Wiederkehrende Rechnungen: So einfach geht‘s

Ob Zeitschriften, Streaming-Dienste oder Website-Hosting: Nicht selten wird eine Dienstleistung oder ein Produkt über einen bestimmten Zeitraum immer wieder gekauft. Das kann beispielsweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein. Jedes Mal, bevor der Betrag abgebucht wird oder fällig ist, muss der Kunde eine Rechnung erhalten, die die Leistungen und Preise genau aufgelistet. Diese wiederkehrende Rechnung, auch Abo-Rechnung oder Serienrechnung genannt, muss dabei jedoch nicht immer wieder von Hand geschrieben werden. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie wiederkehrende Rechnungen mittels Software vereinfachen.

Einfache Rechnungserstellung dank Software

Es wäre ganz schön viel Arbeit, für jeden Kunden genau im Kopf zu behalten, wann die nächste Rechnung fällig ist und diese dann manuell zu erstellen. Zum Glück können Sie sich elektronische Hilfe holen, indem Sie wiederkehrende Rechnungen mit einer Software erstellen.

Egal, ob es eine monatliche Rechnung ist oder ein Jahresabo: Sie können für jeden Kunden ein entsprechendes Profil anlegen und individuelle Zeitintervalle einstellen. Die wiederkehrenden Rechnungen werden dann ganz automatisch erstellt. Das Programm automatisiert Angaben wie das Rechnungsdatum, die fortlaufende Rechnungsnummer, das Lieferdatum bzw. den Leistungszeitraum und das Zahlungsziel bzw. den Abbuchungszeitraum (bei Lastschriften). Auch die Umsatzsteuer, sofern nötig, wird meist automatisch berechnet und addiert.

Vielleicht hat sich aber auch etwas an der Rechnung geändert, wie beispielsweise die Leistungen oder der Betrag. Natürlich können Sie die Angaben manuell anpassen. Mit nur einem Klick lässt sich das Kundenprofil außerdem deaktivieren oder wieder aktivieren.

Auch das Design der Rechnungen können Sie selbst wählen. Viele Softwareprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl an Vorlagen, doch oft haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr eigenes Dokument als Vorlage hochzuladen.

Der nächste Schritt: Automatischer Bankeinzug

Läuft die wiederkehrende Rechnung über ein Lastschriftverfahren, so hilft Ihnen die Software ebenfalls dabei, diesen Vorgang auszuführen. Die Lastschriftaufträge werden automatisch vorbereitet und an die Bank weitergeleitet. So wird Ihnen auch die Überwachung dieses Schrittes abgenommen.

Natürlich ist es aus Firmensicht am einfachsten, den vollen Betrag nur einmal im Jahr einzuziehen. Am kundenfreundlichsten ist jedoch eine Rechnung für monatliche Zahlungen, denn so fallen kleinere Beträge an.

Mahnungen

Ist der Rechnungsbetrag nicht rechtzeitig überwiesen worden oder konnte die Lastschrift nicht abgebucht werden, so wird eine Mahnung fällig. Das Software-Programm zeigt die überfälligen Posten jedes Kunden an. Die Mahnung lässt sich dann meist mit nur wenigen Klicks erstellen – ohne dass man selbst rechnen muss. So behalten Sie kinderleicht den Überblick.

Kleinbeträge: Ohne monatliche Rechnung möglich?

Nehmen wir mal an, Sie haben mit einem Kunden vereinbart, jeden Monat Wartungsarbeiten an seiner Website durchzuführen. Diese belaufen sich nur auf 30 Euro pro Monat. Müssen Sie nun eine Rechnung für jede monatliche Zahlung über diesen kleinen Betrag stellen?

Die Kurzantwort: Nein. Allerdings gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Der Servicevertrag, der zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geschlossen wird, muss rechtlich korrekt formuliert sein. Zudem muss aus dem Verwendungszweck hervorgehen, dass sich die monatliche Abbuchung auf diesen Servicevertrag bezieht. Auf der einmaligen Rechnung muss dann genau festgehalten werden, in welchem Intervall der Preis abgebucht wird und wie hoch der monatliche Netto- sowie Bruttopreis ist.

Zu guter Letzt empfiehlt es sich auch, kurz mit dem Kunden zu besprechen und abzuklären, ob dieser nicht doch eine monatliche Rechnung möchte. In diesem Fall können Sie am besten, wie oben beschrieben, ein Software-Programm nutzen, um die wiederkehrenden Rechnungen zu erstellen.

Wir können helfen

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