Notes de frais, gestion et remboursement

Les notes de frais sont très utiles en entreprise, afin de rembourser les employés pour des dépenses effectuées pendant leur activité professionnelle. Néanmoins, elles peuvent être complexes à gérer au niveau comptable, de par leur nombre d’abord, mais aussi leur diversité.

Dans cet article, nous voulons définir très précisément ce qu’est une note de frais, avant de vous expliquer en détail leur fonctionnement et leur implémentation.

Que sont les notes de frais en entreprise ?

Dans toute entreprise, les employés peuvent être amenés à régler eux-mêmes des dépenses, pourtant liées directement à leurs activités professionnelles. Cette situation est tout à fait normale, et légale, et concerne souvent davantage les professionnels qui se déplacent beaucoup, comme les VRP et les commerciaux.

Les notes de frais peuvent concerner un vaste éventail de dépenses, mais voici les principales :

• frais de transport (billet de train ou de bus pour se rendre à un rendez-vous par exemple, péages ou parking)

• indemnités kilométriques (trajet domicile-travail en voiture, vélo ou transport en commun)

• abonnement téléphonique ou internet pour raison professionnelle

• accessoires utiles à votre profession (coque de téléphone si vous travaillez sur un chantier par exemple)

• les frais de restaurant, sans doute les plus connues des notes de frais

En général, l’employé doit avancer, c’est-à-dire qu’il paye la dépense professionnelle de sa poche, avant d’être remboursé plus tard par son employeur, sur justificatif (facture, tickets de caisse...). Ce justificatif est accompagné d’un document appelé note de frais.

Notes de frais valides

Les notes de frais sont très surveillées par la loi, car il est facile de les gonfler dans un but lucratif, comme dans le cas de dépenses fictives ou de rémunérations cachées. L’URSSAF et l’administration fiscale en général, se montrent donc très vigilants.

Les dépenses qui figurent sur les notes de frais de l’entreprise doivent donc répondre aux conditions suivantes :

• orrespondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise

• être justifiées, et justifiables, par les besoins de l’activité

• être raisonnables

• être accompagnées de justificatifs

Comme les notes de frais peuvent vite devenir nombreuses, il est important que l’équipe qui s’en charge soit parfaitement au fait des législations.

Comment faire une note de frais impeccable

Pour une fois, notons que l’administration n’impose pas de forme spécifique à la note de frais. Nous vous conseillons néanmoins d’éviter les notes manuscrites, plus faciles à perdre qu’un simple tableau Excel. Rappelez-vous que le plus important sera de pouvoir justifier de ces notes de frais plus tard.

Prévoyez donc un document standard à toute l’entreprise. Cela vous fera gagner du temps, mais vous serez aussi plus efficace en cas de contrôle.

Certains logiciels comptables vous permettent de rédiger des notes de frais. N’hésitez donc pas à vous servir de ces outils, modernes et performants.

Le plus important pour la note de frais, c’est le justificatif. Pour pouvoir être remboursée, la note de frais doit être obligatoirement accompagnée d’un justificatif de nature à prouver la réalité de la dépense engagée. Il doit s’agir du document original, et pas d’une photocopie, toujours afin de minimiser les fraudes. Il peut s’agir de la facture ou d’un reçu. Le seul cas où le justificatif n’est pas obligatoire, c’est si l’entreprise rembourse l’employé de façon forfaitaire.

Attention, en cas d’absence de justificatif lors d’un contrôle fiscal, vous risquez un redressement !

En cas de perte de justificatif, ce qui arrive plutôt fréquemment, pas besoin d’abandonner l’idée d’un remboursement. Il existe en effet trois solutions qui se présentent à vous. Tout d’abord, vous pouvez sollicitez le fournisseur (restaurant, autoroute…) pour l’établissement d’un second justificatif.

Ensuite, si la dépense n’est pas trop élevée, un relevé de compte bancaire peut faire l’affaire.

Enfin, si aucun recours n’est possible, une attestation sur l’honneur de la part de l’employé pourra faire l’affaire, selon la taille de l’entreprise et le profil du salarié. Attention, ces cas doivent faire exception dans votre comptabilité.