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Rechnung stellen als Freiberufler: So geht’s

Jeder Freiberufler – oft wird auch der englische Begriff „Freelancer“ verwendet – stellt früher oder später seine erste Rechnung. Doch im Regel-Dschungel kann es schon mal undurchsichtig werden. Welche Angaben müssen unbedingt auf der Rechnung enthalten sein? Und was müssen Sie noch beachten, wenn Sie als Freiberufler eine Rechnung schreiben? Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Artikel.

Wer gilt in Deutschland als Freiberufler?

Tatsächlich ist der Begriff des Freiberuflers beziehungsweise die Definition der freien Berufe in Deutschland gesetzlich geregelt. Das Einkommensteuergesetz (EstG) sieht darunter alle Berufe, die eine „selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ sind. Freiberufler sind keine Gewerbetreibenden, dürfen also nicht im Handel tätig sein. Dadurch müssen sie beispielsweise auch keine Gewerbesteuer zahlen und sich nicht im Handelsregister eintragen lassen. Trotzdem müssen natürlich auch Freiberufler Rechnungen schreiben – ohne Rechnung, keine Bezahlung.

Was gehört auf eine Freelancer-Rechnung?

Es gibt einige Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen. Dazu zählen:

  • Die Firmenbezeichnung und -adresse des Freiberuflers.

  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Freiberuflers.

  • Die Firmenbezeichnung und Rechnungsadresse des Empfängers/des Kunden.

  • Eine fortlaufende, einzigartige Rechnungsnummer.

  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

  • Art der ausgeführten Leistung und ggf. Anzahl der Arbeitsstunden.

  • Der Termin oder Zeitraum der ausgeführten Leistung.

  • Brutto- und Nettopreis.

  • Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

  • Das Zahlungsziel.

  • Die Kontodaten des Freiberuflers.

Auf den ersten Blick sieht dies erstmal wie eine ellenlange Liste aus. Vieles davon ist jedoch selbsterklärend. Trotzdem bietet es sich an, eine Rechnung für Freiberufler als Vorlage zu erstellen. Diese kann man entweder aus dem Internet herunterladen oder selbst kreieren. Auch elektronische Buchhaltungsprogramme, wie beispielsweise Xero, können Rechnungen automatisch erstellen und versenden.

Wie das Layout der Rechnung aussieht, ist im Grunde genommen egal. Sie sollte nur übersichtlich sein und in jedem Fall die oben genannten Angaben enthalten. Das gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen. Dazu können Sie natürlich noch individuelle Angaben, wie zum Beispiel eine Kundennummer hinzufügen.

Das Wort „Rechnung“ muss nicht unbedingt auf dem Dokument stehen, doch zur einfacheren Zuordnung empfiehlt es sich, dies irgendwo zu vermerken. Auch andere gängige Bezeichnungen, wie Leistungsabrechnung oder Honorarabrechnung sind erlaubt.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Ist die Rechnung geschrieben, aber eine oder mehrere Pflichtangaben wurden vergessen, kann das unangenehme Folgen mit sich bringen. Der Rechnungsempfänger ist zum Beispiel dazu berechtigt, die Rechnung nicht zu bezahlen. Oft zeigen sich Kunden zwar kulant und weisen den Freiberufler auf die Fehler hin, doch das ist nicht immer der Fall.

Überprüfen weder der Kunde noch der Freelancer die Rechnung und es kommt zu einer Steuerprüfung durch das Finanzamt, kann dieses die Anerkennung der Rechnung(en) verweigern. Daher ist die Nutzung einer Rechnungsvorlage oder eines Buchhaltungsprogrammes sehr ratsam.

Worauf muss ein Freiberufler sonst bei der Buchhaltung achten?

Für eine korrekte Buchführung muss jede Rechnung zunächst mit allen notwendigen Angaben ausgestellt sein. Wichtig dabei ist, dass die Rechnung höchstens sechs Monate nach Erbringung der Leistung gestellt werden kann, danach verfällt der Anspruch und die Forderung verjährt automatisch. Zusammen mit anderen wichtigen Dokumenten müssen die Rechnungen digital oder auf Papier archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt werden. Im Falle einer Steuerprüfung braucht das Finanzamt nämlich Zugriff darauf.

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