Última ediciónmar 20223 min de lectura
Emitir las facturas es la parte más importante de la contabilidad de tu negocio, por eso es importante hacerlo bien. Al enviar una factura incompleta o con errores, corres el riesgo de acabar sufriendo retrasos en el pago que afecten al flujo de caja de tu negocio. Automatizar el proceso de facturación es un primer paso para evitar errores en las facturas, pero ningún sistema es infalible; ni siquiera la facturación electrónica.
Sigue leyendo para descubrir cuáles son los diez errores de la facturación electrónica más comunes y aprender a evitarlos.
1. Facturar a destiempo o no enviar la factura
Por raro que parezca, este es un error bastante frecuente. Es posible que de vez en cuando se te olvide emitir una factura o la envíes demasiado tarde. El mejor momento para facturar a tus clientes es justo después de completar un trabajo, ofrecer un servicio o hacer una venta. Así será más fácil que tu cliente recuerde la transacción y tenga que dedicar menos tiempo a comprobar si la factura es correcta.
Consejo: si necesitas facturar a tu cliente de forma regular, con GoCardless puedes gestionar tus facturas recurrentes para que se cobren automáticamente de los fondos de la cuenta de tu cliente en las fechas que tú elijas.
2. Errores en los datos del cliente
Escribir mal el nombre de una empresa, enviarla al correo electrónico del departamento equivocado o, en el peor de los casos, a otro cliente totalmente distinto son otros errores que pueden provocar retrasos en el pago de tus facturas. Mientras se descubre el fallo, tu cliente solicita las correcciones y emites la factura rectificativa, puede pasar bastante tiempo. Revisa siempre que los datos son correctos antes de enviar tus facturas.
3. No especificar la fecha de vencimiento
Indicar la fecha de vencimiento de tu factura es imprescindible para que te paguen a tiempo. Aunque hayas acordado con tu cliente un pago a largo plazo, si no especificas la fecha de vencimiento podrías acabar haciendo frente a una factura impagada. Fija siempre una fecha de vencimiento en la factura dentro de un plazo razonable para ahorrarte el mal trago de tener que reclamar el pago más adelante.
Consejo: ¿prefieres no tener que esperar a que tus clientes te paguen las facturas a su propio ritmo? Mejora tu liquidez y reduce el tiempo de gestión de los cobros con GoCardless pasando a tus clientes a la domiciliación bancaria.
4. No fijar las condiciones de pago
Todas las condiciones de pago deben quedar muy claras, debatirse de antemano y aparecer en la factura de forma comprensible. Si hay cargos adicionales por utilizar un método de pago específico, no olvides mencionarlo. Indica si hay posibilidades de ampliar el plazo de pago, posibles descuentos por pronto pago o intereses de demora.
5. No facilitar el método de pago a tus clientes
Ya has facturado al cliente, pero hay un problema: no sabe cómo pagarte. Es esencial incluir tus datos de pago en cada factura. Pueden ser los datos bancarios de tu empresa, si aceptas dinero en efectivo o tarjeta, u otros métodos de pago. Facilita al cliente la manera de pagarte por tu trabajo para prevenir los retrasos en el pago.
6. No especificar los datos obligatorios en la factura
Por más que el contenido de tus facturas te parezca lo bastante claro, quizás no sea el caso. Evita este problema siendo meticuloso con el formato de tus facturas. ¿Tu cliente trabaja con un sistema de órdenes de compra? Indica la referencia de la orden de compra, del presupuesto aceptado o de cualquier documentación relacionada.
7. No desglosar correctamente los artículos o servicios
Adopta la costumbre de desglosar los costes de tu factura. Muchos clientes lo prefieren así para tener un registro más claro de sus gastos. Si lo pones todo junto en un solo total es más probable que el cliente cuestione el importe, así que sé transparente sobre los artículos o servicios incluidos en tu factura final.
8. Errores en las cantidades o precios
Los errores de facturación más habituales —hasta en la facturación electrónica— suelen ser precisamente los cálculos más absurdos. Cuando tienes que sumar múltiples cantidades o importes, añadir los descuentos y calcular los impuestos, es muy fácil equivocarse. Incluso utilizando un programa de facturación que calcule los importes totales por ti, es muy tedioso estar todo el día introduciendo datos. Comprueba siempre que el precio de tus facturas coincide con los presupuestos y que las cantidades son correctas.
9. Errores en el cálculo de los impuestos
El tipo de IVA y las retenciones que aplicas en tus facturas varían por muchos motivos: el tipo de producto, si eres autónomo o una sociedad limitada, o si tus clientes se encuentran en el extranjero. Cuando tengas que aplicar un tipo de IVA especial, indícalo en tus facturas explicando el motivo. No olvides separar la base imponible de las cuotas de IVA y las retenciones del IRPF para que la factura sea válida.
10. No hacer un seguimiento del pago de las facturas
Otro error de facturación habitual es no hacer un seguimiento de tus facturas ni fijar ningún procedimiento para reclamar las facturas impagadas. Puedes enviar recordatorios por correo electrónico (con cuidado de no sonar amenazante) o, mejor aún, automatizar el proceso con un programa de facturación electrónica que notifique a los clientes de las facturas pendientes por ti.
Consejo: con GoCardless ya no tendrás que perseguir a los clientes para que te paguen. Gestiona el cobro de tus facturas automáticamente en las fechas de vencimiento a través de nuestro panel de control online.
Siempre a tu disposición
Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas reclamando el cobro de tus facturas pendientes. Además, también te ofrecemos una amplia selección de integraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido.
Cuando no necesitas procesar montañas de facturas en papel, localizar transferencias y hacer una reconciliación bancaria laboriosa, tienes más tiempo para dedicarlo a expandir tu negocio. Ponte en contacto con nuestro equipo y descubre cómo puedes mejorar la tramitación de los cobros para tu negocio.