Rechnungsprogramme für Handwerker

Maler, Elektriker, Dachdecker: Das sind nur ein paar Beispiele für Handwerksberufe. Sie sind eher dafür bekannt, dass sie anpacken und sich nicht vor Dreck scheuen. Doch wie bei jedem Unternehmen kommen auch Handwerker nicht um Büroarbeit herum. Dazu zählt auch die Buchhaltung. Um diese zu vereinfachen, gibt es viele Rechnungsprogramme auf dem Markt. Für die richtige Wahl stehen jedoch einige Fragen im Raum. Erfüllt die Software die individuellen Anforderungen? Fallen Kosten an oder gibt es das Rechnungsprogramm kostenlos? Handwerker, aufgepasst: Wir geben Ihnen alle Infos rund um die elektronische und automatische Rechnungsstellung.

Was gehört auf eine Handwerksrechnung?

Zwar gibt es einige Angaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen. Doch besonders in der Handwerksbranche sollten die folgenden Informationen auf keinen Fall fehlen:

• Eine genaue Aufstellung der Dienstleistungen und Materialien

• Der Zeitraum der erbrachten Leistungen

• Angaben zu eventuellen Anzahlungen

• Nettobeträge der Dienstleistungen und Materialien

• Sämtliche Umsatzsteuersätze (entsprechend der Leistungen) und deren Höhe

• Gesamtbruttobetrag (ggf. abzüglich Anzahlungen)

Die Vorteile eines Rechnungsprogramms im Handwerk

Der erste Pluspunkt einer Rechnungssoftware ist die Zeitersparnis. Vor allem in der Kette von Kostenvoranschlägen bis hin zur finalen Rechnung (und etwaigen Mahnungen) ermöglicht das mehr Effizienz. Gerade bei Kleinunternehmern ist das immens von Vorteil, denn so können sie sich mehr auf die handwerkliche Arbeit konzentrieren und müssen keine Überstunden für die Büroarbeit einlegen. Zudem trägt ein einheitlicher Rechnungsprozess zu einem professionellen Auftritt, Seriosität und Authentizität bei.

Welche speziellen Anforderungen gibt es?

In der passenden Rechnungssoftware für Handwerker sollten bestimmte Funktionen in jedem Fall inbegriffen sein. Dazu gehören zum Beispiel:

• Die Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen in einem Prozess

• Der Einsatz von Rechnungsvorlagen, damit die Pflichtangaben in jedem Fall auf der Rechnung stehen

• Möglichst automatische Versendung von Mahnungen

• Die Angabe von Lohn- und Materialkosten auf der Rechnung

• Die Verwaltung von Anzahlungen

• Die Ausweisung verschiedener Steuersätze

• Eine mobile App, um Kostenvoranschläge auch vor Ort beim Kunden berechnen und verschicken zu können

• Eine genaue Zeiterfassung zur detaillierten Auflistung der Arbeitszeit

• Eine einfache Übersicht der Einnahmen und Ausgaben

• Eine Übersicht des Lagerbestands

• Die Möglichkeit, Kundenprofile anzulegen und zu verwalten

Dazu kommt, dass die Anforderungen zur Größe des Betriebs passen müssen. Das ist zum Beispiel bei der Anzahl der möglichen Nutzer wichtig.

Rechnungssoftware fürs Handwerk

Ob kostenlos oder gegen Gebühren: Rechnungssoftware gibt es zu genüge. Welche davon die richtige ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen ab. Welche Funktionen brauchen Sie unbedingt? Wie hoch ist Ihr Budget? Von wenigen Euro bis zu dreistelligen Beträgen ist alles möglich.

Neben der Nutzung eines einzelnen Programmes haben Handwerksbetriebe außerdem die Option, ein Kundenverwaltungssystem zu nutzen und es mit einem Rechnungsprogramm zu verbinden. GoCardless ist beispielsweise Partner von Coherent, Salesforce und Microsoft. Auch beliebte Programme wie die Buchhaltungssoftware lexoffice funktionieren einwandfrei mit GoCardless.

Dabei lassen sich die jeweiligen Konten kinderleicht verknüpfen. So läuft der Prozess für jeden Kunden reibungslos ab, egal ob einmaliger Auftrag oder wiederkehrende Zahlung. Und: Es gibt keine versteckten Gebühren. So wissen Sie immer genau, woran Sie sind.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.