“Todos los miembros del equipo de GoCardless con los que hemos trabajado han mostrado un nivel muy alto de compromiso y entusiasmo con el éxito de nuestra integración.”

Lee MellonResponsable de TI, Cripps & Co

Beneficios clave

Se han eliminado 14 horas a la semana por equipo, que antes se dedicaban a conciliar pagos, lo que suponía cerca de £2000 al mes en salarios por cada local.


Nombre de la empresa

Cripps & Co

Servicios

Propietarios y gestores de locales para celebraciones y organizadores de eventos

El servicio de pago inmediato por banco es la pareja ideal de un organizador de bodas

Cripps & Co es una empresa que posee y gestiona nueve locales para celebraciones por todo el Reino Unido. En estos locales se suelen celebrar de unas 150 a 200 bodas al año y durante su pico de trabajo llegan a celebrar una boda al día.

Coordinar la planificación de todos estos eventos es bastante complicado y la empresa ha ido confiando cada vez más en la tecnología para transformar sus procesos en una ventaja competitiva.

“Somos una empresa basada en la tecnología, hasta tal punto que nuestra aplicación para organizar eventos personalizados, llamada Cordero, ha madurado tanto que ahora vendemos licencias a otras empresas,” comenta Lee Mellon, responsable de TI en Cripps & Co. “Cada vez que tenemos que mejorar un proceso o solucionar un problema, nuestro instinto siempre nos lleva a automatizarlo y ponerlo disponible en la nube.”

Con más de 1600 eventos en sus sistemas y clientes que pagan en cuatro plazos, los pagos se han convertido en uno de los procesos más importantes en Cripps & Co. Llevar un sistema eficiente y ofrecer un servicio al cliente fantástico depende cada vez más de la posibilidad de poder conciliar a gran escala los pagos con las cuentas de los clientes de una manera rápida y eficaz.

Los procesos fraccionados implicaban una baja visibilidad de los pagos 

En general, y debido al tamaño de los pagos, los clientes suelen pagar mediante transferencia bancaria. Pero como dichos pagos son iniciados por el cliente, en muchos casos eso nos ocasionaba un reto a la hora de ver los pagos recibidos, pendientes o atrasados.

Como explica Lee: "BACS depende de la introducción de todos los datos de pago por parte del cliente. Así que, cuando un miembro de la familia paga en nombre del cliente y no tiene el número de ID ni la referencia de la factura, algo que pasa a menudo, cotejarlas manualmente es una pesadilla para los responsables de los locales y de contabilidad, que pasan 14 horas a la semana, y por cada local, revisando hojas de cálculo por teléfono".

Esto también daba como resultado un retraso no deseado entre los pagos cobrados y la actualización de los registros, causando también una gran angustia a los clientes, puesto que estos no tenían la certeza de que ese pago de una cantidad elevada había llegado a su destino.

Con la introducción de un nuevo sistema de contratación en el que el cliente tenía que realizar de dos a nueve pagos por evento, la situación pasó a ser insostenible. Así que Lee y su equipo se plantearon la automatización de los procesos de pago como su próximo objetivo.

Automatizar los flujos de pago con el servicio de pago inmediato por banco 

Cripps & Co usó el servicio de pago inmediato por banco de GoCardless para mejorar sus procesos de pago, que eran manuales y laboriosos. Gracias a la tecnología de banca abierta, el pago inmediato por banco ofrece una manera sencilla y práctica de cobrar pagos únicos o realizados una sola vez sin tener que pagar las altas comisiones de las tarjetas y sin sufrir el engorro proceso de las transferencias bancarias.

Ahora, Cripps & Co puede ofrecer a sus clientes un enlace cada vez que se venza un pago. Al hacer clic en dicho enlace, los datos del pago se rellenan automáticamente y el equipo de finanzas puede identificarlo rápidamente en sus cuentas. Y como las transacciones se hacen directamente de cuenta a cuenta, los fondos se transfieren más rápido y el pago se confirma a los clientes instantáneamente tan pronto lo hayan realizado a través de su portal Cordero.

“Para nosotros ha sido una gran ventaja haber automatizado los pagos y todos los flujos de trabajo relacionados al proceso de cobro, y todo esto por tan solo una parte del coste por cada transacción de los pagos hechos con tarjeta,” comenta Lee. “Podemos facilitar a los clientes un enlace o añadir un botón "Pagar esta factura" a su portal de Cordero que les llevará a su aplicación bancaria y allí el ID de la factura y la referencia de la reserva se rellenan automáticamente. Ni siquiera tienen que introducir la cantidad.”

Mayor visibilidad y ahorro en tiempo y costes

Estas mejoras en la visibilidad se han traducido en un enorme ahorro de tiempo y costes para Cripps & Co, y ha eliminado las barreras que nos iban a impedir crecer en el futuro.

Se ha eliminado por completo el proceso de introducción de los nuevos contratos, que tenía como consecuencia doblar las 14 horas a la semana que se pasan conciliando los pagos. El resultado es un ahorro de prácticamente £2000 al mes por local en salarios.

En los próximos 18 meses Cripps & Co espera añadir más locales a su empresa, por lo que ahora se encuentra en el mejor momento para ampliar y hacer crecer su negocio. En palabras de Lee: "Esperamos añadir más locales que nunca, lo que habría supuesto dos miembros más en el equipo de contabilidad solo para conciliar los pagos. No es posible mantener ese nivel de gastos internos".

El servicio al cliente también ha mejorado drásticamente. Los clientes reciben una notificación inmediata cuando se realiza un pago correctamente y se reducen así las posibilidades de tener que perseguirlos para comprobar un pago que ellos ya han hecho.

Una colaboración que elimina la complicaciones del proceso de pagos

Según Lee, muchos responsables de locales de eventos tienen los mismos problemas con los pagos. Esto significa que la integración con GoCardless pone a Cripps & Co en una posición destacada para liderar el futuro éxito de su solución Cordero como un producto independiente.

"Queremos que Cordero sea la plataforma que lidere la gestión y automatización de eventos", comenta Lee. "Al eliminar los flujos de trabajo relacionados con correos electrónicos y hojas de cálculo, podemos ayudar a las empresas a llegar a un punto en el que pueden avisar a sus clientes automáticamente cuándo se vence un pago, y al personal cuando dicho pago se haya hecho efectivo. Automatizar el flujo de pagos a través de GoCardless ha hecho que todo esto sea posible, además de que ha mejorado la identificación de problemas en el proceso de pagos y hasta de los sobrepagos, y lo mejor de todo es que es posible identificarlos antes de que sea necesaria cualquier intervención manual".

Junto con esta nueva etapa como proveedor de servicios y la planificación de la expansión de los locales de celebraciones, hoy en día un crecimiento y una ampliación eficaces son más importantes que nunca. Así como mantener una relación con un socio de tecnología de pagos líder en el mundo, capaz de proporcionarnos ambas ventajas.

"Todos los miembros del equipo de GoCardless con los que hemos trabajado han mostrado un nivel de compromiso y entusiasmo muy alto con el éxito de nuestra integración", comenta Lee. "No importa nuestra necesidad o consulta, podemos confiar en que alguien nos va a responder enseguida. Esto hace de GoCardless una empresa fantástica para tenerla a nuestro lado a lo largo de nuestro viaje hacia la transformación digital".


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