. Das ist für den Zoll wichtig

• Beim Kauf auf Vorkasse belegt sie die zu zahlenden Waren und den zu zahlenden Betrag. In diesem Fall gilt sie eher als Auftragsbestätigung

Auch eine Handelsrechnung wird beim Export von Waren in Länder außerhalb der Europäischen Union gebraucht. Dabei geht es jedoch nicht um Geschenksendungen oder Warenproben, sondern um tatsächlich ver- bzw. gekaufte Waren aus dem Handel. Zudem ist eine Handelsrechnung immer erforderlich, wenn der Warenwert 330 Euro übersteigt. Das gilt auch für Geschenksendungen.

Besonders wichtig ist, dass eine Pro-Forma-Rechnung nicht in eine Handelsrechnung umgewandelt werden darf! Die beiden Rechnungsarten müssen separat erstellt werden – auch, wenn die meisten inhaltlichen Angaben identisch sind.

Wie muss eine Pro-Forma-Rechnung aussehen?

Obwohl es einen rechtlichen Unterschied zwischen Pro-Forma- und Handelsrechnungen gibt, ähneln sich die Angaben auf beiden Rechnungsarten sehr. Ein wichtiger Unterschied ist jedoch, dass das Dokument klar mit dem Wort „Pro forma“ gekennzeichnet sein muss. Zudem muss ein entsprechender Vermerk gemacht werden, z. B. „Supplied Free Of Cost“, „Geschenksendung“ oder „Zur Vorlage beim Zoll“.

Außerdem müssen folgende Daten auf der Pro-Forma-Rechnung stehen:

• Die Kontaktdaten des Senders und Empfängers, inklusive Telefonnummern, Liefer- und Rechnungsanschrift

• Rechnungsnummer und Ausstellungsort

• Lieferdatum, Lieferbedingungen und Leistungen/Waren (inkl. Bezeichnung und Menge der Leistungen/Waren)

• Einzel- und Gesamtpreis

• Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-ID), Handelsregisternummer und EORI-Nummer des Händlers

• Kosten bzgl. Verpackung, Versicherung und Transport

Senden Sie eine Geschenksendung in ein Land außerhalb der Europäischen Union, so ist in jedem Fall ein Beleg notwendig, der den Warenwert des Pakets bestätigt – eine Pro-Forma-Rechnung. Handelt es sich um eine geschäftliche Lieferung oder übersteigt der Warenwert 330 Euro, muss eine Handelsrechnung beiliegen. Beide Dokumente sind wichtig, um die reibungslose Lieferung zu garantieren.

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