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Los cobros morosos o retrasados suponen un quebradero de cabeza para las empresas. Según el Boletín de Morosidad y Financiación Empresarial que edita CEPYME el plazo de los pagos ha ascendido por encima de los 80 días. Otra encuesta señala que en 2015 cerca del 87% de las empresas españolas experimentaron la morosidad de sus clientes, que afectó al 42% del valor de sus operaciones.
Estos abonos tardíos repercuten en el funcionamiento de la compañía y hacen que sea necesario trabajar horas extra para localizar los pagos que faltan y conseguir el dinero. Pero, ¿por qué no están pagando los clientes? ¿Qué podemos hacer para prevenirlo?
Los motivos más habituales por los que los pagos se retrasan pueden ser muy variados: * Falta de fondos en la cuenta.
Extravío de la factura que se envía en papel.
La persona encargada de los pagos está de vacaciones o de baja.
Falta de tiempo para realizar un pago que no está automatizado.
Si está pagando con tarjeta de crédito, puede que la haya cancelado o que haya caducado.
Que, simplemente, el cliente no quiera pagar.
Lo más eficaz para recibir los pagos a tiempo es que el proceso sea lo más sencillo posible, eliminando todas las barreras y simplificándolo al máximo. En este artículo os contamos qué hacer para facilitar los pagos y que el negocio no se resienta.
1. Fija desde el principio los términos del pago
Asegúrate de que el cliente comprende cuáles son las condiciones de los pagos desde el principio. Remarca lo que tendrá que pagar, cuándo lo tendrá que pagar y si hay algún tipo de penalización por hacerlo fuera de plazo. Esto contribuirá a que los términos estén claros y a que, en el caso de que sea necesario reclamarles dinero, no se produzca ninguna situación incómoda ni haya que comunicarles que existe una penalización que no conocían.
Consejo: considera acortar los plazos de pago. La mayoría de las compañías suelen usar plazos de 30 días pero no tiene por qué ser así. Vale la pena discutir con el cliente la posibilidad de reducir los plazos para que tus facturas no queden en un segundo plano. Solicitar al cliente que pague antes implica que tienes más posibilidades de estar entre los primeros lugares de su lista de cosas por hacer.
2. Envía las facturas a tiempo y de forma correcta
Enviar las facturas de forma que le lleguen puntualmente al cliente y con la información correcta ayudará a que recibas el pago a tiempo. Cuando las elabores, además de indicar que se trata de una factura, es necesario incluir:
El número y, si es necesario, la serie.
La fecha de expedición y la de la operación (si es distinta).
La información b ásica de la empresa: el nombre, la razón social, el NIF y el domicilio.
La identificación de los bienes entregados y los servicios prestados.
El tipo impositivo, y opcionalmente, la expresión "IVA incluido"
Contraprestación total
En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
Consejo: Comprueba todos los datos antes de enviar la factura porque un error en alguno de ellos puede retrasar el pago. Además, digitalizar y automatizar el proceso puede ser muy útil. Enviar una factura en papel puede suponer que acabe extraviada entre un montón de documentos y que el cliente olvide que debe realizar el pago.
3. Haz que sea fácil pagar
Pagar las facturas no siempre es fácil: el cliente no solo tiene que acordarse, sino que tiene que escribir y mandar un cheque, pasar tiempo al teléfono o asegurarse de que tiene todos los datos necesarios para entrar en la banca online.
Consejo: Intenta que sea fácil que tus clientes paguen. Para ello hay distintas opciones: * Envíales un recordatorio antes del día del cobro.
Ofréceles múltiples modos de cobro como; tarjeta, domiciliación bancaria, etc.
Asegúrate de que todos tus datos de pago aparecen en los recordatorios.
Ofrece planes de pagos mensuales; cobrar mensualmente divide el coste para el cliente y hace que sea más fácil que disponga de la cantidad necesaria para pagar.
4. Habla con tu cliente sobre el motivo por el que no ha pagado a tiempo
Una buena comunicación con el cliente es vital para evitar demoras en el pago. Puede que el cliente tenga una buena razón para no pagar en un momento concreto. Hablando con él puedes localizar el problema e intentar ponerle solución. Quizá solo tenga una falta de liquidez en una fecha concreta del mes y sea mejor pasarle la factura en un momento diferente.
Consejo: Si estás cobrando pagos recurrentes, considera usar una forma de pago automática como la domiciliación bancaria. Una vez que los pagos están domiciliados, los clientes ya no tienen que preocuparse por realizarlos ya que se llevan a cabo de manera automática. Además, no ya no será necesario perder tiempo intentando conseguir que los que no han pagado a tiempo abonen la cantidad necesaria. Es una opción con la que ganas ambas partes.
5. Avisa a tus clientes de que se va a producir un cobro
A veces los clientes solo necesitan un recordatorio de que tienen que pagar. Enviarles un email o llamarles unos días antes del momento del cobro puede evitar posibles problemas. En el caso de que no tengan dinero en la cuenta les da un margen de tiempo para que puedan ingresarlo, antes de que la factura sea rechazada por el banco. O permitirles que se preparen para tener el momento para pagar en los días establecidos.
Consejo: automatizar tus recordatorios te puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Considera programar tus avisos para que se envíen de manera automática a los clientes cada vez que se acerque el momento del cobro.
Siguiendo estas sencillas directrices pueden evitarse muchos problemas con los cobros. Además, utilizar un método automatizado como GoCardless puede hacer que recibir el dinero de los clientes sea mucho más sencillo, tanto para ellos como para la empresa. La API te avisa de qué cobros han sido realizados con éxito y cuáles rechazados, lo que ahorrará a tu compañía muchas horas de contabilidad conciliando los datos de los clientes y los movimientos bancarios.