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Existen muchas formas de pagar hoy en día, pero no todos los sistemas son iguales. Tu negocio necesita la máxima eficiencia, por lo que lo más sensato es conocer todas las opciones y estar seguro de que eliges el método de pago más adecuado, que realmente te ayude en tu negocio.
La vieja escuela: Dinero en efectivo y cheques
La relación de las personas con el dinero y los cheques ha cambiado. Nos dirigimos hacia una sociedad libre de dinero en efectivo a causa del incremento de métodos de pago electrónicos, incluidos Android/Apple Pay y Contactless.
Sin embargo, siempre habrá personas que prefieran hacer las cosas a la vieja usanza. Pagar en efectivo o con cheques da a los clientes el control absoluto sobre sus pagos. Pero esto no es siempre lo mejor cuando se trata de un negocio. Recibir pagos de forma regular en efectivo o mediante cheques puede generar dificultades administrativas e imprevistos, principalmente porque dependes de que los clientes paguen sus facturas a tiempo.
Además, la necesidad de tratar de forma manual el efectivo y los cheques supone una pérdida de tiempo y esfuerzo que las empresas pueden emplear en otros asuntos. Estos métodos de pago pueden ser efectivos para pagos puntuales, pero si quieres que tu negocio sea eficiente, olvídate de ellos.
Ventajas:
El uso de efectivo o cheques para el pago de grandes facturas evita los costes de transacción
Se reducen a cero las tasas de error
Inconvenientes:
Complejo proceso administrativo que supone una pérdida de tiempo para tu negocio
Fechas de pago y cantidades impredecibles, lo que resulta malo para el flujo de caja
Flexibilidad limitada: la cantidad y la fecha de pago dependen del cliente
Falta de automatización en las notificaciones sobre la falta o el retraso en los pagos
Transferencias bancarias
Este sistema de pago tan habitual permite a los clientes hacer pagos desde su cuenta bancaria. Las empresas suelen utilizar las transferencias para el pago de salarios, pensiones, prestaciones o créditos. Al igual que el efectivo y los cheques, las transferencias también pueden ser utilizadas para pagos puntuales y los clientes tienen el control absoluto sobre cuánto y cuándo pagar.
Pero si el cliente no realiza el pago, no lo sabrás a menos que revises la cuenta bancaria. Además, tendrás que convencer a los clientes para que realicen los pagos ellos mismos, con el riesgo de impago que eso conlleva, y siempre dependerás de ellos para que los pagos lleguen a tiempo. Además, existen dificultades administrativas tanto para ti como para el cliente, al tener que realizar el pago manualmente y, posteriormente, reconciliarlo.
Ventajas:
El uso de las transferencias bancarias para el pago de grandes cantidades evita los costes de transacción
Tasa de errores muy baja
Inconvenientes:
No hay avisos por pagos fallidos
No hay una reconciliación automática
Requiere que el cliente pague la cantidad correcta en el momento preciso
Alto riesgo de retraso en el pago o impago
Pago con tarjetas de crédito o débito
Estos métodos se usan para hacer pagos, tanto ad hoc como recurrentes. Los pagos se realizan a través del sistema CPA (Continuous Payment Authority), por el que los clientes autorizan a tu negocio a recoger fondos de las tarjetas automáticamente. Este sistema te permite manejar los pagos con relativa facilidad, pero, aun así, se deben tener en mente algunos puntos importantes.
Para realizarlos, los clientes deben facilitarte los 16 dígitos de la tarjeta que está vinculados con su cuenta bancaria por las redes de tarjetas y los bancos liquidadores. Los clientes se registran usando sus tarjetas de crédito o débito por teléfono, online o en persona. El riesgo de retraso en el pago es bajo, pues el sistema te permite hacer el cargo automáticamente cuando se requiera.
Ventajas:
Útil en transacciones puntuales que necesitan que el pago sea inmediato, por ejemplo en el caso de los e-commerce
Los datos de las tarjetas se guardan de una forma sencilla para utilizar en pagos que requieran suscripción o en futuras transacciones ad hoc
Inconvenientes:
Altos costes por pago, más costes mensuales por mantenimiento de la cuenta
Alta tasa de pagos fallidos debido a la caducidad, cancelación, pérdida, robo de la tarjeta o rechazo por parte del banco del cliente
Alto riesgo de pérdida de clientes debido al vencimiento de las tarjetas
Orden Permanente
Es otro método muy común para los pagos regulares. Permite a las empresas recolectar el dinero de la cuenta del cliente en una fecha determinada, previamente establecida. Pero hay importantes puntos a tener en cuenta.
Con la orden permanente, el cliente da las instrucciones a su banco para que automáticamente abone la cantidad acordada de forma regular. El cliente controla la orden, elige la cantidad, la frecuencia y puede cambiarla o cancelarla sin notificártelo, haciendo que dependas de ellos para que todo esté correcto.
Ventajas:
Bajo coste (a menudo gratuito) por el pago recibido.
Bajo riesgo de retraso en el pago, una vez que la orden se establece.
Inconvenientes:
No existen notificaciones. Lo que puede suponer que tardes un mes en descubrir los pagos fallidos. Entonces, necesitarás perseguir al cliente para establecer el pago de nuevo
Menor flexibilidad. El cambio en el importe o la fecha requiere cancelar la orden y ¡convencer al cliente de que cree una nueva!
Alto riesgo de retraso en el pago. Muchos negocios luchan por conseguir que los clientes configuren o modifiquen su orden rápidamente, existiendo, por ello, riesgo de morosidad
Alta actividad administrativa. Revisión constante de la cuenta bancaria para saber si ya has recibido el pago y posterior actualización manual
Y, finalmente, la domiciliación bancaria
Con este método, el cliente te da autorización para cobrarle cualquier pago directamente de su cuenta bancaria. Los pagos por domiciliación bancaria son flexibles y permiten variar la frecuencia y la cantidad. A diferencia que en las órdenes permanentes, controlas los pagos. También puedes variar la cantidad y la frecuencia de los pagos sin autorización del cliente.
Obviamente, también tiene desventajas… pero pensamos que la domiciliación bancaria es la mejor opción de todas. ¿Por qué un método de pago no puede tener un coste bajo, ser práctico y permitirte tener el control absoluto sobre el flujo de caja?
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