« L'utilisation de l'ancien système manuel mobiliserait deux personnes par semaine pour le recouvrement des paiements. L'automatisation du processus avec GoCardless nous permet d'économiser énormément de temps et d'argent. »

Pan KoutlakisCo-founder and CEO, EatClub

Principaux bénéfices

GoCardless a permis à EatClub d'améliorer sa trésorerie et son expérience client, tout en réduisant considérablement les temps et les coûts relatifs à la gestion administrative et financière.


Société

EatClub

Service

Optimisation des bénéfices au profit de l'industrie hôtelière

Une solution de paiement sans réservation

EatClub est une application mobile qui permet aux restaurants de proposer des promotions et offres exceptionnelles à effet immédiat. « Je voulais permettre aux restaurants d'améliorer leur rentabilité en remplissant toutes leurs tables à la dernière minute, à l'aide de la tarification dynamique, » déclare Pan Koutlakis, Co-fondateur d’EatClub, créée en 2017, avec une équipe notamment composée de Marco Pierre-White, Chef étoilé au guide Michelin.

« Un restaurant peut ouvrir à 18h et réaliser qu'il lui reste une table de libre à 19h - juste cette table. Il se peut également que le temps change et que le restaurant pense qu'il va avoir besoin d'un petit coup de pouce pour faire venir les clients. Dans les deux cas, le responsable va dans l'application et publie une offre, par exemple, une réduction de 25% sur la note, en définissant le nombre de clients et la période, » explique Pan.

Pendant ce temps, les utilisateurs de l'application - les futurs clients - utilisent l'application EatClub pour trouver les offres promotionnelles publiées par les restaurants. Ils voient la remise de 25% tant que celle-ci reste valide, ils la réclament et peuvent se rendre au restaurant.

EatClub a été créée en Australie et la société est aujourd'hui présente dans toutes les principales villes du pays. En 2019, l'équipe a ouvert son premier établissement à l'international, dans la ville de New York, aux États-Unis.

Le besoin d'une solution de paiement

« Lorsque nous nous sommes lancés en Australie, nous faisions appel aux services d'un établissement de prélèvement bancaire et le processus était principalement manuel. Les différents restaurants étaient gérés par des entreprises diverses et variées - nous devions pratiquement saisir le montant que nous allions facturer à chaque entreprise individuellement.

Au début, nous avions 600 à 700 restaurants et nous savions que nous allions nous développer et que ce système ne tiendrait pas. Nous y passions deux jours par mois et si nous utilisions ce même système aujourd'hui, il nous faudrait 1 semaine par mois. Nous avions besoin d'une solution qui nous permettait de facturer facilement des montants uniques à un millier de commerçants différents.» confie Pan.

Les finances de la société en faisaient également les frais. « Nous avions tellement de transactions à planifier et à traiter que nous ne pouvions pas tout recouvrer en une seule fois. Il nous fallait traiter par lots et par conséquent, nous recevions les paiements après l'échéance. Et étant donné que les rapprochements étaient également effectués manuellement, le retard s'accumulait lors de la vérification de la bonne réception des paiements - et ainsi, nous subissions des retards dans l'identification des impayés. »

L'équipe d'EatClub souhaitait développer son activité et avait donc besoin d'une solution de paiement par prélèvement automatique capable d'accompagner sa croissance. L'option GoCardless.

On juge l'arbre à ses fruits

EatClub utilisait déjà Xero comme solution de comptabilité et l'intégration de GoCardless avec Xero a été rapide et simple à mettre en œuvre. 

« Nous étions opérationnels une semaine après avoir contacté la société GoCardless, avec laquelle nous avons eu plusieurs échanges et nous n'avons jamais regretté notre choix. La transition avec GoCardless est passée totalement inaperçue auprès de nos partenaires restaurateurs. Ils ont tout simplement continué à être prélevés automatiquement, comme ils l'étaient auparavant. »

Selon Pan, la solution GoCardless permet à la société de bénéficier de trois avantages clés. Il explique :

1. Un gain de temps en réduisant la charge de travail grâce à l'automatisation

« L'automatisation entre GoCardless et Xero a permis une diminution des tâches administratives. Les factures sont téléchargées sur Xero - ce que nous faisions déjà - et sont automatiquement transmises à GoCardless, puis automatiquement traitées. Cela signifie que l'équipe de comptabilité peut consacrer davantage de temps aux missions stratégiques de valeur. » « Si nous étions restés à l'ancien système manuel pour la gestion de notre base de clients actuels, le même nombre de personnes serait affecté à cette tâche chaque semaine. L'automatisation du processus permet un énorme gain de temps et d'argent.»

2. Une amélioration de la trésorerie avec une meilleure visibilité

« Aujourd'hui, nous facturons instantanément tous les prélèvements mensuels en une seule fois, et non plus sur une longue période. Cela nous permet de recouvrer les paiements plus tôt. » « De plus, nous avons accès au portail et notre équipe de comptabilité peut visualiser les opérations avec davantage de transparence. En cas d'incident, des messages d'erreur très détaillés s'affichent. On comprend immédiatement le problème et la solution qui doit être apportée - pas besoin de chercher et de passer du temps à poser une tonne de questions. »

3. Une meilleure expérience client grâce à une inscription en ligne

« À notre arrivée aux États-Unis, nous avons intégré de nouveaux restaurants et nous avons remarqué que les chèques et les virements bancaires - coûteux et chronophages - étaient quasiment la norme. Avec GoCardless, nous savions que nous disposions d'une solution de paiement en ligne éprouvée, dotée d'un processus d'inscription en ligne simple, qui permettrait aux nouveaux clients de nous rejoindre facilement. »

Projets à venir

Aujourd'hui, 100% des clients basés aux États-Unis et 65% des paiements d'EatClub à l’international utilisent GoCardless. EatClub espère voir une augmentation de cette proportion, au fur et à mesure de l'expansion et évolution de l'entreprise.

« Nous observons une croissance incroyable depuis quelques années. Il nous a fallu moins de neuf mois pour nous développer en Australie et nous étendons aujourd'hui nos activités à l'international. Notre solution intègre une option de vente à emporter que nous avons créée pendant la pandémie mais nous sommes très heureux des nouvelles possibilités qui s'offrent aux restaurants des villes comme New York qui commencent à rouvrir leurs salles.

Notre projet est de proposer un système stable qui fonctionne parfaitement avec notre processus de comptabilité et qui accompagne notre croissance, et c'est exactement le cas avec GoCardless et Xero. »


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GoCardless SAS, 23-25 Avenue Mac-Mahon, Paris, 75017, France

GoCardless SAS, filiale de GoCardless Ltd, est un Etablissement de Paiement agréé par l’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Régulation), Code Interbancaire (CIB) 17118 et habilité à prélever des paiements à travers l’Union Européenne.

GoCardless Ltd., Sutton Yard, 65 Goswell Road, Londres, EC1V 7EN, Royaume-Uni

GoCardless Ltd. est un Etablissement de Paiement Agréé, autorisé par l’autorité britannique FCA (Financial Conduct Authority).