Kundenreferenz in Überweisung: Nutzen & Funktion

Dutzende von Zahlungseingängen täglich: Die Buchhaltung eines KMUs hat alle Hände voll damit zu tun, eingehende Zahlungen mit Lieferforderungen abzugleichen, um die fristgerechte Zahlung durch Kunden und somit den Cashflow des Unternehmens sicherzustellen. Um diesen Prozess möglichst effizient zu gestalten, setzt man auf die Vergabe einer Kundenreferenz (bzw. Referenznummer) bei Überweisungen.

Wenn der Kunde bzw. Auftraggeber einer Zahlung die Kundenreferenz bei Überweisungen angibt, kann der Zahlungsempfänger jeden Zahlungseingang möglichst rasch einer Lieferforderung bzw. Ausgangsrechnung zuordnen. Bezahlte Lieferforderungen können abgehakt und Zahlungsverzüge erkannt werden.

Allerdings bedeutet dieses Vorgehen noch immer einen hohen Zeitaufwand für die Buchhaltung, welche laufend manuelle Überprüfungen durchführen muss. Ein häufiges Problem ist, dass Kunden die Referenznummer nicht oder falsch eingeben. Unternehmen müssen sich weiterhin darauf verlassen, dass Zahlende ihre Zahlungen eigenständig, fristgerecht und unter Angabe der Kundenreferenz durchführen.

Kundenreferenz bei Überweisungen: Definition, Zweck, Funktionsweise

Eine Kundenreferenz bzw. Referenznummer bei Überweisungen (manchmal auch End-to-End-Referenz bezeichnet) ist ein eindeutiger Zahlencode oder -nummer, der als zusätzliche Angabe einer Überweisung angegeben bzw. vom Zahlungsempfänger verlangt werden kann. Bei Überweisung per Zahlschein findet sich diese Information im Feld „Verwendungszweck“, beim Online-Banking ist hierfür ein eigenes Feld verfügbar. Die Referenznummer wird vom Zahlungsempfänger auf Zahlschein oder Ausgangsrechnung angegeben.

Unternehmen nutzen das System der Überweisung mit Referenznummer, um Zahlungseingänge rasch einzelnen Kunden bzw. Rechnungen/erbrachten Leistungen zuzuordnen. Dieses System soll die manuelle Überprüfung von Zahlungseingängen erleichtern und beschleunigen.

Eine Referenznummer wird also nur von Unternehmen bei B2B- B2C-Transaktionen verwendet, bei Transaktionen zwischen Privatpersonen hingegen bedient man sich des Feldes „Verwendungszweck“, kann aber auch gänzlich auf das Ausfüllen beider Felder verzichten.

Unterschied Kundenreferenz vs. Verwendungszweck

Am klassischen Zahlschein findet sich kein eigenes Feld für die Referenznummer, stattdessen gibt es das große Feld „Verwendungszweck“. Beim Online-Banking hingegen bietet die SEPA-Überweisung Kunden die Referenznummer oder Verwendungszweck als Möglichkeit zur Angabe zusätzlicher Zahlungsinformationen. Während der Verwendungszweck in der Regel eine Texteingabe vorsieht bzw. erwarten lässt, wird als Kundenreferenz eine Zahlenfolge eingegeben.

Eine Kundenreferenz ist in vielen Fällen etwa eine Rechnungsnummer, eine (interne) Kundennummer oder eine Zusammensetzung der beiden im Format Kundennr/Kundenreferenz (z.B. 134572/023).

Ist die Referenznummer wirklich erforderlich?

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) setzen bei den Abonnement- oder Einmalzahlungen ihrer Kunden auf das Tracking der Zahlungen mittels Referenznummer. Dies scheint sinnvoll, kann man so idealerweise in der manuellen Überprüfung jeden Zahlungseingang in Sekundenschnelle zuweisen.

Tatsächlich ist dieses Vorgehen jedoch weniger vorteilhaft als man meint. Die manuelle Überprüfung und Zuordnung von Zahlungseingängen kostet dem Buchhaltungsteam oft viel Zeit; erschwert wird der Abgleich dadurch, dass Kunden immer wieder die Eingabe der Kundenreferenz vergessen oder falsch durchführen, sodass einzelne Zahlungseingänge erst mit Nachforschung eingeordnet werden können.

Eine bessere Möglichkeit ist eine automatisierte Einziehung von Kundenzahlungen. Mit der Softwarelösung von GoCardless können Sie Lastschriften im Pull-Verfahren einrichten und Lieferforderungen direkt vom Konto Ihres Kunden einziehen. Im zentralen Dashboard sehen Sie auf einen Blick, welche Kunden gezahlt haben und welche Zahlungseingänge noch ausstehend sind. Ihre Kunden müssen sich nicht mehr mit der manuellen Eingabe von Überweisungen (samt der nervigen Referenznummer) sorgen.

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