Buchhaltung im Kleinunternehmen selber machen - lohnt sich das?

Die Buchhaltung stellt für viele neue Kleinunternehmer ein ungewisses Terrain dar. Dazu kommt, dass der Fokus natürlich auf dem Start in die Selbstständigkeit, der Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen sowie der Akquise von Neukunden liegt.

Doch es ist wichtig, dass Einnahmen, Ausgaben und andere Kostenfaktoren von Anfang an richtig dokumentiert und versteuert werden. Viele Kleinunternehmen greifen daher auf externe Steuerberater zurück – ein hoher Kostenfaktor, der den Gewinn schnell nach unten drückt.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Vor- und Nachteile der Inhouse-Buchhaltung und wie Sie sie umsetzen können.

Kann es sinnvoll sein die Buchhaltung selber zu machen?

Haben Sie sich entschieden die Kosten für einen Steuerberater zu sparen, so gibt es einige Möglichkeiten, diese so fehlerfrei und effizient wie möglich zu gestalten:

• Nutzen Sie ein Geschäftskonto, um private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben einfach voneinander zu trennen.

• Wählen Sie eines der Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer, mit denen sich Ihre Finanzen leicht sortieren lassen. Im Idealfall sollte die Software einen Zugang für Steuerberater oder Buchhalter haben, falls Sie sich in Zukunft doch für eine externe Buchhaltung entscheiden sollten.

• Bewahren Sie sämtliche Belege, Kassenbons, Bankauszüge und alles anderes, was mit Ihren Geschäftsfinanzen zu tun hat, sorgfältig auf – digital und auf Papier. Das gilt auch für ein- und ausgehende Rechnungen.

Mit diesen Tipps sorgen Sie dafür, dass Ihnen die Buchhaltung nicht zu viel Zeit vom Aufbau Ihres Businesses raubt. Vor allem ein Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer ist dabei unerlässlich. Belege lassen sich oft per App einscannen und sortieren, was besonders praktisch für Geschäftsreisen und andere Ausgaben unterwegs ist. Rechnungen können digital und automatisch erstellt werden, auch andere Abläufe lassen sich automatisieren.

Zudem bietet es sich an, die Bezahlmöglichkeiten für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zunächst auf eine kleine Auswahl zu beschränken. Am besten setzen Sie dabei auf Pull-Zahlungen, bei denen das Ausfallrisiko wesentlich geringer ist als bei Push-Zahlungen.

Eine Umfrage des britischen Finanzunternehmens Tide ergab, dass Kleinunternehmen im Schnitt 30 Stunden pro Monat mit der Verfolgung verspäteter Zahlungen aufwenden – fast eine ganze Arbeitswoche.

Daher bieten sich Zahloptionen wie das Lastschriftverfahren an, bei dem Sie Zahlungen automatisch vom Konto Ihres Kunden einziehen. Mit GoCardless lässt sich dieses Verfahren schnell und einfach einrichten. Noch dazu können Sie GoCardless mit über 200 Partnern integrieren, darunter marktführende Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer wie Xero oder Sage. Dabei automatisiert GoCardless manuelle und sonst zeitaufwändige Aufgaben wie die Vorbereitung von Finanzdokumenten, die Rechnungserstellung, -bearbeitung und -bezahlung sowie die Berechnung von Abschreibungen.

Umfragen zeigten, dass die Zeit, die Sie für die Verfolgung verspäteter Zahlungen aufbringen müssen, mit GoCardless um 90 % sinken.

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Externe Buchhaltung

Die Gründe, warum viele Kleinunternehmer auf externe Hilfe in der Buchhaltung zurückgreifen, sind meist die folgenden:

• Die Unternehmer möchten ihre Zeit und Energie auf den Ausbau ihres Businesses konzentrieren.

• Sie haben Sorge, dass sie etwas fehlerhaft nachhalten und sich dies negativ auf die Finanzlage auswirkt bzw. Konsequenzen beim Finanzamt mit sich zieht.

Der Vorteil der externen Buchhaltung liegt klar auf der Hand: Als Experte auf dem Gebiet verbucht ein Steuerberater oder Buchhalter Ihre Belege fehlerfrei und schneller. Er erinnert Sie an wichtige Fristen und kennt sich mit verschiedenen Gebieten des Steuer-Minenfeldes aus. Doch selbstverständlich kostet seine Arbeit Geld, was Ihnen wiederum von Ihrem Gewinn abgeht. Gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens sollten die Ausgaben jedoch so gering wie möglich gehalten werden.

Daher ist es wichtig abzuwägen, ob Ihre Buchhaltung wirklich so komplex ist, dass Sie lieber die Finger davon lassen. Bei den meisten Kleinunternehmen, die noch in den Kinderschuhen stecken, ist das nicht der Fall. Die Ausgaben und Lohnkosten sind noch überschaubar, auch die Einnahmen kommen meist aus einer kleinen Anzahl an Quellen. So macht es oft zu Anfang Sinn, die Buchhaltung selber zu machen und so Kosten für einen Steuerberater zu sparen.

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