Wichtige Aspekte bei der Auswahl Ihrer Fitnessstudiosoftware

Während viele der führenden Anbieter von Fitnessstudiosoftware für den Gesundheits- und Fitnessbereich eine hohe Leistungsfähigkeit und Flexibilität bereithalten, können sie nicht jedem Fitnessstudio alles bieten. Daher ist es vor einem Vergleich potenzieller Anbieter wichtig zu wissen, was Sie mit Ihrem Fitnessstudio erreichen möchten und welche Funktionen Sie dazu benötigen.

Um herauszufinden, welche Funktionen wichtig sind, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Was bietet mein Fitnessstudio momentan an?

• Was soll mein Unternehmen künftig anbieten?

• Was hält mein Studio davon ab, dies zu erreichen?

• Im Folgenden finden Sie eine Reihe wichtiger Aspekte bei der Auswahl einer neuen Fitnessstudiosoftware sowie Tipps, alle Aspekte einzubeziehen, die Ihnen wichtig sind.

Im Folgenden finden Sie eine Reihe wichtiger Aspekte bei der Auswahl einer neuen Fitnessstudiosoftware sowie Tipps, alle Aspekte einzubeziehen, die Ihnen wichtig sind.

Selbst entwickeln oder kaufen?

Es gibt zwei Hauptgründe, warum Sie sich dafür entscheiden könnten, eine Fitnessstudiosoftware selbst zu entwickeln, anstatt eine bestehende Lösung zu kaufen.

1. Ihre Anforderungen sind eher übersichtlich, womit die Kosten für den Kauf einer Software unnötig sind. Sehr kleine Fitnessstudios oder Personaltrainer können in der Lage sein, eine einfache Website zu erstellen, Werbung für Workouts auf Facebook zu machen und Kunden zu verwalten, ohne eine umfassendes Tool dafür zu kaufen.

2. Ihre Anforderungen sind so komplex, Ihr Kundenstamm so groß und Ihre Organisation so vielfältig, dass keine bestehende Lösung eine Komplettlösung sein kann. Mit diesem Problem haben sich nur die größten Franchise-Fitnessstudios auseinanderzusetzen, und selbst dann ziehen Sie möglicherweise eine maßgeschneiderte Version einer bestehenden Plattform in Betracht (siehe nachstehend).

Dies stellt jedoch nur eine Lösung für eine sehr kleine Anzahl an Unternehmen dar, und Softwarelösungen werden immer besser darin, den Bedürfnissen der überwiegenden Mehrheit der Fitnessstudios und -clubs gerecht zu werden.

Gebrauchsfertig oder maßgeschneidert?

Die meisten Anbieter von Softwareplattformen bieten eine gebrauchsfertige Lösung, d. h., dass alle Nutzer Zugriff auf die gleiche Anzahl von Funktionen haben (oder dafür bezahlen können). Das heißt nicht, dass gebrauchsfertig unflexibel bedeutet. Plattformen bieten eine unterschiedliche Anzahl an Funktionen, die für alle Nutzer nützlich sein können oder auch nicht.

Warum eine maßgeschneiderte Lösung?

Wenn Ihr Fitnessstudio spezielle Anforderungen hat, die keine Plattform in vollem Umfang erfüllen kann, könnte es sich lohnen, die Plattform in Betracht zu ziehen, die Ihren Bedürfnissen am besten gerecht wird, und eine Anpassung des Angebots oder eine Funktionserweiterung anzupeilen.

Die für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung erforderliche Zeit und Ressourcen bedeuten in der Regel, dass diese Option nur für Fitnessstudios und -clubs großer Unternehmen geeignet ist.

Reichweite

Reichweite bedeutet, in welchen Ländern die Plattform verfügbar ist. Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert, sollten Sie sich überlegen, welche anderen Länder mit der entsprechenden Plattform verwaltet werden sollen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in Ländern mit unterschiedlichen sprachlichen Anforderungen und Vorschriften Fuß fassen wollen.

Bewertungen

Das Überprüfen von Bewertungen ist eine sehr vernünftige Methode, um herauszufinden, ob die Versprechen der einzelnen Softwareanbieter auch in Wirklichkeit erfüllt werden. Spezielle Websites wie Capterra tragen ausführliche Rezensionen und Analysen wichtiger internationaler Anbieter zusammen.

