„Alles funktioniert reibungslos ... Der Abrechnungsprozess erfolgt nunmehr einmal im Monat auf Knopfdruck. Wir müssen uns keine Gedanken mehr machen.“

John HeggsFinanzmanager, intY

Vorteile

Das Personal für die Verwaltung von Zahlungen wurde von drei auf einen Mitarbeiter reduziert, die durchschnittliche Debitorenlaufzeit um 67% gesenkt und dabei die Anzahl der Abrechnungen um 500% gesteigert


Unternehmen

intY

Bisheriger Lastschriftanbieter

Kreditinstitut

Partner-Integrationen

Verwendet GoCardless für Zuora

Kostenersparnis mit Gocardless

Mitarbeiter für die Zahlungsverwaltung von 3 auf 1 reduziert

intY ist ein preisgekrönter Pionier für den Vertrieb von Cloud-Diensten der weltweit größten Cloud-Software-Anbieter.

Das SaaS-Unternehmen schließt sich mit tausenden von IT-Vertriebspartnern in Europa und den USA zusammen und ermöglicht ihnen, Abonnements für rein cloudbasierte Business-Software wie Microsoft Office 365 E-Mail-, Sicherheits- und Backup-Dienste weiterverkaufen zu können.

Im Jahr 2014 habe intY begonnen, gute Ergebnisse im Vereinigten Königreich und Europa zu verzeichnen, doch ein Stolperstein sei noch immer vorhanden gewesen, erzählt Chris Swanson, Manager Data Analytics & Insights.

Unser Rechnungsprozess erfolgte weitgehend manuell und war fehleranfällig. Das war ein Hindernis. Unsere Kunden waren im Großen und Ganzen zufrieden. Das Einzige, worüber sie sich beschwerten, war die Abrechnung.“

Während die Umsätze im Neukundengeschäft stiegen, verlor IntY Kunden durch vermeidbare Abrechnungsfehler und administrative Probleme.

Chris und sein Team wussten, dass sie ihre Zahlungsabwicklungsprozesse im Backoffice automatisieren mussten.

Rund die Hälfte aller Rechnungen des Unternehmens wurde per Lastschrift bezahlt, doch das Unternehmen musste dies direkt mit der Bank abwickeln. Chris erklärt:

Unsere Aktenschränke waren voller Papier-Lastschriftmandate und bei der Einziehung mussten wir die Beträge selbst berechnen, Fehlermeldungen vonseiten der Bank verwalten und Kundendaten bei Änderungen aktualisieren. Als wir anfingen zu wachsen, brach dieser Prozess zusammen.“

intY begann, nach einer Alternative Ausschau zu halten. Chris und sein Team überlegten, ihre bestehende Vereinbarung mit der Bank online weiterzuführen, sie kamen jedoch zu dem Schluss, dass dies „ein gewaltiges Vorhaben“ sein würde, das Schulungen, neue Vorschriften und Sicherheitsanforderungen umfassen würde.

Chris erzählt: „Letztendlich wollten wir, dass unsere Kunden online selbst wählen können, und wir wollten mit einem erfahrenen Drittanbieter zusammenarbeiten, der sich um die Einhaltung der Vorschriften und Sicherheit kümmert, damit wir uns auf das konzentrieren können, was wir am besten können.“

Eine Zahlungslösung zu finden, die sich nahtlos in das neu gewählte Abrechnungssystem Zuora einbetten ließ, war für Chris und sein Team gleichermaßen wichtig.

Als wir unsere Recherchen anstellten, wurde klar, dass GoCardless der perfekte Kandidat ist.“

Die Umstellungsphase

Da zeitgleich zur Umstellung auf GoCardless eine neue CRM-Einführung erfolgte, mussten Chris und das Team dafür sorgen, dass sich dies nicht aufs Unternehmen auswirkte.

„Die Umstellung der Kunden bereitete mir am meisten Sorgen“, erzählt Chris.

„Damals war der Cashflow knapp bemessen und wir wollten nicht wochenlang dasitzen, ohne Zahlungen einziehen zu können.“

Mit Unterstützung durch einen technischen Ingenieur und dem Onboarding-Team von GoCardless sei die Umstellung „absolut reibungslos“ über die Bühne gegangen, berichtet Chris.

Es ist einfach glattgelaufen: GoCardless erledigte die Kleinarbeit, legte den Prozess und die Zeitpläne fest, bestätigte, dass die uns vorliegenden Kundendaten korrekt waren, aktualisierte alle inkorrekten Daten, kümmerte sich um alle technischen Details und stellte uns Vorlagen zur Benachrichtigung unserer Kunden zur Verfügung. Wir mussten lediglich eine Liste mit Mandaten vorlegen.“

Resultat

Die Auswirkungen des Umstiegs auf GoCardless seien messbar und signifikant, berichtet Chris, der von einem Finanzposten zu einem Posten im Bereich Business Intelligence wechselte.

„Als ich die Implementierung abgeschlossen hatte, hatte ich mich selbst um meinen Job gebracht! Wir haben unseren Umsatz seit dem Wechsel zu GoCardless um das Fünffache gesteigert und gleichzeitig unser Zahlungsabwicklungspersonal von 3 auf 1 Mitarbeiter reduziert. Das bedeutet, dass ich zu einer Position wechseln konnte, in der ich dem Unternehmen einen höheren Mehrwert bringe.“

John Heggs ist nun für die Funktionen Debitorenbuch und Kreditkontrolle verantwortlich.

Mit GoCardless und Zuora erfolgt unser Abrechnungsprozess jetzt einmal im Monat auf Knopfdruck. Es nimmt uns die gesamte Arbeit ab und wir müssen uns keine Gedanken mehr machen. Angesichts der Größe unseres Unternehmens und der Beträge, die wir monatlich in Rechnung stellen, ist es für mich ein großer Pluspunkt, dass nur eine Person in der Kreditkontrolle und Debitorenbuchhaltung tätig ist. Dank der GoCardless-Automatisierung und der Art und Weise, wie sie sich in Zuora einfügt, ist diese Person in der Lage, Zahlungszyklen effizient und problemlos zu verwalten.“

Steigerung des Cashflows

intY konnte seit dem Wechsel zu GoCardless zudem eine Reduzierung des Debitorenziels (oder der Debitorenlaufzeit) um 67 % verzeichnen.

Chris erklärt: „Der gesamte Buchhaltungsprozess erfolgt schneller und Abrechnungsfehler wurden eliminiert. Außerdem ist es für Neukunden jetzt viel einfacher, sich für das Lastschriftverfahren zu registrieren. Das bedeutet, dass uns weniger Kunden per Banküberweisung bezahlen –, all das hat unseren Cashflow gefördert.“

Gesetzeskonform und sicher

Die Umstellung sei auch bei Kunden auf großen Anklang gestoßen, berichtet Chris. „Einige unserer größeren Kunden waren hocherfreut zu erfahren, dass wir mit einem kompetenten Lastschriftpartner zusammenarbeiten, der die besten Sicherheitsmerkmale vorzuweisen hat.“

Die Partnerschaft mit GoCardless habe intY des Weiteren dabei geholfen, seinen Verpflichtungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung nachzukommen, fügt John hinzu. „Jetzt muss sich intY nicht mehr mit den Bankverbindungen von Kunden befassen, was die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung erleichtert.“


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GoCardless Ltd., Sutton Yard, 65 Goswell Road, London, EC1V 7EN, Vereinigtes Königreich

GoCardless ist von der Financial Conduct Authority (FCA) im Vereinigten Königreich als Zahlungsdienst in der Europäischen Union autorisiert (Registrierungsnummer 597190).