Kleinunternehmer: Was muss in einer Auslands-Rechnung stehen?

Wahrscheinlich beherrschen Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kunden im Inland bereits. Doch was passiert, wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung an Kunden in einem EU-Land verkaufen?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie auf einer Rechnung für ein anderes Land angeben sollen, machen Sie sich keine Sorgen. In diesem Guide erläutern wir Ihnen alles, was Sie über Kleinunternehmer-Auslands-Rechnungen wissen müssen.

Als Erstes müssen Sie prüfen, ob Sie ein typischer Unternehmer sind und ob Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben. Mit dieser können Sie die auf Ihre Verkäufe erhobenen Steuern abführen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie auch prüfen, ob Ihr Kunde in seinem Land für die Mehrwertsteuer registriert ist.

Was muss auf jeder Kleinunternehmer EU-Rechnung enthalten sein?

Nach der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie muss eine vollständige Rechnung Folgendes enthalten:

• das Datum der Ausstellung

• eine eindeutige fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung

• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten

• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden

• den vollständigen Namen und die Anschrift des Lieferanten

• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden

• eine Beschreibung der Menge und der Art der gelieferten Waren oder der Art und des Umfangs der erbrachten Dienstleistungen

• der Preis pro Einheit der Waren oder Dienstleistungen (dies beinhaltet keine Steuern, Rabatte oder Nachlässe, es sei denn, diese sind Teil des Einheitspreises)

• das Transaktions- und Zahlungsdatum (falls dieses vom Rechnungsdatum abweicht)

• der angewandte Mehrwertsteuersatz

• der zu zahlende Mehrwertsteuerbetrag

• Aufschlüsselung des zu zahlenden Mehrwertsteuerbetrags nach Mehrwertsteuersatz oder Befreiung

• der Fremdwährungskurs (wenn eine andere als die Landeswährung des Lieferanten verwendet wird)

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie bezieht sich auf eine fortlaufende Nummerierung, aber diese Nummer kann auf einer oder mehreren Serien beruhen. Ein Beispiel: Wenn Sie zwei Online-Shops betreiben, können Sie für jeden von ihnen ein anderes Nummerierungsschema wählen. Diese Nummerierungsschemata können alphanumerische Zeichen enthalten, mit denen sich die Arten von Kunden, Lieferungen usw. unterscheiden lassen.

Nach den EU-Vorschriften ist bei den meisten Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) und bei einigen Geschäften zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) eine Rechnung erforderlich. Sehen wir uns beide Szenarien mal genauer an:

Ihr Kunde ist eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer in einem EU-Land

Wenn Sie Waren an einen Kunden in einem EU-Land verkaufen, bei dem es sich um eine Privatperson oder ein Kleinunternehmen handelt, das nicht für Mehrwertsteuerzwecke registriert ist, müssen Sie eine Rechnung mit Mehrwertsteuer ausstellen. Ganz genau so, wie bei einem inländischen Kunden auch.

Obligatorische Angaben, die auf allen Rechnungen enthalten sein müssen:

• Ihr Name und Ihre Adresse

• Name und Anschrift Ihres Kunden

• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (des Lieferanten)

• Datum der Ausstellung der Rechnung

• Eindeutige Rechnungsnummer

• Beschreibung der gelieferten Waren (einschließlich Menge und Preis)

• Zu zahlender MwSt.-Betrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben: zum Beispiel Betrag ohne MwSt., MwSt.-Satz (Prozentsatz) und Gesamtbetrag (einschließlich MwSt.)

Ihr Kunde ist ein Unternehmen in einem anderen EU-Land: Kleinunternehmer & EU-Rechnungen

Wenn Sie Waren an ein in der EU ansässiges, für Mehrwertsteuerzwecke registriertes Unternehmen verkaufen, wird die Mehrwertsteuer zum Nullsatz berechnet.

In diesem Fall kommt es zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (auch Reverse-Charge-Verfahren genannt) – vorausgesetzt, beide Unternehmen sind für Mehrwertsteuerzwecke registriert.

Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bedeutet, dass Ihre Kunden, wenn Sie ihnen Rechnungen ausstellen, für die Ausweisung der Mehrwertsteuer nach den in ihrem Heimatland geltenden Sätzen verantwortlich sind. Darüber hinaus sollten Sie alle anderen erforderlichen Informationen auf der Rechnung angeben.

Zusätzliche Informationen, die auf der Kleinunternehmer EU-Rechnung enthalten sein müssen:

• Ihre innergemeinschaftliche MwSt.-Nummer

• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden (sowie vollständiger Name und Anschrift)

• Der Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft auf der Rechnung, damit der Kunde weiß, dass er die Mehrwertsteuer abrechnen muss

Kleinunternehmer: Auslands-Rechnungen und internationale Zahlungen

Die Rechnung haben Sie gestellt und jetzt fragen Sie sich vielleicht, was der beste Weg ist, um internationale Zahlungen einzuziehen. Der Empfang von internationalen Zahlungen kann kompliziert und teuer sein. Oft ist ein Bankkonto in einer Fremdwährung erforderlich, und die Wechselkurse der Banken sind bekanntermaßen hoch.

Glücklicherweise gibt es einfachere und preiswertere Alternativen für Kleinunternehmer. GoCardless, zum Beispiel, ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, internationale Zahlungen aus mehr als 30 Ländern zum realen Wechselkurs zu empfangen, indem es in jedem der unterstützten Länder die Option der lokalen Bankabbuchung anbietet. Ein Wechselkurs ist der Wert der Währung eines Landes gegenüber der Währung eines anderen Landes oder einer anderen Wirtschaftszone.

Mit unserem globalen Netzwerk können Sie internationale Zahlungen von Ihren Kunden in deren Währungen einholen, die Zahlungen dann in Ihre Heimatwährung umrechnen lassen und auf Ihr inländisches Bankkonto überweisen. Wenn Sie eine Zahlung erstellen, geben wir die Transaktionsgebühr und einen geschätzten Wechselkurs an, sodass Sie den endgültigen Betrag, der auf Ihrem Bankkonto eingehen wird, besser vorhersagen können.