Preisstruktur

Es ist wichtig, ein Preismodell zu wählen, das Ihr eigenes Geschäftsmodell am besten widerspiegelt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine konstante Anzahl von Mitgliedern zählt und weiterhin zählen wird, spielt es keine allzu große Rolle, welche Preisstruktur Sie wählen. Wenn Ihr Unternehmen hingegen schnell wächst, müssen Sie berücksichtigen, ob eine Plattform weiterhin kosteneffizient ist, deren Preis mit Ihren Anforderungen steigt.

Pauschalgebühr

Bei einer Pauschalgebühr bleiben die monatlichen oder jährlichen Kosten für Ihr Abonnement der Software unabhängig von Ihrer Nutzung oder Ihren Funktionen unverändert. Dies könnte von Vorteil sein, da sie Ihrem Fitnessstudio einen sehr viel besser vorhersehbaren Kostenplan bietet, selbst wenn Sie viele neue Mitglieder dazugewinnen.

Andererseits kann eine Pauschalgebühr für kleinere und wachsende Fitnessstudios einen hemmenden Kostenfaktor darstellen.

Nach Mitgliederzahl gestaffelte Preisstruktur

Preisstrukturen in Form von gestaffelten Mitgliedschaften sind gängig für viele Anbieter. Sie ermöglichen Ihnen den Zugriff auf eine Reihe von Funktionen, die Ihrer Größe entsprechen, aber auch ein Upgrade Ihrer Lizenz für mehr Kontrolle und Flexibilität, wenn Sie eine bestimmte Mitgliederzahl erreichen.

Der Nachteil ist, dass die Liste an verfügbaren Funktionen jeder Stufe in der Regel festgelegt ist, so dass Sie möglicherweise gezwungen sind, ein kostenintensiveres Abonnement zu wählen, um auf ein oder zwei wichtige Funktionen zugreifen zu können.

Gebühr pro Mitglied

Eine weitere Möglichkeit, für eine Fitnessstudiosoftware zu bezahlen, besteht darin, eine geringe Gebühr für jedes Mitglied (oder jede Mitgliedergruppe) zu entrichten. Während es häufig einen Einstiegspreis unabhängig von der Anzahl der Mitglieder gibt, ermöglicht diese Struktur einen viel gleichmäßigeren Anstieg der Kosten mit zunehmender Mitgliederzahl. Die Zahlung pro Mitarbeiter ist eine ähnliche gängige Preisstruktur, die von Softwareunternehmen angeboten wird.

Die Wahl der benötigten Funktionen

Sobald Sie sich für die Kernfunktionen entschieden haben, die die Lösung bieten soll, um Ihren Hauptanforderungen gerecht zu werden, können Sie zu den Zusatzfunktionen übergehen, die Ihr Unternehmen wirklich optimieren können.

Ganz gleich, ob Sie Ihr Fitnessstudio oder Ihren Club besser vermarkten oder Ihren Mitgliedern mehr bieten möchten, es ist eine Überlegung wert, wie die folgenden Funktionen Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllen können.

Berichtsfunktion

Neben der Möglichkeit zur Mitgliederverwaltung, Entgegennahme von Zahlungen und Organisation von Kursen ist die Berichterstattung für die meisten Fitnessunternehmen ein wesentlicher Bestandteil jeder Lösung; besonders, wenn Sie Kenntnis und Daten darüber erhalten möchten, was gut läuft und was nicht. Mit einer derartigen Berichtsfunktion können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Probleme beheben oder Hauptumsatzträger stärken können.

Einige gängige Berichtsfunktionen umfassen:

Umsatz, Gewinn und Verlust

Wie erwartet, sind dies die Schlüsselkennzahlen, die Fitnessstudiobesitzer und -manager ständig im Blick haben müssen. Zahlreiche Plattformen liefern Ihnen nicht nur eine Momentaufnahme der aktuellen Lage, sondern zeigen Ihnen zudem Trends zur Prognose zukünftiger Zahlen auf.

