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Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Comme l’indique son nom latin, une facture « pro forma » est une facture « pour la forme ». En d’autres termes, il s’agit d’un document qui a la forme d’une facture mais qui n’en est pas une au sens comptable ou au sens légal. Émise pour un client à titre purement informatif, elle est plutôt une sorte de devis, mais présenté sous la forme d’une facture.

Quelles sont les différences entre une facture proforma et une facture normale ?

Comme nous le disions en réponse à la question précédente, une facture proforma sert avant tout à transmettre des informations à un client. Elle permet de le renseigner sur le prix d’un ou plusieurs produits/services, et éventuellement sur leurs caractéristiques, ainsi que sur les conditions de vente correspondantes. Elle n’engage ni le vendeur ni l’acheteur. Elle ne peut donc pas être enregistrée au niveau comptable ni être utilisée de manière légale pour demander un paiement. Afin d’éviter toute confusion, elle doit donc bien comporter la mention « pro forma » (souvent écrit en un seul mot : « proforma ») ainsi qu’une numérotation différente. 

La confusion entre une facture profarma et une facture normale vient souvent de l’orthographe même du mot. Certains écrivent ainsi « pro format » en pensant que cela signifie « format professionnel » et que ce terme désigne donc toute facture professionnelle. Mais il s’agit d’une erreur : il n’y a pas de facture pro format !

Quels sont les avantages d’une facture proforma ?

Puisqu’elle fait office de devis, la facture proforma permet au destinataire de savoir exactement ce qu’il va payer, à quelle condition, et pour quelle marchandise/prestation. Elle évite tout malentendu, simplifiant les relations commerciales. Elle peut même servir de base à la négociation avant un accord définitif, par l’intermédiaire d’un bon de commande.

Une facture proforma peut également servir de justificatif, pour des dépenses ou des investissements. Ce document peut être transmis à une banque ou tout autre établissement financier, afin d’obtenir un prêt, ou auprès d’organismes officiels, dans le cadre d’une demande de subvention.

Quand adopter une facture proforma pour mon entreprise ?

Outre les avantages que nous venons de citer, vous devez savoir qu’une facture proforma est souvent utilisée dans le commerce international. Elle permet notamment de déclarer à la douane la valeur de marchandises importées ou exportées ou d’obtenir des douaniers une autorisation d’achat/de vente.

Elle peut également permettre de demander un paiement, total ou partiel, avant d’expédier de la marchandise. Cette procédure s’avère utile avec les nouveaux clients ou ceux qui connaissent des difficultés financières. Ceux-ci recevront ensuite la même facture mais avec la mention « acquittée » au lieu de « pro forma ».

Enfin, une facture proforma peut être demandée par l’administration fiscale afin de justifier d’une exonération de TVA pour toutes les opérations où intervient un intermédiaire (article 256 du CGI/BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10-20130819).

Quelles sont les mentions qui doivent figurer sur une facture proforma ? 

Le terme « proforma » est une mention indispensable pour une facture proforma, afin de la distinguer des autres factures. C’est également la raison pour laquelle une numérotation différente est obligatoire.

Comme pour toute facture, l’en-tête d’une facture proforma doit comporter l’identification de l’émetteur (le fournisseur, de biens ou de services) et du destinataire (le client ou prospect) ainsi que la date d’émission.

La facture pro forma indique ensuite :

  • le détail des marchandises/prestations

  • les quantités

  • les prix hors taxes

  • la TVA

  • la devise de facturation

  • les délais de livraison

  • la date de validité de l’offre

  • les conditions de paiement

  • les conditions générales et particulières de vente des marchandises/prestations

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