Monras

En ciertos casos, la clave del éxito de una compañía puede estar en que su labor pase desapercibida pero sea imprescindible al mismo tiempo. Es el caso de Monras, una empresa que ofrece servicios de limpieza y mantenimiento para comunidades de vecinos, empresas, oficinas, colegios, restaurantes, hoteles o naves industriales en Valencia.

Su larga trayectoria demuestra que han realizado bien su labor para que esos espacios estén impolutos. Fundada en 1979 por Alfredo Monrabal, su hijo ha continuado la tradición familiar y ha ampliado el negocio de Monras con los años. En la actualidad, cuentan ya con más de cincuenta empleados.

Obviamente, las preocupaciones del presidente de Monras van mucho más allá de la limpieza de los edificios. También tiene que gestionar con acierto una empresa que ofrece su ‘know-how’ a todo tipo de compañías y cuyos servicios disfrutan miles de personas. Precisamente por eso, optimizar la gestión de sus múltiples cobros es una de sus principales obsesiones desde hace años, especialmente teniendo en cuenta que ahora ya tienen 200 clientes. La mayoría son comunidades de vecinos gestionadas por un administrador, una particularidad que hace aún más compleja la tarea de cobrar.

“A mediados de los 80 es cuando empezamos a generar cuadernos para cobrar a nuestros clientes, pero serían un 15 % o un 20 % los que nos pagaban por banco. Ahora mismo es totalmente al revés, casi el 80 % es de domiciliación bancaria”, explica Alfredo Monrabal hijo. El presidente de Monras aún recuerda la época en la que llevaba sus disquetes al banco para que le abonaran la remesa. Un pasado por el que no siente nostalgia, ya que la era digital le permitió mejorar el proceso: por fin podía enviarlas ‘online’.

Pese a ello, seguía encontrando grandes obstáculos para realizar la tarea eficientemente. No podía saber de forma sencilla quién le había pagado y quién no. Además, reintentar el cobro era un proceso complejo. Hace unos meses, los problemas para recibir el dinero hicieron incluso que su banco le planteara como opciones suscribir una póliza de crédito o pedir un aval bancario para hacer frente a la morosidad.

El proceso de cobro, al 70% automatizado

La necesidad fue la madre del ingenio. Se puso a navegar por la Red y descubrió que GoCardless podía ayudarle a gestionar los mandatos SEPA y a solucionar sus problemas con los cobros recurrentes. Desde que utiliza este servicio, ha percibido dos ventajas fundamentales: la “claridad” a la hora de gestionar los cobros y “la libertad financiera” que eso le proporciona.

Ya no tiene que crear un fichero en su banco, introducir el importe de las facturas una a una, marcarlas como pagadas y revisar que no haya fallos. Casi el 70 % de sus clientes son recurrentes, por lo que prácticamente todo el proceso se ha automatizado gracias a GoCardless.

“Ya no tengo que andar ‘picando’. Los etiqueté a todos en su día, les dije que era así para todo el periodo y esa faena que me quita solo de comprobación, no tengo que generar una nueva remesa”, explica Monrabal. Una vez que se han cobrado las facturas, ahora se marcan automáticamente como pagadas. Por ello, su trabajo se reduce a modificar los datos si varía la periodicidad o el importe de cobro de sus clientes.

Al evidente ahorro de tiempo que conlleva la automatización del cobro se suma una ventaja que el presidente de Monras considera aún más importante: saber al instante quién no ha realizado el pago, incluso pudiendo consultarlo con el móvil. “Ahí GoCardless gana mucho frente a la banca tradicional”, señala Monrabal.

Cuando gestionaba los cobros directamente con el banco, el proceso para conocer cuáles habían fallado era más complejo y mucho más largo. “En el banco tienes que estarte a lo mejor 5 o 10 días, tienes que llamar a la oficina ‘oye, dame las devoluciones’ y te prepara un listado de las devoluciones, o te metes ‘online’ pero claro hasta los diez días no estaba ese dato actualizado”, critica Monrabal.  “Estabas unos días sin poder hacer gestiones [por no saber] quién será el que me lo ha devuelto”.

Con GoCardless puede intentar el recobro inmediatamente, agilizando de manera significativa el proceso para recaudar lo que se le adeuda. “Como le avisamos al cliente de que le vamos a hacer un cargo, muchos dicen ‘no me lo hagas’ o cancelan la operación. Incluso antes de realizarse el cargo yo ya sé quién me ha fallado y ya puedo empezar a gestionar, con lo cual ganó en gestión de tiempo del impagado”, destaca.

El propio cliente también lo agradece. GoCardless le avisa de la fecha en que se va a realizar el cobro, por lo que por ejemplo el administrador de varias comunidades de vecinos también puede preparar su caja. “De hecho alguno me lo ha dicho: ‘Yo estoy tan tranquilo y de repente veo un mail que me dice que tal día se te va a hacer el cargo y digo [....] ¿ya estamos a 20, ya está acabando el mes?”, señala Monrabal.  Recibir el recordatorio automáticamente les ayuda a cumplir mejor con sus obligaciones de pago.

Reduciendo las devoluciones y errores

Gracias a todo ello, Monras ha conseguido que se reduzca no solo el tiempo de recobro de impagos, sino también los errores. Al fin y al cabo, cuando realizaban la tarea a mano era mucho más fácil equivocarse a la hora de preparar la remesa, lo que conllevaba perder tiempo y dinero.

“[Ahora] puedo ver que la cuenta está mal, si [el cobro] es cancelado o es que no ha entrado, razones de no pago….” detalla Monrabal. “Nos obliga a estar más encima del cliente, más actualizados”. Al estar más pendientes de los cobros, han conseguido reducir notablemente las devoluciones.

Otra de las virtudes de GoCardless es su posibilidad de integración con el ‘software’ de contabilidad que utiliza la compañía, de forma que el responsable de esa tarea pueda solicitar el cobro de las facturas emitidas sin salir de su plataforma habitual. Aunque Monras aún no ha realizado esta integración, Monrabal asegura que ya están trabajando para conciliar ambas plataformas y aunar así el proceso de facturación con el de cobro.

“Estamos más cómodos con el sistema GoCardless”, resume Monrabal. “No tiene nada que ver con el sistema tradicional. Es un portal tan sencillo que creo que hasta mi hijo de 16 años podría hacer cobros perfectamente”.