Was sind eigentlich Rückstellungen, wie buche ich sie und wie löse ich sie auf?

Eine ordnungsgemäße Buchführung kommt nicht ohne Rückstellungen aus – schließlich gehören sie zur Bilanzierung und somit zum Jahresabschluss. In diesem Artikel beschreiben wir, worum es sich bei Rückstellungen handelt, wie sie gebildet und wieder aufgelöst werden.

Was sind Rückstellungen und wozu dienen sie?

Um Rückstellungen zu verstehen, muss zuerst der Begriff der Verbindlichkeiten geklärt sein. Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen eines Schuldners gegenüber einem Gläubiger. Bei einer periodenübergreifenden Betrachtung (am Jahresende) können sie ganz einfach passiviert in die Bilanz eingehen. Rückstellungen sind ebenfalls Verbindlichkeiten, deren Höhe allerdings nicht feststeht. Da man jedoch weiß, dass sie mit sehr großer Sicherheit anfallen werden, können sie (und müssen teilweise) ebenfalls im Jahresabschluss in der Bilanz passiviert werden. Wenn beispielsweise gegen ein Unternehmen eine Klage eingereicht wird und die Erfolgschancen eines Prozesses als sehr gering eingeschätzt werden, müssen Prozessrückstellungen gebildet werden. Wie hoch die zukünftigen Kosten sind, kann nicht vorhergesehen und muss näherungsweise bestimmt werden. Da aber davon ausgegangen werden kann, dass Kosten anfallen, muss auch eine Rückstellung gebildet werden.

Rückstellungen dienen somit dazu, Verbindlichkeiten im Folgejahr abzudecken, deren Ursache im laufenden Geschäftsjahr liegt. Da sie als Aufwand gebucht werden, mindern sie den Gewinn zum Jahresabschluss und damit die Steuerlast eines Betriebs. Außerdem sind Rückstellungen gesetzlich geregelt und teilweise sogar verpflichtend.

Welche Arten von Rückstellungen gibt es?

Eine erste Unterscheidung von Rückstellungen kann man vornehmen, indem man sie in Schuld- und Aufwandsrückstellungen unterscheidet. Bei Schuldrückstellungen gibt es (wie der Name bereits vermuten lässt) eine Schuld, also eine Verpflichtung einem Dritten gegenüber. Das sind zum Beispiel Pensions-, Steuer- oder Prozessrückstellungen.

Bei der Bildung von Aufwandsrückstellungen geht man von einer kostenintensiven Instandhaltungsmaßnahme oder Investition aus, deren Ursache im Geschäftsjahr liegt, die allerdings erst im Folgejahr durchgeführt wird (beispielsweise Baumaßnahmen, die im Winter nicht durchgeführt werden können). Dabei spricht man von einer Selbstverpflichtung, da die Schuld nicht gegenüber Dritten besteht. Die Investition bzw. Instandhaltungsmaßnahme, für die eine Rückstellung gebildet wird, muss jedoch innerhalb von drei Monaten nach Jahresabschluss durchgeführt werden.

Das HGB (sh. § 266 Abs. 3 B I-III) hingegen unterteilt Rückstellungen in Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und Sonstige Rückstellungen.

Als Pensionsrückstellungen werden Rückstellungen bezeichnet, die für Zahlungen aus der betrieblichen Altersversorgung gebildet werden. Sie sollen später an die anspruchsberechtigten Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Bei Steuerrückstellungen müssen die Steuern und Abgaben angegeben werden, die innerhalb des betrachteten Geschäftsjahres wirtschaftlich entstanden sind, wenn die Höhe dieser noch nicht feststeht.

Zu den sonstigen Rückstellungen gehören:

- Drohverlustrückstellungen

- Kulanzrückstellungen

- Rückstellungen für Garantieverpflichtungen

- Prozessrückstellungen

- Provisionsrückstellungen

- Jahresabschluss- und Prüfungsrückstellungen

- Aufwandsrückstellungen

Muss ich eine Rückstellung bilden?

In manchen Fällen gibt es ein Passivierungswahlrecht, sodass der Unternehmer entscheiden kann, ob eine Rückstellung gebildet wird oder nicht. Dazu zählt zum Beispiel, wenn eine Instandhaltungsmaßnahme erst nach dem dritten Monat des neuen Geschäftsjahres ausgeführt werden soll.

In anderen Fällen gibt der Gesetzgeber eine Passivierungspflicht vor. Dazu zählen:

- Ungewisse Verbindlichkeiten

- Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften

- Unterlassene Aufwendungen für die Instandhaltung, die im folgenden Jahr innerhalb von drei Monaten nachgeholt wird

- Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt wird

- Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden (Kulanz)

Warum bilde ich Rückstellungen?

Rückstellungen werden also aus drei Gründen gebildet:

1. Absicherung vor Verbindlichkeiten aus dem vergangenen Geschäftsjahr

2. Minderung von Gewinn und Steuerlast

3. Gesetzliche Verpflichtung

Wie kann ich eine Rückstellung buchen?

Bei Rückstellungen handelt es sich um Passivkonten, die somit stets im Haben zu buchen sind. Ein Buchungssatz für eine Rückstellung kann zum Beispiel so aussehen:

Aufwand 100.000 € an Rückstellung 100.000 €

Wie kann ich eine Rückstellung wieder auflösen?

Sobald der Grund für eine Rückstellung entfällt (also die Höhe der Steuerbelastung oder der Prozesskosten feststehen), müssen Rückstellungen wieder aufgelöst werden. Dabei gibt es drei Möglichkeiten:

1. Die entstandenen Kosten sind höher als die gebildete Rückstellung

In diesem Fall reicht die Rückstellung nicht aus, um die Kosten zu decken und es muss ein periodenfremder Aufwand gebucht werden:

Rückstellung 100.000 € an Bank 120.000 €

Periodenfremder Aufwand 20.000 €

2. Die entstandenen Kosten sind genauso hoch wie die gebildete Rückstellung

In diesem Fall kann die Rückstellung ganz einfach aufgelöst werden:

Rückstellung 100.000 € an Bank 100.000 €

3. Die entstandenen Kosten sind höher als die gebildete Rückstellung

In diesem Fall sind die erwarteten Kosten höher als die tatsächlichen Kosten und es muss ein periodenfremder Ertrag gebucht werden: 

Rückstellung 100.000 € an Bank 80.000 €

Periodenfremder Ertrag 20.000 €