Alles über Zahlungsmodalitäten

Ganz gleich, ob Sie als Freiberufler an Ihrer ersten Rechnung arbeiten oder als Unternehmen im internationalen Export tätig sind – wenn Sie die verschiedenen Arten von Zahlungsmodalitäten kennen, bleibt Ihre Dokumentation übersichtlich. Das Versenden von korrekten Bestellungen und Rechnungen trägt dazu bei, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen und der Cashflow für große und kleine Unternehmen aufrechterhalten wird. Lesen Sie hier weiter, um alles über Zahlungsmodalitäten zu erfahren.

Was sind Zahlungsmodalitäten? Bedeutung und Definition

Zahlungsmodalitäten geben an, wann und wie Zahlungen zu leisten sind. Diese Bedingungen sind in der Regel in den Rechnungen enthalten, die von den Unternehmen erstellt und an die Kunden geschickt werden.

Zahlungsmodalitäten enthalten klare Angaben über die zu erwartende Zahlung bei einem Verkauf. Häufig sind Zahlungsmodalitäten auf einer Rechnung enthalten und geben an, wie viel Zeit der Käufer hat, um die Zahlung für den Kauf zu leisten.

Diese Bedingungen enthalten zusätzliche Informationen wie die Art der erwarteten Zahlung, die Gewährung von Rabatten, die Art und Weise, wie der Käufer die Zahlung leisten kann, etwaige Verzugsgebühren sowie alle während des Verkaufsprozesses besprochenen Sonderbedingungen.

Zahlungsmodalitäten: Beispiele und Arten

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, warum Zahlungsmodalitäten für die Finanzen Ihres Unternehmens so wichtig sind, sehen wir uns ein Beispiel an:

Stellen Sie sich vor, Sie sind dabei, ein neues Geschäft zu eröffnen. Sie müssen Ausrüstung im Wert von 5.000 € kaufen. Vor kurzem haben Sie einen Großauftrag von einem Kunden erhalten und eine Rechnung über 7.000 € eingereicht. Sie gehen davon aus, dass der Kunde die Rechnung bis zum Ende des Monats bezahlen wird.

Der Kunde zahlt jedoch nicht pünktlich. Infolgedessen können Sie die neuen Geräte, die Sie benötigen, nicht kaufen. Jetzt zahlen Sie Miete für Ihr Ladenlokal, obwohl Sie dort gar keine Geschäfte tätigen. Durch den Zahlungsverzug verlieren Sie allmählich Geld.

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Eine präzise, leicht verständliche Rechnung trägt wesentlich dazu bei, dass Sie Ihre Zahlungen pünktlich erhalten. So können Sie es sich leisten, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und Ihre Wachstumsziele zu erreichen.

Im Folgenden sehen wir uns die verschiedenen Arten von Zahlungsmodalitäten genauer an und wie sich voneinander unterscheiden:

Verschiedene Arten von Zahlungsmodalitäten bei der Rechnungsstellung

Die erste Gruppe von Zahlungsmodalitäten, die es zu beachten gilt, sind die in der Standardfakturierung verwendeten. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, sollten Sie unter anderem folgende allgemeine Bedingungen angeben:

• das Rechnungsdatum

• den Betrag

• Datum und Uhrzeit der Zahlung

• Akzeptierte Zahlungsarten

• Details zum Zahlungsplan

• Anforderungen für Anzahlungen oder Vorauszahlungen

Die Rechnungen sollten mit einer chronologischen Nummer versehen sein, damit Ihr Buchhaltungssystem übersichtlich bleibt. Wiederkehrende Rechnungen sind eine gute Idee, wenn Ihr Unternehmen fortlaufende Dienstleistungen anbietet oder an einem langfristigen Projekt arbeitet. Dies sorgt für einen gleichmäßigeren Einkommensfluss, sodass Sie einen angemessenen Lagerbestand unterhalten und Ihre eigenen Rechnungen bezahlen können.