Anwesenheit und Kundenbindung

Einer der Hauptgründe für die Nutzung einer Lösung ist, Ihre Mitglieder besser bedienen und sicherstellen zu können, dass sie Ihr Fitnessstudio nach wie vor besuchen und ihre Mitgliedschaft zu gegebener Zeit verlängern.

Entsprechende Berichte informieren Sie darüber, welche Mitglieder eine Mitgliedschaft abschließen, welche Mitglieder kurz vor der Verlängerung stehen und welche Mitglieder kündigen könnten.

Zahlungsstatistiken

Wenn Sie Ihre neue Plattform mit Ihrem Zahlungsanbieter verbinden (oder eine Plattform mit integrierter Zahlungslösung wählen), können Sie genau nachverfolgen, wie Ihre Mitglieder bezahlen, einschließlich Abrechnungszyklen und Zahlungsmethoden.

Diese zahlungsbezogenen Einblicke können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, verspätete oder ausstehende Zahlungen einzuziehen. Mit GoCardless erhalten Sie beispielsweise automatische Benachrichtigungen über widerrufene Mandate Ihrer Mitglieder, sodass Sie versuchen können, Mitglieder wiederzugewinnen und Mitgliedschaften neu zu aktivieren, bevor es zu spät ist.

Support

Wenn Sie zu einer neuen Lösung wechseln, sollten Sie möglichst vermeiden, Mitglieder zu verärgern oder zu beeinträchtigen. Um eine negative Mitgliedererfahrung zu verhindern, müssen Einrichtung und Implementierung Ihrer neuen Software reibungslos und schnell erfolgen. In diesem Sinne ist es wichtig, ein Support-Niveau zu wählen, das Ihnen genau das ermöglicht.

Onboarding-Support

Wichtig ist es, dass Sie während der gesamten Beziehung zu Ihrem neuen Anbieter der Lösung einen stets verfügbaren Ansprechpartner an der Seite haben. Manche Anbieter stellen bei der Einrichtung der Plattform von vornherein Unterstützung zur Verfügung. Dies ist insbesondere beim Wechsel von einer bestehenden Plattform hilfreich, da sich der Prozess nicht selten als kompliziert und technisch komplex erweist.

Support-Dokumentation

Während es beruhigend ist, einen menschlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben, kann eine umfangreiche Bibliothek aus Dokumentationen helfen, Zeit bei der Fehlersuche zu sparen und sich weiter über die Software zu informieren.

App-/Chat-Support

Bietet die Plattform Unterstützung über eine App oder einen Chat-Service? Dies ist vor allem nützlich, wenn Sie schnell Hilfe bei kleineren Problemen brauchen. Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit des Services, da Clubs, die zu später Stunde oder 24 Stunden geöffnet sind, auch rund um die Uhr Unterstützung benötigen.

Telefon-Support

Diese Art von Unterstützung ist dem App- oder Chat-Support sehr ähnlich, ermöglicht Ihnen jedoch, bei Problemen einfach zum Hörer zu greifen. Obwohl sie oft teurer ist, lassen sich komplexere Sachverhalte besser erklären.

Spezieller Account Manager

Unterstützung auf höchstem Niveau erfolgt durch einen speziellen Kundenbetreuer, der Ihnen ständig als Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen zur Verfügung steht. Dieses Support-Niveau wird in der Regel für Fitnesscenter und -studios großer Unternehmen angeboten.

Software-Integrationen

Einige Plattformen bieten umfassende Funktionen, andere erfordern eine zusätzliche Integration von Funktionalitäten über Drittanbieter. Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztendlich entscheiden, Sie müssen sicher sein, dass jedes zusätzliche Tool oder jede zusätzliche Software, die Sie als Teil in Ihr Mitgliedschafts-Ökosystem aufnehmen möchten, bereits integriert ist oder sich integrieren lässt.

Zahlungsabwicklung

Einige Plattformen arbeiten für die Zahlungsabwicklung mit dem Partner ihrer Wahl zusammen. Bei der Auswahl ist es wichtig zu wissen, dass Sie sämtliche Zahlungsmethoden anbieten können, mit denen Sie den Anforderungen Ihrer Mitglieder gerecht werden. Zumindest sollte die von Ihnen gewählte Plattform effizient Lastschriften und Kartenzahlungen abwickeln können. Wenn Sie bereits mit einem Zahlungsanbieter zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass eine Integration zur Verbindung beider Anbieter bereits existiert oder schnell durchgeführt werden kann.

