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Es probable que en algún momento te encuentres con algún cliente que no paga. Aunque son un problema para cualquier negocio, las facturas impagadas afectan especialmente a las pequeñas empresas para las que mantener un flujo de caja saludable es crucial.
A nadie le gusta pasar por el mal trago de enfrentarse a un cliente que no quiere pagar. Perseguir facturas vencidas consume un tiempo que podrías estar invirtiendo en mejorar tu negocio.
En esta guía te ofrecemos una serie de consejos sobre qué hacer cuando un cliente no paga sus facturas y cómo prevenir esta situación.
Haz un seguimiento del estado de tus facturas
Llevar un control exhaustivo de tus facturas te ayudará a estar siempre al día de lo que ocurre en tu negocio y saber qué clientes han pagado sus facturas y cuáles no.
Consejo: optimiza procesos utilizando un programa de facturación en la nube. Echa un vistazo a la lista de programas de contabilidad y facturación que puedes integrar con GoCardless.
Envía recordatorios periódicamente
A veces hay razones válidas por las que un cliente puede tardar algo más de la cuenta en pagar sus facturas, como que esté de vacaciones o atendiendo asuntos personales.
Ante estos casos, puedes programar tu programa de contabilidad para enviar recordatorios automáticos cuando se acerca la fecha de vencimiento.
Si, pasada la fecha, el ingreso sigue sin llegar, el siguiente paso es enviar un correo electrónico personal. Recuérdale amablemente a tu cliente que la factura sigue pendiente de pago y adjunta una copia.
Llama por teléfono
Después de varios recordatorios y correos reclamando el pago, quizás tu cliente sigue sin responder. Llamar por teléfono servirá para confirmar que está recibiendo tus mensajes y que no han acabado en la carpeta de spam.
Por el contrario, puede que sí los haya recibido, pero esté evitando responder. Habla con él por teléfono y, con un tono cordial pero firme, recuérdale que tiene facturas sin pagar. Pregunta directamente si hay alguna razón para el retraso en el pago y cuándo se realizará.
Consejo: anota la fecha y el nombre de la persona con la que hablas y haz un resumen de la conversación. Te servirá para aportar pruebas si tienes que denunciar a un cliente que no paga.
¿Cómo gestionar clientes que no quieren pagar sus facturas?
Después de un tiempo persiguiendo a un cliente moroso, queda claro que no puede o no quiere hacer frente a la deuda. Te proponemos varias soluciones posibles:
Propón un sistema de pagos a tu cliente
Intenta averiguar si el retraso en el pago se debe a un problema de liquidez y propón un plan de pago a plazos.
Con GoCardless es muy fácil crear un plan de pago para tus clientes. Solo tienes que seleccionar la fecha y el importe del pago y elegir si el plan tiene una fecha de finalización fija.
Exige intereses de demora
Añadir a tus facturas un recargo por el retraso en el pago sirve como incentivo para que tus clientes sean más puntuales en sus pagos. Asegúrate de indicarlo en tus contratos y condiciones de pago para que tu cliente lo sepa desde el principio.
Envía una carta de aviso
Esta es una de las últimas alternativas antes de agotar la vía amistosa.
Envía una carta formal a tu cliente, certificada y con acuse de recibo, como notificación de que vas a emprender acciones legales ante el impago de la deuda. El acuse de recibo te servirá como prueba de aviso en un proceso legal.
La vía judicial: el proceso monitorio
Una vez agotados todos los medios, el último paso es recurrir al proceso monitorio.
A través de esta vía puedes exigir que tu cliente te pague la deuda, sin límite de cuantía. El cliente moroso recibirá un requerimiento de pago; en caso de que se oponga a pagar la cantidad pendiente, se llevará el caso a juicio.
Recomendaciones para evitar las facturas impagadas
Como habrás visto, perseguir las facturas impagadas es un proceso largo y engorroso. Para evitar estos problemas desde el principio, te recomendamos tomar las siguientes precauciones:
Deja claras las condiciones de pago. Acuerda con el cliente cuándo y cómo debe pagar. Muestra de forma clara en tu factura la cantidad pendiente, la fecha de pago y si se aplican penalizaciones por retrasos.
Revisa bien los datos de la factura antes de enviarla. Comprueba que todos los datos de la factura sean correctos, ya que cualquier error puede hacer que el cliente te la devuelva para rectificarla, alargando más aún el tiempo de espera.
Facilita el pago a tus clientes. Las fechas de pago se olvidan, las tarjetas pueden perderse o expirar y las transferencias bancarias tienen que procesarse manualmente. Es más posible que te paguen a tiempo si tu cliente puede hacerlo con solo pulsar un botón.
Consejo: con GoCardless, tu cliente solo tendrá que rellenar un formulario de mandato de domiciliación bancaria para autorizarte a cobrar automáticamente las facturas vencidas y los cobros recurrentes en las fechas de pago establecidas.
Siempre a tu disposición
Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas insistiendo en el cobro de tus facturas pendientes. Además, también te ofrecemos una amplia selección de integraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido.
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