Verschiedene Arten von Zahlungsmodalitäten im Einkauf

Nachdem wir uns nun mit den Grundlagen der Rechnungsstellung befasst haben, stellen wir Ihnen hier einige weitere gängige Zahlungsmodalitäten im Einkauf vor. Es ist wichtig, diese zu verstehen, egal ob Sie eine Rechnung versenden oder einen Einkauf tätigen.

• Vorauszahlung (auch: Payment in advance, kurz: PIA): Eine PIA bezieht sich auf eine Zahlung, die im Voraus geleistet wird, z. B. eine Anzahlung für die Fertigstellung eines freiberuflichen Projekts oder zur Deckung der Kosten.

• Nachnahme (auch bekannt als "Payable on Receipt" (zahlbar bei Erhalt) oder "Immediate Payment" (sofortige Zahlung). Dies bedeutet einfach, dass die Zahlung fällig ist, wenn das Projekt an den Kunden geliefert wird.

• Kredit: Hier kann der Kunde einen Kauf auf Kredit tätigen und die Rechnungen in Raten über einen bestimmten Zeitraum begleichen.

• Netto 7, 10, 30, 60, 90: Dies sind Zahlungsmodalitäten, die besagen, dass die Zahlung eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Ausstellungsdatum der Rechnung fällig ist.

Verschiedene Arten von Zahlungsmodalitäten im internationalen Handel

Die Arten der Zahlungsmodalitäten im internationalen Handel beginnen mit den Verkaufsbedingungen. Dies sind die grundlegenden Zahlungsmodalitäten, die zwischen dem Unternehmen und dem Käufer vereinbart werden. Im Falle des internationalen Handels sollte darin klar festgelegt werden, wer die internationalen Zölle und Steuern zahlt, wann der Versand erfolgt und andere relevante Faktoren.

Weitere Arten von Zahlungsmodalitäten im internationalen Handel sind die internationalen Handelsklauseln oder "Incoterms" wie die folgenden:

• EXW, FCA, FAS, FOB - Diese Bedingungen besagen, dass der Käufer die Transportkosten trägt.

• CFR, CIF, CPT, CIP - Diese Klauseln besagen, dass der Verkäufer die Transportkosten trägt, wobei das Risiko vom Käufer übernommen wird.

• DAT, DAP, DDP - Diese Klauseln besagen, dass sowohl die Transportkosten als auch das Transportrisiko vom Verkäufer übernommen werden.

Die Incoterms werden von der internationalen Handelskammer geregelt und helfen bei der Bestimmung, wer für bestimmte versandbezogene Kosten wie beschädigte Waren und Verspätungen verantwortlich ist.

Warum sind Zahlungsmodalitäten wichtig?

Für jeden Unternehmer oder Auftragnehmer ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Zahlungsmodalitäten zu kennen. Die Wahl der richtigen Bedingungen stellt sicher, dass Sie Ihre Rechnungen bezahlen können und einen gesunden Cashflow haben. Außerdem hilft es Ihren Kunden, ihre eigenen Verbindlichkeiten zu planen, und hält die Kommunikationswege offen. Sie können einem Kunden zwar eine Rechnung ohne Bedingungen und Konditionen vorlegen, doch bleibt die Frage der Zahlung dann offen. Es ist besser, wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wie - und wann - Sie bezahlt werden wollen.

Unternehmen können sich die pünktliche Bezahlung auch durch die Nutzung von Diensten wie GoCardless erleichtern.

GoCardless bietet zum Beispiel die Option der Zahlung per Lastschrift an. Es ist eine Pull-basierte Zahlungsoption, mit der Sie die Kontrolle über Zahlungsmodalitäten und -termine haben. Mit dieser Methode können Rechnungen, Abonnements und andere wiederkehrende Zahlungen jedes Mal pünktlich eingezogen werden – was wiederum für einen soliden Cashflow Ihres Unternehmens sorgt.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen beiAd-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.