E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing zielt sowohl auf die Steigerung der Einnahmen durch potenzielle als auch bestehende Mitglieder ab. Plattformen wie MailChimp, Campaign Monitor usw. können als eigenständige Tools eingesetzt werden, funktionieren jedoch besser, wenn sie in Ihre Fitnessstudiosoftware integriert werden. Denn auf diese Weise können Sie E-Mail-Kampagnen basierend auf der Teilnahme an Kursen starten oder E-Mails versenden, um Mitglieder mit abgelaufener Mitgliedschaft zur Verlängerung anzuregen.

Vertriebswerkzeuge

Möchten Sie mit Ihrer Fitnessstudiosoftware Aktivitäten von Leads verfolgen und Leads in Mitglieder verwandeln? Wenn ja, wählen Sie eine Software, mit der die Aktivität von Besuchern Ihrer Website verfolgt und diejenigen identifiziert werden können, die sich relevante Seiten ansehen. Dies kann Ihrem Vertriebsteam helfen, seine Zeit zu managen und mit potenziellen Mitgliedern Kontakt aufzunehmen, die entschlossen und bereit sind, Ihrem Fitnessstudio beizutreten.

Hardware und POS

Wenn Sie Hardware wie POS-Systeme oder Zugangskarten verwenden oder verwenden möchten, ist es wichtig, diese mit der umfassenden Fitnessstudiosoftware zu verbinden. Eine Reihe von Plattformen bietet genau dazu spezielle Unterstützung.

Individuelle Mitgliederfunktionen

Wenn Sie ein starkes Markenimage rund um Ihr Fitnessstudio oder Ihren Club aufbauen möchten, sollten Sie auf jeden Fall die folgenden Mitgliederfunktionen in Betracht ziehen.

Zugangskontrolle

Sie können Ihren Mitgliedern mehr Kontrolle und ein Gefühl von Freiheit bieten, indem Sie sie einen Self-Check-In nutzen lassen. Dies geschieht in der Regel über eine App, die an der Rezeption des Fitnessstudios angezeigt wird. Hilfreich für Ihr Fitnessstudio kann diese Funktion sein, wenn sich Mitarbeiter häufig im Trainingsbereich aufhalten und verschiedene Mitgliedschaftsoptionen unterschiedliche Zugangsstufen/-zeiten für den Zutritt zum Fitnessstudio erfordern.

Mitglieder-App

Eine Mitglieder-App kann als Dreh- und Angelpunkt der Interaktion Ihrer Mitglieder mit dem Fitnessstudio dienen. Besonders nützlich kann sie für Fitnessstudios sein, in denen die Mitgliederzahl im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl hoch ist und eine andere Art und Weise benötigt wird, damit sich Mitglieder gut betreut fühlen. Zudem kann eine Mitglieder-App Funktionen zur Anmeldung zu Kursen und zum Tätigen von Zahlungen umfassen.

Ernährungs-/Fitnessprogramme

Eine gängige Methode für Fitnessstudios und -clubs, die Bindung wirklich zu stärken, ist das Anbieten einzigartiger Trainings- oder Ernährungsprogramme. Mit der Wahl einer Plattform, welche diese Programme in eine Mitglieder-App integrieren kann, können Sie und Ihre Mitglieder Ziele und Fortschritte viel einfacher nachverfolgen.

Automatisierte Benachrichtigungen

Ein weiterer Schlüssel zu mehr Kundenbindung ist das Versenden freundlicher Erinnerungen und motivierender Nachrichten an Mitglieder. Egal, ob Mitglieder seit einiger Zeit Ihr Fitnessstudio nicht mehr besucht haben oder vergangene Woche täglich anwesend waren, Sie können automatisierte Nachrichten erstellen, um sie zu motivieren bzw. zu beglückwünschen.

Diese Art von Funktionalität kann auch nützlich sein, um Zahlungserinnerungen oder Erinnerungen an eine Verlängerung der Mitgliedschaft zu versenden.