Tenir la comptabilité d’une entreprise en ligne

Faire sa comptabilité en ligne est une solution qu’adoptent de plus en plus de TPE et de PME, mais aussi de travailleurs indépendants et de professions, libérales, car il s’agit d’une solution à la fois pratique et économique. En effet, vous n’avez plus aujourd’hui besoin d’acheter un logiciel comptable difficile à prendre en main comme Ciel ou Sage, pour n’en citer que deux parmi les plus connus. Il vous suffit de vous abonner à un logiciel de comptabilité en ligne, un outil SaaS (« service as a software »). Et disposer d’un outil en ligne vous offre une plus grande souplesse, pour pouvoir tenir votre comptabilité en ligne vous-même, à votre rythme et à tout moment.

Tenir la comptabilité d’une entreprise en ligne : avantages et inconvénients

Le premier avantage est bien évidemment celui du coût. Même si votre comptabilité est relativement simple, recourir à un expert-comptable devrait vous coûter entre 100 et 150 euros par mois pour les moins chers, soit un coût moyen minimum de 1500 euros à l’année. Et cela ne signifie pas pour autant que vous ne devrez rien faire puisque vous devrez transmettre à son cabinet tous les documents nécessaires à l’établissement de vos comptes annuels : justificatifs de frais et de dépenses, factures d’achat et de vente, relevés bancaires, etc. Avec un logiciel comptable en ligne, il vous faudra simplement vous acquitter d’un abonnement mensuel : les prix sont généralement compris entre 10 et 30 euros HT. En d’autres termes, vous allez dépenser moins de 500 euros pour votre tenir la comptabilité de votre entreprise en ligne.

Le deuxième avantage du logiciel est qu’il vous permet de vous conformer à vos obligations légales : il vous donne le cadre dont vous avez besoin sans que vous ayez à chercher des informations à droite ou à gauche. Ceci dit, le revers de la médaille est que vous devez tout de même avoir quelques notions de comptabilité : vous devez savoir ce que sont l’actif et le passif, savoir de quoi se compose votre compte de résultat ou connaître la définition d’une annexe comptable. Ceci dit, certains logiciels comptables en ligne disposent d’outils pour vous aider, comme un glossaire technique ou des fiches d’information. Mieux encore, certains vous permettent d’entre en contact avec un expert-comptable ou un assistant pour que vous puissiez poser vos questions.

Le dernier avantage de la dématérialisation est que vous vous libérez du papier et de ses contraintes : vous n’avez plus à stocker des piles de documents puisque vous pouvez numériser et enregistrer toutes vos données. Celles-ci sont d’ailleurs plus en sécurité sur les serveurs que dans un carton abandonné au fond de votre bureau ou de votre cave… En outre, la saisie informatique et la numérisation permettent souvent d’éviter des erreurs. À cet effet, certains logiciels peuvent être directement synchronisés avec votre compte bancaire. Il importe donc de faire le bon choix et c’est justement ce que nous allons essayer de vous aider à faire.

Comment bien tenir la comptabilité d’une entreprise en ligne ?

En fait, bien tenir la comptabilité de votre entreprise en ligne revient à bien choisir votre logiciel comptable puisque vous vous doutez bien qu’il vous faudra, dans tous les cas, y passer du temps et faire la saisie comptable de manière minutieuse.

Pour faire le bon choix, nous vous invitons d’abord à vous renseigner auprès de vous, de vos clients, de vos fournisseurs, voire de vos pairs. Demandez-leur quel logiciel comptable en ligne ils utilisent, s’ils en sont contents, combien cela leur coûte… Vous apprécierez d’autant plus  d’avoir choisi le même qu’un de vos amis ou connaissances quand vous rencontrerez un problème. Si vous hésitez encore, profitez du mois gratuit souvent offert pour installer et essayer le logiciel. Inutile d’y saisir un mois entier de comptabilité, vous pouvez vous contenter de noter quelques opérations pour en apprécier la présentation et l’ergonomie, car il s’agit d’un choix souvent personnel.

Vous serez sans doute surpris par la quantité de logiciels disponibles. Il serait d’ailleurs trop long d’en dresser une liste complète, mais vous trouverez notamment macompta.fr, cacomptepourmoi.fr, Sinao, Itool, Quickbooks, Sage ou encore Zefyr et Livli. Quand vous les passerez en revue, commencez par vous assurer qu’ils répondent bien aux obligations comptables en vigueur (certains disposent d’un sceau de l’ordre des experts-comptables). Ensuite, les autres éléments à prendre en compte sont le coût réel (assurez-vous notamment que la réalisation du bilan comptable n’est pas en option, ce qui est parfois le cas) et la disponibilité d’une assistance technique et/ou comptable en cas de problème.

Vous pourriez également être tenté par une solution comptable gratuite, car il en existe aussi (Azopio, compta.com ou Kiwii par exemple) mais cela dépend du nombre d’écritures que vous devez effectuer chaque mois (c’est-à-dire le nombre d’opérations à saisir) ainsi que de votre propre maîtrise des outils comptables. En fait, comme vous allez rapidement vous en rendre compte, si le choix est important, il ne fait pas tout : tous ces programmes étant plutôt « généralistes », vous devez ensuite les paramétrer correctement. Et c’est la raison pour laquelle nous ne saurions que trop vous conseiller les sites derrière lesquels se trouvent de vrais interlocuteurs, des experts-comptables qui sauront répondre à vos questions.