Tipps für die Erstellung einer Schlussrechnung

Wenn Sie für ein langes Projekt mit einem:einer Kund:in Abschlagsrechnungen in den Zahlungsmodalitäten vereinbaren, wird die abschließende Rechnung nach Fertigstellung des jeweiligen Projekts Schlussrechnung oder auch Endrechnung genannt.

Sie müssen eine Schlussrechnung – diese wird insbesondere im Umsatzsteuergesetz auch gerne Endrechnung genannt – dann ausstellen, wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, für das Sie bereits Abschlags- oder Akontozahlungen von dem:der Kund:in erhalten haben. Bei der Erstellung einer Schlussrechnung gibt es einige Dinge zu beachten, weshalb wir diesen Blogbeitrag für Sie verfasst haben.

Wenn Sie sich noch nicht eingehend über Abschlagsrechnungen informiert haben, können Sie sich unsere informativen Blogbeiträge zu diesem Thema ansehen. In den drei Artikeln zu den Themen, was eine Abschlagszahlung ist, was eine Abschlagsrechnung ist und wann Sie eingesetzt wird, sowie was bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung zu beachten ist, finden Sie bestimmt alles, was Sie brauchen – inklusive einer praktischen Akontorechnungsvorlage zum Herunterladen, die Sie als Muster verwenden und personalisieren können.

Wann wird eine Schlussrechnung verwendet?

Es gibt verschiedene Situationen und Branchen, in denen eine Schlussrechnung notwendig ist. Üblich sind Endrechnungen beispielsweise im Baugewerbe oder bei der Heizkostenabrechnung, aber auch bei Projekten in allen anderen Industriezweigen, die sich über mehrere Monate oder Jahre erstrecken. In diesen Fällen wird gerne auf Abschlagszahlungen zurückgegriffen, um sicherzustellen, dass es bei den Auftraggeber:innen auf der einen Seite nicht zu einer Zahlungsunfähigkeit kommt, und dass bei den Auftragnehmer:innen auf der anderen Seite die Liquidität bestehen bleibt. Je nach Größe und dementsprechend dem Zeitraum, über den sich das Projekt erstreckt, gibt es mehr oder weniger Abschlagszahlungen. Wichtig ist hier jedoch, dass diese immer einer bereits erbrachten Leistung entsprechen müssen.

Wenn ein langfristiges Projekt nun abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, eine Endrechnung zu stellen. Diese unterscheidet sich von der normalen Standardrechnung insofern, als dass hier alle bereits in den Abschlagsrechnungen inkludierten Zahlungen berücksichtigt werden müssen. Zusätzlich zu unseren Tipps für die Erstellung von regulären Rechnung gibt es bei Schlussrechnungen noch einige weitere Dinge zu beachten.

Vergessen Sie zum Beispiel auf keinen Fall, jede einzelne der im Zuge des Projekts beglichenen Akontorechnungen zu nennen, damit hier alles seine Richtigkeit hat – und vergessen Sie nicht, dass bei den Abschlagsrechnungen die Umsatzsteuer bereits erhoben wurde.

Vorsicht vor der Umsatzsteuer auf der Endrechnung

Ein häufiger Fehler bei Endrechnungen betrifft nämlich die Berechnung der Umsatzsteuer. Das liegt daran, dass die Umsatzsteuer auch auf jeder der bereits beglichenen Abschlagsrechnungen inkludiert war und direkt abgeführt werden muss. Damit Sie Ihren Kund:innen also nicht zu viel oder zu wenig Umsatzsteuer verrechnen, ist es am besten, wenn Sie auf der Schlussrechnung sowohl den Nettobetrag als auch den Bruttobetrag der einzelnen Akontorechnungen aufführen.

Damit Ihnen hierbei sicher kein Fehler passiert, haben wir dem Thema der korrekten Erstellung einer Endrechnung einen eigenen Blogbeitrag gewidmet. Darin finden Sie eine praktische Zusammenfassung der häufigsten Fehler bei Endrechnungen, aller notwendigen Pflichtangaben und eine praktische Checkliste. Außerdem haben wir eine Vorlage für Schlussrechnungen zum Herunterladen für Sie erstellt, die Sie für Ihre Zwecke personalisieren und nutzen können.

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